Checklist pour organiser un concours de dessin

Un concours de dessin se prépare en plusieurs étapes : fixer les règles, gérer les inscriptions, réunir le jury et préparer un kit identique pour chaque participant. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions à l’accueil le jour J. Prévoyez aussi le temps d’installer les tables, de distribuer le matériel et de préparer la remise des prix. Les détails pratiques, comme les rallonges, les poubelles ou les espaces de séchage, sont souvent oubliés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Rédiger les règles du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Créer les numéros de compétition
2 personnes
Prévoir les prix et les certificats
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Composer les kits de dessin
3 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre en place les tables de compétition
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Expliquer les règles du match
Distribuer le matériel de dessin
3 personnes
Accompagner la compétition
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Récupérer les travaux
3 personnes
Numéroter les œuvres
2 personnes
Exposer les travaux
3 personnes
Assurer le briefing du jury
Accompagner l’évaluation du jury
3 personnes
Recueillir les votes du public
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Remettre les travaux à emporter
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Compter et ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Informer les gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 60
Table d’inscription
Table du jury
Poubellesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Glacièresqté 3
Bouilloiresqté 2
Machine à café
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Haut-parleur

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 4

Matériel de sport

Papier à dessinqté 80
Carnets de croquisqté 60
Sets de crayonsqté 60
Sets de crayons de couleurqté 60
Sets de feutresqté 30
Jeux de craies Wascoqté 30
Gommesqté 70
Taille-crayonsqté 30
Règlesqté 30
Presse-papiersqté 60
Tabliersqté 30
Étagères de séchageqté 6
Panneaux d’affichageqté 8
Pinces à lingeqté 100
Coloriagesqté 30
Bulletins de voteqté 100
Numéros de compétitionqté 80
Plateauxqté 4

Décoration

Ballonsqté 50
Guirlandesqté 6
Nappesqté 12
Coupesqté 3
Rubans de médailleqté 3
Cadres photoqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2
Bacs à vaisselleqté 2
Serviettesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les règles avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez la durée de l’épreuve, le format du dessin, les techniques autorisées et les critères de notation. Les participants doivent recevoir ces informations au moins 7 jours avant le concours.
Préparez un kit de dessin par participant, puis ajoutez 10 % de matériel de réserve. Comptez notamment le papier, les crayons, les gommes, les taille-crayons et les feutres afin de remplacer rapidement ce qui manque ou se casse.
Organisez la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Installez les tables de compétition, la table d’inscription, la table du jury, les chaises et les prises électriques avant de sortir le matériel.
Attribuez un numéro à chaque concurrent et préparez la liste d’accueil dans le même ordre. Gardez les besoins alimentaires et les coordonnées utiles sur une feuille séparée pour éviter de les exposer sur la table d’inscription.
Prévoyez un espace pour les dessins terminés et le matériel humide, avec des étagères de séchage ou une zone clairement signalée. Refroidissez les boissons et préparez le café et le thé avant l’ouverture, car ces tâches prennent facilement 30 minutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de dessin ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour rédiger les règles, réserver le lieu, ouvrir les inscriptions et confirmer les participants. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, les kits de dessin et la vérification du matériel.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un concours de dessin ?: Ouvrez le formulaire environ 3 semaines avant l’événement et fixez une date limite 5 à 7 jours avant le concours. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et de préparer les numéros de compétition.
Quel matériel prévoir pour chaque participant ?: Préparez un kit individuel avec le papier à dessin ou un carnet, un set de crayons, une gomme et un taille-crayon. Ajoutez les crayons de couleur, les feutres, les craies ou les règles selon les techniques autorisées, plus 10 % de réserve.
À quelle heure installer la salle le jour du concours ?: Commencez l’installation 2 heures avant l’accueil des participants. Prévoyez ensuite au moins 30 minutes pour vérifier les kits, brancher les équipements, préparer la table d’inscription et refroidir les boissons.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.