Tieneravond organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een tieneravond vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal, muziek en snacks. Je moet vooraf weten hoeveel jongeren komen, wie toezicht houdt en hoe het programma doorloopt. Deze checklist helpt je de 49 taken in een logische volgorde af te werken, van locatie en aanmeldformulier tot spelstations, hotdogs en de zaalcontrole. Vooral dieetwensen, sleuteloverdracht en opgeladen apparatuur worden vaak te laat geregeld. Gebruik de checklist om niets over te slaan en de avond rustig te starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Sleuteloverdracht regelen
Spelprogramma voorbereiden
3 personen
Muziek afspeellijst maken
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Geleende spullen ophalen
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Programma en bordjes printen
Apparatuur opladen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Hotdogs voorbereiden
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Spelstations klaarzetten
3 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Aanwezigen registreren
2 personen
Programma toelichten
Groepsspellen begeleiden
4 personen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziek verzorgen
Avondeten serveren
4 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Laatste ronde verzorgen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
Vergeten spullen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen berichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Registratietafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Messenaantal 60
Lepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 4
Scharenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoon

Spelmateriaal

Gezelschapsspellenaantal 8
Speurkaartenaantal 60
Pionnenaantal 30
Dobbelstenenaantal 12
Ballenaantal 4
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 30

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 70
Plakbandaantal 4
Stiftenaantal 20

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2
Sponzenaantal 6
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de aanmeldingen niet pas op de avond zelf. Verzamel dieetwensen tijdens het aanmelden, verwerk de reacties en bevestig uiterlijk enkele dagen vooraf wie verwacht wordt.
Maak het programma concreet met vaste start- en stoptijden voor spellen, muziek en eten. Zet spelstations vooraf klaar en controleer of speurkaarten, pionnen, dobbelstenen, ballen en schrijfmateriaal compleet zijn.
Wijs vrijwilligers per taak toe en leg aflossingen vast. Regel sleuteloverdracht vooraf, zodat de zaal op de afgesproken tijd open kan en niemand met de toegang blijft wachten.
Controleer techniek minstens één dag eerder. Laad Bluetoothspeakers en microfoon op, test verlengsnoeren en stekkerdozen en leg een reserveoplossing klaar als muziek of omroep uitvalt.
Werk op de dag zelf met een korte opbouwvolgorde: tafels en stoelen plaatsen, registratie inrichten, versiering ophangen, hapjes en hotdogs voorbereiden en dranken koud zetten. Print de aanwezigheidslijst en bordjes vóór de gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tieneravond organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, het programma en de vrijwilligers. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier klaar is en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond, zodat je eten en begeleiding kunt afstemmen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een tieneravond?: Dat hangt af van het aantal deelnemers en de afspraken over toezicht, maar verdeel vooraf minimaal de rollen ontvangst, programma, eten en toezicht. Plan vrijwilligers in blokken van ongeveer 60 tot 90 minuten, zodat niet iedereen de hele avond dezelfde taak heeft.
Wanneer moet ik eten en drinken voor een tieneravond regelen?: Maak de boodschappenlijst zodra de aanmeldingen sluiten en doe de boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf. Zet dranken op tijd koud en bereid hapjes en hotdogs zo veel mogelijk vlak voor de start, zodat ze vers blijven.
Wat moet ik de dag voor een tieneravond controleren?: Controleer de aanmeldingen, dieetwensen, vrijwilligersindeling, sleuteloverdracht, spelmaterialen en techniek. Laad apparatuur op, print de aanwezigheidslijst en het programma en leg geleende spullen klaar; reserveer hiervoor ongeveer 60 minuten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.