Checklist pour organiser un atelier théâtre
Un atelier théâtre demande plus qu’une salle et quelques textes. Il faut coordonner les animateurs, le programme, les inscriptions et les besoins alimentaires, puis préparer plusieurs espaces de travail. La technique, les accessoires et l’accueil sont souvent réglés trop tard. Cette checklist de 49 tâches et 38 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des chaises, des tables et du matériel le jour de l’atelier.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Prévoir les animateurs d'atelier
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Tenir à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Préparer les méthodes de travail
2 personnes
Sélectionner les textes et les scènes
2 personnes
Collecter de la musique
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Aménager les espaces de travail
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Présenter l'atelier
2 personnes
Animer les jeux de знакомства
3 personnes
Animer des exercices de voix et de corps
3 personnes
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer les exercices d'improvisation
3 personnes
Répartir les scènes
2 personnes
Répéter les scènes
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Préparer la présentation finale
3 personnes
Présenter l'exposé final
3 personnes
Animer le tour de feedback
2 personnes
Dire au revoir aux participants
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
Rendre les articles empruntés
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 35
- Tablesqté 5
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Enceinte portable
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Piles rechargeablesqté 8
Vaisselle
- Verres à boireqté 40
- Tasses à caféqté 35
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 3
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteauxqté 4
- Louchesqté 4
Décoration
- Badges nominatifsqté 35
- Nappesqté 5
- Portants à vêtementsqté 2
- Accessoires de costumeqté 30
- Tissus décoratifsqté 6
Fournitures de bureau
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 30
- Marqueursqté 24
- Blocs-notesqté 35
- Stylos à billeqté 35
- Scènes impriméesqté 35
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Serpillière
- Seauqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le lieu et les animateurs avant d’annoncer l’atelier : sans ces deux confirmations, le programme et les invitations restent provisoires. Prévois ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
- Prépare le programme avec les méthodes de travail, les textes, les scènes et la musique avant l’envoi des informations aux participants. Pour chaque séquence, note la durée, l’espace nécessaire et le matériel utilisé.
- Prévois un espace d’accueil séparé des zones de jeu : table d’accueil, badges nominatifs et porte-manteaux doivent être accessibles dès l’arrivée. Garde la liste des participants à jour jusqu’au jour J pour enregistrer les présences rapidement.
- Teste la technique avant l’ouverture, pas pendant l’atelier : enceinte, ordinateur, projecteur, écran et microphone doivent être branchés avec les rallonges et multiprises nécessaires. Vérifie aussi les piles rechargeables et apporte au moins un exemplaire de chaque câble indispensable.
- Récupère les clés et vérifie la salle le jour précédent si possible. Installe les chaises, tables et espaces de travail, puis mets en place le service traiteur avec la machine à café, les bouilloires, les thermos et la vaisselle avant l’arrivée du groupe.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un atelier théâtre ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les animateurs, préparer le programme, envoyer les invitations et traiter les inscriptions sans précipitation.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier théâtre ?
- Envoie-les au moins 2 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’atelier afin de finaliser la liste des participants et les besoins alimentaires.
- Quel matériel faut-il tester avant un atelier théâtre ?
- Teste la veille l’enceinte, le microphone, l’ordinateur, le projecteur et l’écran, ainsi que les rallonges et multiprises. Prévois 30 minutes sur place pour vérifier le son, les branchements et la visibilité des supports.
- Quand installer la salle pour un atelier théâtre ?
- Commence l’installation 1 à 2 heures avant l’accueil. Il faut disposer les chaises et les tables, aménager les espaces de travail, préparer la table d’accueil et mettre en place le service traiteur avant l’arrivée des participants.
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