Boomplantdag organiseren: complete checklist

Een boomplantdag vraagt meer voorbereiding dan alleen bomen en scheppen klaarzetten. Je moet het terrein en de plantvergunning bevestigen, deelnemers indelen en de levering zo plannen dat wortels niet uitdrogen. Deze checklist loopt van de eerste uitnodigingen tot de inrichting op de dag zelf. Met 57 taken en 59 benodigdheden houd je overzicht over vrijwilligers, veiligheid, transport, ontvangst en de verzorging van jonge bomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Terreinreservering bevestigen
Plantvergunning controleren
Bomen en struiken bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Levering van bomen bevestigen
Route en parkeerstrook bepalen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Gereedschap inspecteren
2 personen
Plantlocaties markeren
3 personen
Aanwezigheidslijst printen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Bomen tijdelijk opslaan
3 personen
Plantwortels vochtig houden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen

Event

Transport laden
4 personen
Terrein veilig afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Gereedschap klaarleggen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Plantmateriaal verdelen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstbriefing geven
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Plantdemonstratie geven
2 personen
Gereedschap uitdelen
3 personen
Plantgroepen begeleiden
8 personen
Plantdiepte controleren
3 personen
Boompalen bevestigen
4 personen
Bomen direct water geven
4 personen
Dranken en koffie serveren
3 personen
Hapjes en broodjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Deelnemers informeren over nazorg
2 personen
Laatste terreincontrole uitvoeren
3 personen
Gereedschap innemen
3 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Borden en linten verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleend gereedschap retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel opruimen
2 personen
Jonge bomen opnieuw water geven
3 personen
Beschadigde boompalen vervangen
2 personen
Plantlocaties nalopen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Biertafelsaantal 4
Klaptafel ontvangst

Gereedschap

Spadesaantal 20
Scheppenaantal 12
Harkenaantal 8
Schoffelsaantal 8
Kruiwagensaantal 6
Grondborenaantal 2
Hameraantal 6
Snoeischarenaantal 6
Meetlintenaantal 4
Gieteraantal 10
Waterslangenaantal 2
Jerrycansaantal 8
Werkhandschoenenaantal 70
Kruiwagenmattenaantal 4

Plantmateriaal

Jonge bomenaantal 30
Boompalenaantal 30
Boombandenaantal 30
Compostaantal 20
Boomschorsaantal 12
Worteldoekaantal 2
Plantlabelsaantal 40
Binddraadaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidsbrillenaantal 20
Veiligheidsvestenaantal 12
Afzethekkenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Serveerschalenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Tangenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Informatiebordenaantal 4
Routepijlenaantal 8
Krijtbordenaantal 3

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 8

Apparatuur

Megafoon
Mobiele telefoonaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin uiterlijk 8 weken vooraf met terreinreservering, vergunningcontrole en het bestellen van bomen en struiken. Controleer ook meteen of de gekozen plantlocaties geschikt zijn en hoeveel bomen daar passen.
Verwerk aanmeldingen in groepen en verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf. Deel vrijwilligers daarna in per plantzone, ontvangst, transport en veiligheid, zodat niemand op de dag zelf nog hoeft te zoeken naar een taak.
Plan de levering van bomen bij voorkeur 1 tot 2 dagen voor het planten en regel een tijdelijke opslagplek uit de zon. Houd de plantwortels vochtig; jonge bomen die uitdrogen zijn niet met extra gereedschap te redden.
Controleer het gereedschap uiterlijk 3 dagen vooraf en tel spades, scheppen, harken, kruiwagens en werkhandschoenen. Markeer de plantlocaties vóór de groep arriveert en zet het terrein af voordat er wordt gelost.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas route, parkeerstrook en tenten daarop aan. Leg veiligheidsvesten, veiligheidsbrillen en EHBO-koffers bij de ontvangst klaar en print de aanwezigheidslijst voor de start.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een boomplantdag organiseren?: Begin ongeveer 8 weken vooraf met terreinreservering, vergunningcontrole en het bestellen van bomen. Rond 2 weken vooraf de vrijwilligersindeling en logistiek af; de laatste 3 dagen gebruik je voor controles, boodschappen en materiaalverzameling.
Wanneer moet ik bomen bestellen voor een boomplantdag?: Bestel jonge bomen en ander plantmateriaal zodra de vergunning en plantlocaties bevestigd zijn, bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Bevestig de levering uiterlijk 1 week voor de boomplantdag en regel tijdelijke opslag als de bomen eerder aankomen.
Hoeveel gereedschap heb ik nodig per deelnemer?: Reken bij een gemengde groep op ongeveer 1 spade of schep per 2 deelnemers en 1 kruiwagen per 8 tot 10 deelnemers. Zorg daarnaast voor werkhandschoenen voor iedereen en reserveer enkele extra exemplaren voor slijtage of verlies.
Wat moet ik op de dag zelf controleren bij een boomplantdag?: Controleer vóór aankomst van deelnemers de route, parkeerstrook, afzetting, plantmarkeringen en levering. Leg de aanwezigheidslijst en veiligheidsmiddelen klaar, inspecteer het gereedschap en controleer of de wortels vochtig zijn voordat het planten begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.