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Theaterworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Theaterworkshop-Checkliste hilft dir, aus einer Idee einen klaren Workshoptag zu machen. Zuerst stehen Raum, Workshopleitung und Programm fest, danach folgen Anmeldungen, Texte, Musik und Materialien. In der letzten Woche bestätigst du Reservierungen und Teilnehmerinformationen. Am Veranstaltungstag zählen ein vorbereiteter Raum, getestete Technik und ein Empfang, der ohne Verzögerung funktioniert.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Workshopleiter festlegen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Reservierungen bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Teilnehmerliste führen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Arbeitsmethoden vorbereiten

    2 Personen

  • Texte und Szenen auswählen

    2 Personen

  • Musik sammeln

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Arbeitsbereiche einrichten

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Ton testen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Workshop vorstellen

    2 Personen

  • Kennenlernspiele anleiten

    3 Personen

  • Stimm- und Körperübungen anleiten

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Improvisationsübungen anleiten

    3 Personen

  • Szenen einteilen

    2 Personen

  • Szenen proben

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abschlusspräsentation vorbereiten

    3 Personen

  • Abschlusspräsentation durchführen

    3 Personen

  • Feedbackrunde moderieren

    2 Personen

  • Verabschiedung von den Teilnehmern

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Möbel zurückstellen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 35
  • TischeAnz. 5
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 8

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 35
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 35
  • TischdeckenAnz. 5
  • KleiderständerAnz. 2
  • KostümaccessoiresAnz. 30
  • DekostoffeAnz. 6

Büromaterial

  • Flipchart
  • FlipchartblätterAnz. 30
  • StifteAnz. 24
  • NotizblöckeAnz. 35
  • KugelschreiberAnz. 35
  • Gedruckte SzenenAnz. 35

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Wischmopp
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum früh und kläre spätestens eine Woche vorher, wann du den Schlüssel bekommst. Plane zusätzlich Zeit für Kontrolle, Aufbau und Rückgabe ein.
  • Lege Programm, Arbeitsmethoden, Texte und Szenen nicht erst am Workshopmorgen fest. Bereite pro Arbeitsphase eine klare Aufgabe und mindestens eine Ausweichübung vor.
  • Führe die Teilnehmerliste laufend und erfasse Ernährungswünsche beim Anmelden. Verschicke die wichtigsten Informationen spätestens drei Tage vor Beginn, damit Rückfragen noch möglich sind.
  • Teste Lautsprecher, Laptop, Projektor, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Einlass. Lade wiederaufladbare Batterien vollständig und halte eine einfache Alternative für die Tonwiedergabe bereit.
  • Richte Empfangstisch, Namensschilder, Garderobe und Arbeitsbereiche vor Ankunft der Gruppe ein. Stelle Tische und Stühle erst nach dem Raumcheck auf, damit Fluchtwege und Bewegungsflächen frei bleiben.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Theaterworkshop planen?
Beginne idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Raum, Workshopleitung und Programm. Spätestens zwei Wochen vor dem Termin sollten Einladungen, Anmeldungen und Materialplanung laufen.
Wie viele Stühle und Tische brauche ich für einen Theaterworkshop?
Plane mindestens einen Stuhl pro teilnehmender Person und zusätzliche Sitzplätze für Leitung oder Assistenz ein. Für Materialien und Catering brauchst du meist mindestens einen separaten Tisch; weitere Tische richten sich nach den Arbeitsbereichen.
Wann soll ich die Technik für den Theaterworkshop testen?
Teste Lautsprecher, Mikrofon, Laptop und Projektor spätestens am Vortag mit den tatsächlichen Anschlüssen. Am Veranstaltungstag reicht dann ein kurzer Funktionstest, bevor die Teilnehmenden eintreffen.
Wann verschicke ich die Informationen an die Teilnehmer?
Sende Ort, Beginn, voraussichtliches Ende, Hinweise zur Kleidung und organisatorische Informationen drei bis fünf Tage vorher. Ernährungswünsche und offene Anmeldedaten solltest du spätestens eine Woche vor dem Workshop klären.

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