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Technologiekongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Technologiekongress steht und fällt mit einem klaren Ablauf und getesteter Technik. Lege zuerst Datum, Programm und Räume fest, bevor du Redner einlädst und die Anmeldung öffnest. In den letzten Wochen kommen Teilnehmerdaten, Barrierefreiheit, Präsentationen und Catering zusammen. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen belastbaren Zeitplan für Aufbau, Technikprobe, Einlass, Vorträge und Pausen. Diese Checkliste bündelt 73 Aufgaben und 73 benötigte Dinge in der richtigen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

  • Redner einladen

    2 Personen

  • Sprecherdaten sammeln

  • Präsentationen und Beamer empfangen

  • Programm online veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anforderungen zur Barrierefreiheit sammeln

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

  • Catering bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Präsentationen prüfen

  • Sprecherbriefing versenden

  • Wegbeschreibung versenden

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder drucken

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Materialien abholen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Mittagessen und Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Registrierungstresen aufbauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühne und Rednerpult aufstellen

    3 Personen

  • Beamer und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • WLAN und Präsentationsnetzwerk testen

    2 Personen

  • Präsentationen auf den Laptop laden

  • Technikreserve bereithalten

  • Dekoration und Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Anmeldematerial bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Mittagsbuffet aufbauen

    3 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Willkommenskaffee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Mikrofone verwalten

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum moderieren

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffeepause organisieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet und Tische im Blick behalten

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Networking begleiten

    2 Personen

  • Abendprogramm moderieren

  • Abschluss ankündigen

  • Abreise und Garderobe begleiten

    2 Personen

  • Letzte Getränke servieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Ausrüstung sicher verpacken

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Kühlmaterialien reinigen

    2 Personen

  • Präsentationen archivieren

  • Teilnehmer verabschieden

  • Aufnahme und Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EmpfangstischeAnz. 3
  • KongresstischeAnz. 20
  • StühleAnz. 170
  • Rednertisch
  • BühnenelementeAnz. 4
  • BarhockerAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 4

Ausstattung

  • BeamerAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • PräsentationslaptopsAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • TischmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 4
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • HDMI-KabelAnz. 6
  • USB-C-AdapterAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabelkanäleAnz. 20
  • WLAN-HotspotsAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 8
  • LaserpointerAnz. 3
  • KlickerAnz. 3
  • AufnahmekamerasAnz. 2
  • StativeAnz. 2
  • KopfhörerAnz. 4
  • USB-SticksAnz. 6
  • NotebooksAnz. 4
  • StiftesetsAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 180
  • KaffeelöffelAnz. 180
  • Dinner-TellerAnz. 180
  • DesserttellerAnz. 180
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 180
  • LöffelAnz. 180

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • TablettsAnz. 8
  • BuffetwärmerAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 6

Dekoration

  • KongressbannerAnz. 4
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 180
  • BadgehalterAnz. 180
  • TischnummernAnz. 20
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • TischläuferAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6
  • StiftehalterAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • TrennbehälterAnz. 6
  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtuchspenderAnz. 6
  • ToilettenbürstenAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane den Techniktest nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Beamer, Projektionsflächen, Präsentationslaptops, Funk- und Tischmikrofone sowie HDMI-Kabel und USB-C-Adapter spätestens am Vortag gemeinsam mit dem Ablauf.
  • Fordere Präsentationen mit einer festen Frist an, zum Beispiel sieben Tage vor dem Kongress. Teste jede Datei auf dem vorgesehenen Präsentationslaptop und speichere eine Kopie zusätzlich auf einem USB-Stick.
  • Schließe die Teilnehmerliste spätestens 48 Stunden vorher ab. Dann kannst du Namensschilder drucken, Ernährungswünsche an das Catering weitergeben und Anforderungen zur Barrierefreiheit an die Location melden.
  • Rechne beim Aufbau mit getrennten Bereichen für Empfang, Garderobe, Vortrag und Pausen. Empfangstische, Kongresstische, Stühle und Kabelkanäle sollten vor dem Technikcheck an ihrem endgültigen Platz stehen.
  • Schicke Wegbeschreibung und Sprecherbriefing spätestens drei Tage vor dem Termin. Drucke Drehbuch, Teilnehmerliste und Namensschilder zusätzlich aus, damit ein Ausfall von WLAN oder Drucker den Einlass nicht verzögert.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Technologiekongress planen?
Beginne idealerweise vier bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm, Location und Räumen. Redner sollten mindestens acht bis zwölf Wochen vor dem Kongress angefragt werden, damit Präsentationen und Sprecherbriefings rechtzeitig zusammenkommen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Technologiekongress geöffnet werden?
Öffne das Anmeldeformular etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung 48 bis 72 Stunden vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder, Catering und Barrierefreiheit noch geprüft werden können.
Wann muss die Kongresstechnik getestet werden?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Aufbau und Funktionsprüfung ein. Teste dabei Bild, Ton, Mikrofone, Mischpult, WLAN, Kabel und Präsentationsdateien.
Wie viele Präsentationslaptops und Adapter braucht man für einen Technologiekongress?
Plane mindestens einen zentralen Präsentationslaptop plus ein Ersatzgerät ein. Lege für jeden gängigen Anschluss passende HDMI-Kabel und USB-C-Adapter bereit und bewahre Präsentationen zusätzlich auf mindestens zwei USB-Sticks auf.

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