Theaterworkshop organiseren: een praktische checklist
Een theaterworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar oefeningen. Je regelt een geschikte ruimte, begeleiders, deelnemersinformatie, scènes, muziek en materiaal voor verschillende werkhoeken. Plan ook tijd voor het testen van geluid en projectie, het klaarzetten van stoelen en tafels en een rustige ontvangst. Met deze checklist werk je van reservering en voorbereiding naar inrichting en uitvoering, zonder dat praktische zaken op de workshopdag blijven liggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Workshopbegeleiders vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Reserveringen bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Teksten en scènes selecteren
2 personen
Muziek verzamelen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Werkhoeken inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Geluid testen
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Workshop introduceren
2 personen
Kennismakingsspellen begeleiden
3 personen
Stem- en lichaamsoefeningen geven
3 personen
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Improvisatieoefeningen begeleiden
3 personen
Scènes verdelen
2 personen
Scènes repeteren
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Eindpresentatie voorbereiden
3 personen
Eindpresentatie uitvoeren
3 personen
Feedbackronde begeleiden
2 personen
Afscheid nemen van deelnemers
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
Geleende spullen retourneren
Deelnemers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 35
- Tafelsaantal 5
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Laptop
- Projector
- Projectiescherm
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Oplaadbare batterijenaantal 8
Servies
- Drinkglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 35
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 35
- Tafelkledenaantal 5
- Kledingrekkenaantal 2
- Kostuumaccessoiresaantal 30
- Decoratiedoekenaantal 6
Kantoorartikelen
- Flip-over
- Flip-overvellenaantal 30
- Stiftenaantal 24
- Notitieblokkenaantal 35
- Balpennenaantal 35
- Geprinte scènesaantal 35
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Dweil
- Emmeraantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de locatie en workshopbegeleiders bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Controleer meteen of er ruimte is voor werkhoeken, een ontvangsttafel, kapstokken en kledingrekken.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de workshop. Vraag daarin om dieetwensen en vermeld het programma, de starttijd, benodigde kleding en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Test laptop, projector, projectiescherm, draagbare speaker en microfoon minstens 1 dag vooraf. Leg ook verlengkabels, stekkerdozen en oplaadbare batterijen klaar; zonder reserve-aansluiting kan de techniek de start ophouden.
- Richt de ruimte minimaal 60 minuten voor ontvangst in. Zet stoelen en tafels klaar, maak werkhoeken met flip-overvellen en stiften en leg naamkaartjes bij de ontvangsttafel.
- Plan de catering pas nadat het aantal aanmeldingen is gecontroleerd. Zet koffie, thee en water klaar in thermoskannen en gebruik koelboxen voor wat gekoeld moet blijven; houd rekening met de verzamelde dieetwensen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een theaterworkshop organiseren?
- Reserveer de locatie en leg begeleiders 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 7 dagen voor de workshop het deelnemersaantal en de dieetwensen hebt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een theaterworkshop klaar te zetten?
- Reken op minimaal 60 minuten voor de inrichting en ontvangst. Plan daarnaast 30 minuten eerder op de locatie voor het ophalen van sleutels, een ruimtecontrole en het testen van geluid en projectie.
- Wat moet ik regelen voor de techniek van een theaterworkshop?
- Controleer een laptop, projector, projectiescherm, speaker en microfoon vooraf. Leg minstens 2 verlengkabels en 2 stekkerdozen klaar en test alle aansluitingen uiterlijk 1 dag van tevoren.
- Wanneer moet ik de deelnemerslijst en dieetwensen controleren?
- Verwerk aanmeldingen doorlopend en maak de definitieve deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf. Controleer de dieetwensen dan opnieuw, zodat je de boodschappen en catering gericht kunt regelen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!