Checklist para organizar un concurso de dibujo
Un concurso de dibujo necesita más preparación que repartir papel y lápices. Primero define las reglas, el jurado y el sistema de inscripción; después confirma participantes, materiales y preferencias dietéticas. El día del evento, la mesa de registro, los paquetes de dibujo y la explicación de las normas deben estar listos antes de recibir al primer participante. Esta checklist te ayuda a seguir el orden y a detectar lo que suele quedar para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Redactar las reglas de la competición
2 personas
Definir el jurado
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
Crear números de partido
2 personas
Gestionar premios y certificados
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar paquetes de dibujo
3 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las mesas de competición
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Explicar las reglas del concurso
Repartir materiales de dibujo
3 personas
Coordinar la competición
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Recoger trabajos
3 personas
Numerar las obras
2 personas
Exponer las obras
3 personas
Dar la sesión informativa al jurado
Coordinar la evaluación del jurado
3 personas
Recopilar los votos del público
2 personas
Procesar los resultados
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Entregar los trabajos
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Contar y guardar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Informar a los ganadores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 60
- Mesa de registro
- Mesa del jurado
- Papeleracant. 4
- Percheroscant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 3
- Teterascant. 2
- Cafetera
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Altavoz
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 8
- Termoscant. 4
Material deportivo
- Papel para dibujarcant. 80
- Cuadernos de bocetoscant. 60
- Sets de lápicescant. 60
- Juegos de lápices de colorescant. 60
- Sets de rotuladorescant. 30
- Sets de tizas Wascocant. 30
- Gomas de borrarcant. 70
- Sacapuntascant. 30
- Reglascant. 30
- Portapapelescant. 60
- Delantalescant. 30
- Tendederoscant. 6
- Tableros de corchocant. 8
- Pinzascant. 100
- Libros para colorearcant. 30
- Papeletascant. 100
- Números de competicióncant. 80
- Bandejascant. 4
Decoración
- Globoscant. 50
- Guirnaldascant. 6
- Mantelescant. 12
- Copas premiocant. 3
- Cintas de medallacant. 3
- Marcos de fotoscant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de piecant. 2
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Cubetas para lavarcant. 2
- Toallascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las reglas antes de abrir las inscripciones. Indica el tema, el tiempo disponible, el formato de entrega y los criterios del jurado para evitar preguntas distintas durante el concurso.
- Confirma el número final de participantes con varios días de margen. Así puedes preparar un paquete de dibujo por persona y comprobar que haya papel, cuadernos, lápices, colores, rotuladores, tizas, gomas y sacapuntas suficientes.
- Prepara la mesa de registro y los números de participante antes de abrir la ubicación. Ten a mano la lista de confirmados, las preferencias dietéticas y los materiales de cada persona para que la recepción no se bloquee.
- Monta las mesas de competición con antelación y deja pasillos libres entre ellas. Comprueba también los alargadores, regletas, altavoz, iluminación, papeleras, percheros y la mesa separada del jurado.
- Enfría las bebidas y prepara café y té antes de que empiece la competición. Calcula aproximadamente dos bebidas por persona para la primera hora y reserva tiempo para colocar vasos, tazas, platos, cubiertos, bandejas y termos.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir la inscripción para un concurso de dibujo?
- Ábrela entre 3 y 6 semanas antes del concurso, según el tamaño del evento. Cierra las inscripciones al menos 5 días antes para confirmar participantes, preferencias dietéticas y cantidades de material.
- ¿Cuánto material de dibujo necesito por participante?
- Prepara un paquete completo por persona y añade un margen del 10 %. Por ejemplo, para 30 participantes, prepara 33 paquetes y comprueba también que haya al menos 3 juegos extra de lápices, colores y rotuladores.
- ¿Con cuánta antelación se monta un concurso de dibujo?
- Abre la ubicación entre 2 y 3 horas antes del comienzo. Coloca primero mesas y sillas, después la mesa de registro y la del jurado, y deja los materiales y las bebidas listos como mínimo 30 minutos antes de la recepción.
- ¿Qué información deben tener las reglas del concurso de dibujo?
- Incluye el tema, las categorías, el tiempo de trabajo, los materiales permitidos, el sistema de valoración, la forma de entregar los dibujos y los premios. Entrega o explica las reglas antes de repartir los materiales y empezar el cronómetro.
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