Checklist voor een technologiecongres organiseren

Een technologiecongres vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, techniek, catering en informatie voor deelnemers. Begin met datum, zalen en programma en werk daarna toe naar publicatie, registratie en de uitvoeringsdag. Vooral presentaties, adapters, microfoons, dieetwensen en toegankelijkheid worden vaak te laat gecontroleerd. Gebruik deze checklist als vaste volgorde voor de voorbereiding en uitvoering van je congres.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Sprekers uitnodigen
2 personen
Sprekersgegevens verzamelen
Presentaties en bios ontvangen
Programma online publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst controleren
Catering bestellen
Techniek testen
2 personen
Presentaties controleren
Sprekersbriefing versturen
Routebeschrijving versturen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Materialen ophalen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Lunch en hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie openen
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
Beamer en scherm plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Wifi en presentatienetwerk testen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
Techniekreserve klaarzetten
Decoratie en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstkoffie serveren
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers begeleiden
2 personen
Presentaties bedienen
2 personen
Microfoons beheren
2 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
Dranken bijvullen
2 personen
Koffiepauze verzorgen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dinerbuffet openen
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet en tafels bijhouden
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Netwerkmoment begeleiden
2 personen
Avondprogramma presenteren
Afsluiting aankondigen
Vertrek en garderobe begeleiden
2 personen
Laatste dranken serveren
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Apparatuur veilig inpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelmaterialen reinigen
2 personen
Presentaties archiveren
Deelnemers bedanken
Opname en foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 3
Congrestafelsaantal 20
Stoelenaantal 170
Spreektafel
Podiumdelenaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 4

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermenaantal 2
Presentatielaptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Tafelmicrofoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 6
USB-C-adaptersaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 20
Wifi-hotspotsaantal 3
Powerbanksaantal 8
Laserpointersaantal 3
Klikkersaantal 3
Opnamecamera'saantal 2
Statievenaantal 2
Koptelefoonsaantal 4
USB-sticksaantal 6
Notebooksaantal 4
Pennensetsaantal 4

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 180
Koffielepelsaantal 180
Dinerbordenaantal 180
Dessertbordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Dienbladenaantal 8
Buffetwarmhoudersaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6

Decoratie

Congresbannersaantal 4
Richtingsbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Tafelnummersaantal 20
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 20
Klembordenaantal 6
Pennenbakjesaantal 20

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Scheidingsbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk enkele weken voor het congres een volledige techniekstest met de presentatielaptops, beamer, schermen, microfoons, mengpaneel en luidsprekers. Controleer ook HDMI-kabels, USB-C-adapters, verlengkabels en stekkerdozen.
Vraag sprekers niet alleen om hun presentatie, maar ook om hun bio en technische wensen. Zet een vaste deadline, bijvoorbeeld 7 dagen voor het congres, zodat je presentaties en bestanden nog samen kunt testen.
Sluit de registratie niet af zonder dieetwensen, toegankelijkheidswensen en correcte deelnemersgegevens te controleren. Gebruik de definitieve lijst voor naamkaartjes, catering en de zaalindeling.
Stuur routebeschrijving, programma en praktische informatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld waar deelnemers zich aanmelden, waar de garderobe is en of ze een laptop, koptelefoon of andere benodigdheden nodig hebben.
Maak voor de congresdag een printset met draaiboek, deelnemerslijst en naamkaartjes. Leg materialen, USB-sticks, klikkers, laserpointers en powerbanks de avond ervoor klaar en zet dranken tijdig koud.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een technologiecongres organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, zalen en programma. Nodig sprekers daarna zo snel mogelijk uit, zodat je minstens 4 weken hebt voor bevestigingen en communicatie.
Wanneer moet ik de techniek van een technologiecongres testen?: Doe een volledige test uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal een korte controle op de congresdag. Test per zaal de presentatielaptop, beamer, microfoons, audio, adapters en alle aansluitingen.
Wanneer moet de catering voor een technologiecongres besteld worden?: Bestel de catering zodra het programma en de verwachte opkomst redelijk vaststaan, meestal 2 tot 3 weken vooraf. Geef dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 5 werkdagen vooraf door.
Wanneer stuur ik de briefing naar sprekers?: Stuur de sprekersbriefing uiterlijk 7 dagen voor het congres. Vraag daarin om de definitieve presentatie, bio, aankomsttijd en technische wensen, zodat je de sessies nog kunt controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.