Terrariumbeurs organiseren: checklist van planning tot opbouw

Een terrariumbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten. Je regelt tegelijk exposanten, standindeling, dierenrichtlijnen, bezoekersinformatie, betaling en de praktische opbouw. Begin met datum en locatie, werk daarna de exposantenlijst en aanmeldingen af en leg de indeling vast. In de laatste week controleer je vergunningen, drukwerk, materialen, catering en techniek. Zo voorkom je dat exposanten op de beursdag wachten op een plek, stroomaansluiting of duidelijke informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Exposantenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beursinformatie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposanten bevestigen
2 personen
Standindeling maken
2 personen
Dierenrichtlijnen versturen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Betaalwijze vastleggen
2 personen
Plattegrond afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
Informatieborden maken
2 personen
Polsbandjes sorteren
Kassa voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Exposanten telefonisch informeren
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Ontvangsttafel voorbereiden
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Exposantenbalies inrichten
4 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratielijsten klaarleggen
2 personen
Dierencontroles voorbereiden
2 personen

Event

Exposanten ontvangen
4 personen
Laatste standcontroles uitvoeren
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Entree registreren
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Dieren en stands controleren
3 personen
Catering serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Kassa afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Exposanten uitchecken
3 personen
Dierenveiligheid controleren
2 personen

Nazorg

Standmaterialen afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Exposantenberichten versturen
Facturen en bonnetjes archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Standtafelsaantal 30
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Ontvangsttafel
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Kassatabletsaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Handmicrofoon
Luidsprekersaantal 2
Ventilatorenaantal 4
Digitale thermometersaantal 6
Hygrometersaantal 6
Handlampenaantal 6
Prijslijstenhoudersaantal 35
Registratiebladenaantal 150
Klembordenaantal 10
Balpennenaantal 30
Printpapieraantal 500
Contantgeldkistaantal 2
Wisselgeldbakjesaantal 2
Dierenvervoersboxenaantal 6
Afschermdoekenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Bouwlampenaantal 4

Decoratie

Standnummerbordenaantal 30
Informatiebordenaantal 8
Routebordenaantal 10
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Tafelkledenaantal 35
Pijlenstickersaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 12
Waterkokersaantal 3

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling uiterlijk één week vooraf en geef iedere exposant een standnummer. Controleer daarbij waar standtafels, partytenten, stekkerdozen en verlengsnoeren komen te staan.
Stuur dierenrichtlijnen minimaal 7 dagen vooraf. Vermeld praktische afspraken over temperatuur, ventilatie en het gebruik van digitale thermometers en hygrometers, zodat exposanten niet pas bij aankomst vragen hebben.
Plan de bezoekersstroom met een ontvangsttafel, plattegrond, naambadges en polsbandjes. Leg routeborden en standnummerborden klaar en druk minstens één exemplaar van de plattegrond per ingang af.
Test pinapparaten en kassatablets vóór de opbouw en tel het wisselgeld apart. Zet voor elke kassa een duidelijk betaalpunt klaar; een vergeten stekkerdoos of lege accu zorgt direct voor rijen.
Regel catering en drankservice vóór de laatste werkdag. Zet herbruikbare drinkglazen, koffiekopjes, thermoskannen, serveerschalen en afvalbakken op een vaste plek, en controleer of koelboxen en ventilatoren beschikbaar zijn waar nodig.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik exposanten voor een terrariumbeurs bevestigen?: Bevestig exposanten uiterlijk 7 dagen voor de beurs, zodra aanmeldingen en betalingen zijn gecontroleerd. Stuur daarna de standindeling, aanrijinformatie en dierenrichtlijnen in één bericht.
Hoe maak ik een standindeling voor een terrariumbeurs?: Maak de indeling ongeveer 1 week vooraf op basis van het aantal exposanten en de beschikbare standtafels. Houd looppaden vrij en noteer per stand een nummer, stroompunt en eventuele plek voor een partytent.
Wat moet ik op de dag van de terrariumbeurs klaarzetten?: Zet vóór opening de ontvangsttafel, plattegrond, naambadges, polsbandjes, informatieborden, kassa, pinapparaten en wisselgeld klaar. Controleer ook verlichting, verlengsnoeren, ventilatie, catering en afvalbakken.
Hoe vroeg moet ik vergunningen voor een terrariumbeurs controleren?: Controleer vergunningen en lokale voorwaarden zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 6 weken vooraf. Zo houd je tijd over om aanvullende eisen voor bezoekers, dieren, verkoop of catering te regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.