Checklist voor een goed geregeld teambuildingweekend

Een teambuildingweekend vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een locatie. Je regelt ook vervoer, kamerindeling, dieetwensen, activiteiten, boodschappen en toegang tot het verblijf. Begin met de datum en deelnemers, leg daarna locatie en vervoer vast en werk toe naar een duidelijke laatste-informatiebericht. Op deze pagina staat de volledige planning als checklist, inclusief de praktische voorbereiding op locatie en de ontvangst van je team.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en deelnemers vastleggen
Locatie voor het weekend reserveren
Vervoer naar locatie reserveren
Programma voor het weekend maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kamerindeling maken
Noodcontacten verzamelen
Activiteiten reserveren
Weersverwachting controleren
Definitieve deelnemerslijst delen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten gekoeld vervoeren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Deelnemers laatste informatie sturen
Sleutels en toegang regelen

Event

Locatie controleren
2 personen
Bagage naar kamers brengen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Programma en huisregels toelichten
Teams indelen
2 personen
Kennismakingsspel begeleiden
2 personen
Teamopdracht klaarzetten
3 personen
Teamopdracht begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Diner voorbereiden
4 personen
Diner serveren
3 personen
Avondspel klaarzetten
2 personen
Avondspel begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Avondsnacks klaarzetten
2 personen
Keuken en eetruimte opruimen
4 personen
Ontbijtbuffet voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
2 personen
Ontbijt opruimen
3 personen
Buitenactiviteit klaarzetten
4 personen
Buitenactiviteit begeleiden
3 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Lunchbuffet klaarmaken
4 personen
Lunch serveren
2 personen
Lunchafwas verwerken
3 personen
Creatieve opdracht klaarzetten
3 personen
Creatieve opdracht begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Diner koken
4 personen
Diner serveren
3 personen
Quizmateriaal klaarzetten
2 personen
Teamquiz begeleiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Avondhapjes serveren
2 personen
Eetruimte schoonmaken
4 personen
Ontbijt voorbereiden
3 personen
Ontbijt serveren
2 personen
Kamers leegruimen
4 personen
Bagage verzamelen
3 personen
Slotactiviteit begeleiden
2 personen
Lunchpakket uitdelen
3 personen
Afscheid nemen
2 personen

Nazorg

Materialen sorteren
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Keuken grondig schoonmaken
3 personen
Ruimtes schoon opleveren
4 personen
Sleutels inleveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Borg en eindafrekening controleren
Foto's met deelnemers delen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 24
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 24
Ontbijtbordenaantal 24
Soepkommenaantal 24
Mokkenaantal 24
Drinkglazenaantal 30
Wijnglazenaantal 24
Vorkenaantal 30
Messenaantal 30
Lepelsaantal 30
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Steelpanaantal 2
Kookpannenaantal 3
Koekenpannenaantal 2
Vergietenaantal 2
Mengkommenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerbestekaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Touwtrektouwenaantal 2
Blinddoekenaantal 12
Pionnenaantal 20
Hoepelsaantal 8
Softballenaantal 6
Springtouwenaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Scorebordenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 24
Stiftenaantal 20
Flip-overvellenaantal 30
Plakbandrollenaantal 6
Post-itsaantal 12
Prijzenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Slingerverlichtingaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Vaatborstelsaantal 3
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, vervoer en activiteiten zo vroeg mogelijk vast. Controleer uiterlijk twee weken vooraf of reserveringen, aankomsttijd en eventuele aanbetalingen nog kloppen.
Vraag dieetwensen en noodcontacten tegelijk met de aanmelding uit. Zet de antwoorden in één overzicht en deel de definitieve deelnemerslijst uiterlijk een week voor vertrek met de betrokken organisatoren.
Maak de kamerindeling nadat de aanmeldingen zijn gesloten en stuur die niet alleen mee in de laatste informatie, maar leg bij aankomst ook een kopie bij de welkomsttafel.
Controleer 48 uur voor vertrek de weersverwachting en pas het programma, de kledinginformatie en het vervoer daarop aan. Regel ook op tijd een alternatief voor buitenactiviteiten bij slecht weer.
Tel servies, keukenmateriaal en apparatuur vóór vertrek. Voor een gezamenlijke maaltijd heb je niet alleen borden en bestek nodig, maar ook voldoende pannen, snijplanken, koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, verlengkabels en een beamer met projectiescherm als die in het programma voorkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een teambuildingweekend organiseren?: Leg de datum, deelnemers en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer activiteiten en vervoer zodra het aantal deelnemers redelijk duidelijk is, zodat je niet afhankelijk wordt van beperkte beschikbaarheid.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een teambuildingweekend verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie ongeveer 3 weken voor vertrek. Bevestig de aantallen uiterlijk een week vooraf aan degene die boodschappen of maaltijden regelt.
Wanneer stuur ik de laatste informatie naar deelnemers?: Stuur de laatste informatie 5 tot 7 dagen voor vertrek. Vermeld daarin minimaal het vertrek- en aankomsttijdstip, vervoer, paklijst, kamerindeling, programma, huisregels en een contactpersoon voor noodgevallen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de locatie klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur voor toegang regelen, locatie controleren, bagage naar de kamers brengen, tafels en stoelen opstellen en de welkomsttafel klaarzetten. Bij een grote groep of meerdere ruimtes is 3 uur veiliger.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.