Checklist pour organiser une soirée ados

Une soirée ados demande plus qu’une playlist et quelques snacks. Il faut cadrer les inscriptions, les besoins alimentaires, les matchs ou jeux, les bénévoles et l’installation de la salle avant l’arrivée des participants. Cette checklist rassemble les 49 tâches et 42 éléments à prévoir, depuis la réservation du lieu jusqu’au rangement du matériel. Utilise-la dans l’ordre pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les clés, les rallonges, les boissons au frais et les documents imprimés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le programme
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Répartir les bénévoles
2 personnes
Organiser la remise des clés
Préparer le programme des matchs
3 personnes
Créer la playlist musicale
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les articles empruntés
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Imprimer le programme et les panneaux
Recharger les appareils
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les hot-dogs
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Mettre en place les stations de jeu
3 personnes
Brancher la musique
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Présenter le programme
Animer les jeux de groupe
4 personnes
Servir les snacks de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir la musique
Servir le dîner
4 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Assurer le dernier tour
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets oubliés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Table d'inscription

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 4
Ciseauxqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone

Matériel de jeu

Jeux de sociétéqté 8
Cartes de chasse au trésorqté 60
Cônesqté 30
Désqté 12
Ballonsqté 4
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 30

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Étiquettes nominativesqté 70
Ruban adhésifqté 4
Marqueursqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Épongesqté 6
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Lance les inscriptions suffisamment tôt pour recueillir les besoins alimentaires avant les courses. Après traitement des réponses, confirme chaque inscription et imprime la liste de présence.
Ne garde pas la répartition des bénévoles pour le jour même : attribue les rôles avant l’événement, notamment pour les clés, les stations de jeu, les hot-dogs et l’accueil.
Prépare le programme des matchs et les panneaux avant l’installation. Imprime au moins un exemplaire du programme et une liste de présence pour la table d’inscription.
Vérifie les appareils, les enceintes Bluetooth, le microphone, les rallonges et les multiprises avant de partir. Recharge les appareils la veille afin de ne pas dépendre d’une batterie presque vide.
Mets les boissons au frais et prépare les en-cas avant l’arrivée des ados. Installe les tables, chaises, nappes et stations de jeu en gardant un passage dégagé vers l’accueil et les activités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée ados ?: Envoie-les environ 3 à 4 semaines avant la soirée, avec un formulaire d’inscription. Fixe une date limite de réponse au moins 7 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée ados ?: Prévois 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants pour vérifier la salle, installer les tables et les chaises, suspendre la décoration et mettre en place les stations de jeu. Ajoute du temps si les clés ou le matériel emprunté doivent être récupérés le même jour.
Quand préparer les hot-dogs et les en-cas ?: Prépare les en-cas avant l’accueil et organise les hot-dogs assez près du moment du repas. Les boissons peuvent être mises au frais plusieurs heures à l’avance, dès que les glacières ou le réfrigérateur sont disponibles.
Que faut-il vérifier la veille d’une soirée ados ?: Vérifie le matériel nécessaire, recharge les appareils, finalise la playlist et imprime la liste de présence, le programme et les panneaux. Contrôle aussi les articles empruntés, les rallonges, les multiprises et le matériel des jeux au plus tard la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.