LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Testdag organiseren: checklist van voorbereiding tot afronding

Een testdag vraagt meer voorbereiding dan alleen testmaterialen klaarleggen. Je regelt vooraf de deelnemers, dieetwensen, locatie en het testprogramma, en zorgt op de dag zelf voor duidelijke routes, werkende apparatuur en een ingerichte registratietafel. Plan voldoende tijd voor het opstellen van tafels, stoelen en teststations. Met deze checklist zie je wat eerst moet gebeuren en welke details vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Locatie reserveren

  • Testprogramma vastleggen

    2 personen

  • Testmaterialen verzamelen

    2 personen

  • Catering bestellen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Naambadges voorbereiden

  • Testformulieren afdrukken

  • Presentatie controleren

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimtes controleren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Teststations inrichten

    3 personen

  • Presentatiescherm aansluiten

    2 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Testapparatuur controleren

    2 personen

Event

  • Deelnemers registreren

    2 personen

  • Welkom en uitleg geven

  • Testgroepen indelen

    2 personen

  • Teststations begeleiden

    4 personen

  • Dranken bijvullen

  • Pauzesnacks serveren

    2 personen

  • Testresultaten verzamelen

    2 personen

  • Avondmaaltijd serveren

    3 personen

  • Vervolgtests begeleiden

    4 personen

  • Afsluiting verzorgen

Nazorg

  • Testmaterialen verzamelen

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    3 personen

  • Ruimtes schoonmaken

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Testgegevens veilig opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 45
  • Registratietafel
  • Afvalbakkenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare koffiekopjesaantal 50
  • Herbruikbare drinkglazenaantal 50
  • Bordenaantal 50
  • Besteksetsaantal 50
  • Serveerbladenaantal 4

Apparatuur

  • Laptopaantal 3
  • Projector
  • Projectiescherm
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Oplaadkabelsaantal 8
  • Draagbare speakersaantal 2

Kantoor

  • Naambadgesaantal 50
  • Badgehoudersaantal 50
  • Klembordenaantal 45
  • Balpennenaantal 60
  • Notitieblokkenaantal 50
  • Testformulierenaantal 100
  • Pijlenstickersaantal 30
  • Markeerstiftenaantal 10
  • Flip-over
  • Flip-overstiftenaantal 8

Catering

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Waterdispensersaantal 2
  • Koelboxenaantal 3
  • Opscheplepelsaantal 6
  • Schaaltjesaantal 8

Schoonmaak

  • Afwasbakkenaantal 2
  • Schoonmaakemmersaantal 2
  • Dweilenaantal 3
  • Bezem en blikaantal 2
  • Microvezeldoekenaantal 10

Boodschappen

  • Boodschappen

Tips

  • Verstuur de uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen doorlopend. Vraag dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór de testdag op, zodat de catering nog aangepast kan worden.
  • Leg het testprogramma vast vóór je de testgroepen indeelt. Print de deelnemerslijst, naambadges en testformulieren vooraf; reken op minstens één extra exemplaar per groep.
  • Controleer de technische opstelling voordat deelnemers binnenkomen. Test laptop, projector, projectiescherm, speakers, verlengkabels en stekkerdozen samen op de plek waar ze gebruikt worden.
  • Richt de locatie in een vaste volgorde in: eerst tafels en stoelen, daarna teststations en presentatie, en als laatste registratie en koffie. Zet pijlenstickers neer als deelnemers meerdere ruimtes moeten vinden.
  • Plan vóór de start een controle- en registratiemoment van minimaal 30 minuten. Zo kun je ontbrekende materialen, lege waterdispensers of een niet-werkende testopstelling oplossen voordat de uitleg begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een testdag organiseren?
Reserveer de locatie en leg het testprogramma minimaal 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen zodra datum, locatie en programma duidelijk zijn, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een testdag op te bouwen?
Plan minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie, controleren van ruimtes, opstellen van tafels en stoelen en inrichten van de teststations. Houd daarnaast 30 minuten vrij voor een technische eindcontrole.
Wat moet ik printen voor een testdag?
Print de deelnemerslijst, naambadges en testformulieren uiterlijk de dag ervoor. Maak per deelnemer één formulier en leg daarnaast minstens 2 extra formulieren per testgroep klaar voor fouten of nieuwe deelnemers.
Hoeveel teststations heb ik nodig voor een testdag?
Het aantal teststations hangt af van je testprogramma en groepsindeling. Richt per geplande testgroep minimaal één station in en controleer elk station uiterlijk 30 minuten vóór de registratie.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!