Tekenwedstrijd organiseren: een complete checklist
Een tekenwedstrijd organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen papier en potloden klaarleggen. Je moet vooraf wedstrijdregels vastleggen, juryleden regelen en deelnemers tijdig bevestigen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, genummerde werkplekken en materialen die meteen beschikbaar zijn. Deze checklist helpt je van locatie en inschrijving tot prijsuitreiking, inclusief zaken die organisatoren vaak pas op het laatste moment opmerken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Juryleden vastleggen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Wedstrijdnummers maken
2 personen
Prijzen en certificaten regelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Tekenpakketten samenstellen
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdtafels inrichten
3 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Wedstrijdregels toelichten
Tekenmaterialen uitdelen
3 personen
Wedstrijd begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Werkstukken innemen
3 personen
Werkstukken nummeren
2 personen
Werkstukken tentoonstellen
3 personen
Jurybriefing verzorgen
Jurybeoordeling begeleiden
3 personen
Publieksstemmen verzamelen
2 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Werkstukken meegeven
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen tellen en opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Winnaars informeren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 60
- Aanmeldtafel
- Jurytafel
- Afvalbakkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparaat
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Luidspreker
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
Sportmateriaal
- Tekenpapieraantal 80
- Schetsboekenaantal 60
- Potloodsetsaantal 60
- Kleurpotlodensetsaantal 60
- Viltstiftsetsaantal 30
- Wasco krijtsetsaantal 30
- Gummenaantal 70
- Puntenslijpersaantal 30
- Linialenaantal 30
- Klembordenaantal 60
- Schortenaantal 30
- Droogrekkenaantal 6
- Prikbordenaantal 8
- Knijpersaantal 100
- Kleurplatenaantal 30
- Stembriefjesaantal 100
- Wedstrijdnummersaantal 80
- Dienbladenaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 50
- Slingersaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Prijsbekersaantal 3
- Medaillelintenaantal 3
- Fotolijstjesaantal 3
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Staande lampenaantal 2
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Afwasteilenaantal 2
- Handdoekenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de wedstrijdregels uiterlijk twee weken vooraf vast. Noteer daarin de tekentijd, het thema, de toegestane materialen, de leeftijdsindeling en hoe de jury beoordeelt.
- Bevestig deelnemers uiterlijk 3 dagen voor de wedstrijd en verzamel dan ook dieetwensen. Maak wedstrijdnummers vooraf; zo blijven tekeningen tijdens de jurering herkenbaar zonder namen op het werk.
- Controleer de tekenmaterialen minstens 48 uur vooraf. Tel per deelnemer één tekenvel of schetsboek, een potloodset en een gum, en leg extra potloden, puntenslijpers en kleurmaterialen apart klaar.
- Richt de locatie minimaal 1 uur voor de start in. Zet de wedstrijdtafels, jurytafel en aanmeldtafel neer, controleer verlengsnoeren en stekkerdozen en plaats afvalbakken binnen handbereik.
- Plan de prijsuitreiking al vóór de deelnemers binnenkomen. Leg prijzen en certificaten op volgorde klaar, houd tekeningen en wedstrijdnummers bij elkaar en reserveer minstens 15 minuten voor de bekendmaking.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een tekenwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Dan heb je tijd om de locatie en juryleden vast te leggen, regels op te stellen, inschrijvingen te openen en materialen te controleren.
- Hoeveel tekenmateriaal heb ik per deelnemer nodig?
- Reken op 1 tekenvel of schetsboek, 1 potloodset, 1 gum en toegang tot kleurpotloden, viltstiften of wasco krijt. Leg daarnaast minimaal 10 procent extra verbruiksmateriaal klaar voor beschadiging of tekorten.
- Hoe vroeg moet de locatie klaarstaan voor een tekenwedstrijd?
- Open de locatie minimaal 1 uur voor aanvang. Gebruik die tijd voor tafels en stoelen, de aanmeldtafel, wedstrijdnummers, materialen, drank, koffie en thee en een laatste controle van stroompunten.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de prijsuitreiking?
- Reserveer minstens 15 minuten voor de prijsuitreiking bij een kleine groep. Bij meer dan 20 deelnemers is 20 tot 30 minuten realistischer, zeker wanneer juryleden toelichting geven of certificaten uitdelen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!