Zo organiseer je een Tiny Forest plantdag

Een Tiny Forest plantdag vraagt vooral om een strakke volgorde: leg eerst locatie, datum en toestemming vast en werk daarna het plantplan uit. Regel materiaal en plantgoed ruim vooraf, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft te verdelen en begeleiden. Deel vrijwilligers per plantvak in en geef iedereen bij aankomst een duidelijke veiligheidsinstructie. Denk ook aan koffie, soep, drinkwater en een droge ontvangstplek; juist die praktische onderdelen worden bij een buitendag vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Plantlocatie en datum bevestigen
2
Benodigde toestemming controleren
3
Reserveringen voor materiaal maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers voor taken indelen
2 personen
8
Plantplan en vakken markeren
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Plantmateriaal ophalen
2 personen
12
Gereedschap controleren
2 personen
13
Eten en drinken gekoeld opslaan
2 personen
14
Deelnemerslijst en badges printen

Event

15
Locatie en toegang controleren
2 personen
16
Afzettingen en bewegwijzering plaatsen
2 personen
17
Partytenten en tafels opstellen
4 personen
18
Ontvangst- en infobalie inrichten
2 personen
19
Gereedschap per plantvak klaarleggen
4 personen
20
Plantmateriaal per vak verdelen
4 personen
21
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
22
Registratietafel bemannen
2 personen
23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
25
Plantdemonstratie geven
2 personen
26
Plantvakken begeleiden
8 personen
27
Bomen en struiken planten
30 personen
28
Bodem rond planten aandrukken
6 personen
29
Planten water geven
6 personen
30
Gereedschap innemen
3 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Hapjes en soep serveren
4 personen
33
Afval tijdens programma verzamelen
2 personen
34
Bedankwoord en groepsfoto verzorgen
2 personen

Nazorg

35
Eten en drinken opruimen
3 personen
36
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
37
Partytenten afbreken
4 personen
38
Gereedschap schoonmaken
3 personen
39
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
40
Locatie schoon achterlaten
4 personen
41
Herbruikbaar servies afwassen
3 personen
42
Materiaal naar opslag vervoeren
3 personen
43
Geleend materiaal retourneren
2 personen
44
Jonge aanplant nabesproeien
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Picknickbankenaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare soepkommenaantal 70
Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbaar bestekaantal 80
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Soepketelsaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 6

Gereedschap

Spadesaantal 20
Scheppenaantal 12
Harkenaantal 8
Kruiwagensaantal 4
Emmersaantal 12
Gieteraantal 8
Werkhandschoenenaantal 40
Meetlintenaantal 4
Houten plantstokkenaantal 20

Plantmateriaal

Boom- en struikzaailingenaantal 100
Bosplantenaantal 180
Compostaantal 3
Houtsnippersaantal 10

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsbrillenaantal 20
Werkjassenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 12
Afzetlintaantal 4

Decoratie

Infobordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naamstickersaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilenaantal 3
Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer toestemming en toegang minstens 6 weken vooraf. Stem af waar materiaal gelost kan worden, waar deelnemers parkeren of binnenkomen en of afzettingen nodig zijn.
Maak het plantplan uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Markeer de plantvakken met houten plantstokken en leg per vak de juiste zaailingen, spades, scheppen, harken en handschoenen klaar.
Plan ongeveer 1 begeleider per plantvak en houd bij de indeling rekening met kinderen, minder mobiele deelnemers en mensen die zwaar werk niet kunnen doen. Zo voorkom je dat alle uitleg bij één persoon terechtkomt.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en richt een beschutte ontvangst- en eetplek in met partytenten, tafels en koelboxen. Leg verlengkabels en verlichting alleen neer als de locatie dat veilig toelaat.
Tel eten, drinken en herbruikbaar servies op basis van de aanmeldingen en dieetwensen. Zet koffie en thee bij aankomst klaar, maar houd soep en gekoelde producten tot het serveermoment gekoeld.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Tiny Forest plantdag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, datum, toestemming en materiaalreserveringen. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de plantdag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Tiny Forest plantdag?: Reken op 1 begeleider per plantvak, plus 2 mensen voor ontvangst, registratie en catering. Voeg minimaal 1 persoon toe voor materiaal en veiligheid, zodat vragen en kleine incidenten niet bij de plantbegeleiders blijven liggen.
Wanneer controleer je het weer voor een plantdag?: Bekijk de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Beslis dan of partytenten, extra drinkwater, warme soep of een aangepast werkprogramma nodig zijn; bij onweer of storm moet je uitstellen.
Wat moet ik op de ochtend van een Tiny Forest plantdag klaarzetten?: Zet minstens 60 minuten voor aankomst de bewegwijzering, ontvangstbalie, badges, koffie en thee klaar. Verdeel daarna het plantmateriaal en gereedschap per vak, zodat de veiligheidsinstructie en demonstratie direct kunnen beginnen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.