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Terraristikbörse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Terraristikbörse braucht mehr Vorbereitung als nur Tische und Aussteller. Du musst Anmeldungen, Standflächen, Tierregeln, Genehmigungen und die Besucherführung rechtzeitig festlegen. Kurz vor dem Termin kommen Kasse, Wechselgeld, Beschilderung, Beleuchtung sowie Temperatur- und Feuchtigkeitskontrolle dazu. Diese Checkliste ordnet die 68 Aufgaben und 55 benötigten Gegenstände so, dass du zuerst die Abhängigkeiten klärst und am Veranstaltungstag nichts Wesentliches nachholen musst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Ausstellerliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Messeinformationen veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Aussteller bestätigen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Tierrichtlinien verschicken

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Zahlungsart festlegen

    2 Personen

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Preisliste vorbereiten

    2 Personen

  • Informationsschilder erstellen

    2 Personen

  • Armbänder sortieren

  • Kasse vorbereiten

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Routenschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Aussteller telefonisch informieren

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Empfangstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Ausstellerstände einrichten

    4 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Registrierungslisten bereitlegen

    2 Personen

  • Vorbereitungen für Tierkontrollen treffen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    4 Personen

  • Letzte Standskontrollen durchführen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Einlass registrieren

    3 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Tiere und Stände kontrollieren

    3 Personen

  • Catering ausgeben

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Bestand prüfen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Aussteller auschecken

    3 Personen

  • Tierschutz kontrollieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Messestandmaterial abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Partyzelte abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Ausstellerbenachrichtigungen versenden

  • Rechnungen und Belege archivieren

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • StehtischeAnz. 30
  • BiertischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • Empfangstisch
  • BarhockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • KassentabletsAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • Handmikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • VentilatorenAnz. 4
  • Digitale ThermometerAnz. 6
  • HygrometerAnz. 6
  • HandlampenAnz. 6
  • Preisliste-HalterAnz. 35
  • AnmeldeblätterAnz. 150
  • KlemmbretterAnz. 10
  • KugelschreiberAnz. 30
  • DruckpapierAnz. 500
  • BargeldkasseAnz. 2
  • WechselgeldkassenAnz. 2
  • TiertransportboxenAnz. 6
  • AbschirmtücherAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • BaustrahlerAnz. 4

Dekoration

  • StandnummernschilderAnz. 30
  • InfotafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 100
  • BadgehalterAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 35
  • PfeilaufkleberAnz. 30

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierbesteckAnz. 12
  • WasserkocherAnz. 3

Reinigung

  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Staubsauger
  • HandseifenspenderAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort zuerst fest und verschicke die Einladungen erst danach. Für die Ausstellerliste solltest du mindestens 4 Wochen vor der Börse eine verbindliche Rückmeldefrist setzen.
  • Verschicke die Tierrichtlinien zusammen mit der Anmeldebestätigung. So lassen sich fehlende Angaben, Ernährungswünsche und besondere Haltungsanforderungen vor der Standaufteilung klären.
  • Erstelle den Standplan spätestens 7 Tage vor dem Termin und gib jedem Platz eine Standnummer. Drucke Lageplan, Routenschilder und Informationsschilder zusätzlich aus, falls am Eingang kein zuverlässiges WLAN verfügbar ist.
  • Prüfe die Raumtechnik am Vortag: Kartenlesegeräte, Kassentablets, Verlängerungskabel, Handmikrofon und Lautsprecher. Stelle für empfindliche Tiere digitale Thermometer und Hygrometer bereit und kontrolliere die Werte während der Öffnungszeit regelmäßig.
  • Bereite Kasse und Wechselgeld nicht erst beim Einlass vor. Sortiere Armbänder, Namensschilder und Standnummern am Vorabend und stelle für den Empfang eine eigene Kasse sowie eine zweite Person für Fragen und Ausstelleranliegen ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Terraristikbörse anmelden?
Prüfe Genehmigungen und örtliche Vorgaben mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Je nach Veranstaltungsort können zusätzlich Auflagen für Tierhaltung, Besucherzahl oder Catering gelten.
Wann sollte der Standplan für eine Terraristikbörse fertig sein?
Schließe den Standplan etwa 7 Tage vor der Börse ab. Dann kannst du Aussteller telefonisch informieren, Standnummernschilder drucken und Änderungen noch ohne hektischen Umbau einarbeiten.
Wie viel Wechselgeld braucht man für eine Terraristikbörse?
Plane eine Wechselgeldreserve passend zur erwarteten Besucherzahl und deinen Eintrittspreisen ein; als praktische Untergrenze gelten 200 bis 300 Euro in kleinen Scheinen und Münzen. Bewahre das Geld getrennt vom Tagesumsatz auf und dokumentiere die Übergaben.
Was muss am Tag vor der Terraristikbörse vorbereitet werden?
Stelle Mobiliar, Empfangstisch, Abfallbehälter, Beschilderung und Beleuchtung bereit und teste die Kasse sowie die Kartenlesegeräte. Sortiere außerdem Armbänder, Namensschilder und Standnummern, damit der Aufbau am Veranstaltungstag nicht mit dem Einlass kollidiert.

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