Organiser un jour de test sans rien oublier
Un jour de test réussi repose sur une préparation précise, surtout lorsque plusieurs participants passent par différents postes. Cette checklist couvre les inscriptions, les besoins alimentaires, le lieu, le matériel, l’accueil et l’encadrement des groupes. Prépare les éléments imprimés et techniques avant le jour J, puis garde un temps séparé pour l’installation sur place. Tu sauras ainsi quoi régler en premier et quels contrôles effectuer avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu
Enregistrer le programme de test
2 personnes
Rassembler le matériel de test
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les formulaires de test
Vérifier la présentation
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les postes de test
3 personnes
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Vérifier le matériel de test
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
2 personnes
Accueillir et donner les explications
Répartir les groupes de test
2 personnes
Encadrer les postes de test
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les snacks de pause
2 personnes
Rassembler les résultats des tests
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Encadrer les tests de suivi
4 personnes
Assurer la clôture
Suivi
Rassembler le matériel de test
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer les espaces
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les données de test en toute sécurité
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 45
- Table d'inscription
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Tasses à café réutilisablesqté 50
- Verres réutilisablesqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 4
Équipement
- Ordinateur portableqté 3
- Projecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Câbles de rechargeqté 8
- Enceintes portablesqté 2
Bureau
- Badges nominatifsqté 50
- Porte-badgesqté 50
- Presse-papiersqté 45
- Stylos à billeqté 60
- Blocs-notesqté 50
- Formulaires de testqté 100
- Autocollants flèchesqté 30
- Marqueursqté 10
- Paperboard
- Feutres pour paperboardqté 8
Catering
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 4
- Distributeurs d'eauqté 2
- Glacièresqté 3
- Louchesqté 6
- Petits bolsqté 8
Nettoyage
- Bacs à vaisselleqté 2
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Chiffons microfibresqté 10
Courses
- Courses
Conseils
- Envoie les invitations assez tôt pour laisser le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires. Relance les personnes sans réponse au moins 3 jours avant le test afin de finaliser la liste des participants.
- Réserve le lieu avant d’enregistrer le programme de test. Vérifie aussi les horaires d’accès : il faut pouvoir ouvrir, contrôler les espaces et installer les postes avant l’arrivée du premier participant.
- Teste l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les rallonges, les multiprises et les câbles au moins la veille. Prévois 30 minutes sur place pour vérifier les branchements et la présentation sans public.
- Prépare les badges nominatifs, les formulaires, les presse-papiers et les stylos par participant. Installe la table d’inscription près de l’entrée et garde une liste imprimée de secours.
- Planifie l’accueil et la répartition des groupes avant le début du test. Prévois au moins 15 minutes pour expliquer le déroulement, puis désigne une personne pour encadrer chaque poste de test.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un jour de test ?
- Envoie-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription au moins 5 jours avant, afin de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un jour de test ?
- Prévois environ 2 heures pour installer les tables, les chaises, les postes de test, l’accueil et le matériel de présentation. Ajoute 30 minutes pour un contrôle technique complet avant l’ouverture.
- Que faut-il vérifier la veille d’un jour de test ?
- Vérifie le programme, la liste des participants, les formulaires imprimés et tout le matériel de test. Fais également un essai de 15 minutes avec l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les câbles et les enceintes.
- Comment organiser l’accueil des participants le jour du test ?
- Installe la table d’inscription à l’entrée et prépare les badges, la liste des participants et les formulaires. Accorde environ 15 minutes à l’enregistrement et aux explications avant de répartir les groupes.
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