Checklist pour organiser un week-end de team building

Un week-end de team building demande plus qu’un lieu et quelques activités. Il faut coordonner les inscriptions, le transport, les chambres, les repas, le matériel et les informations envoyées aux participants. Cette checklist de 73 tâches et 57 fournitures suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation du séjour à l’accueil sur place. Utilise-la pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les besoins alimentaires, les contacts d’urgence, les clés et les équipements de présentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les participants
Réserver le lieu pour le week-end
Réserver le transport vers le lieu
Établir le programme du week-end
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan des chambres
Recueillir les contacts d'urgence
Réserver les activités
Vérifier les prévisions météo
Partager la liste finale des participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Transporter les produits réfrigérés au froid
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Envoyer les dernières informations aux participants
Organiser les clés et l’accès

Événement

Vérifier le lieu
2 personnes
Apporter les bagages dans les chambres
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Expliquer le programme et le règlement intérieur
Répartir les équipes
2 personnes
Animer le jeu de présentation
2 personnes
Préparer une activité d'équipe
3 personnes
Encadrer l’activité d’équipe
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Préparer le jeu du soir
2 personnes
Animer le jeu du soir
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Préparer les encas du soir
2 personnes
Ranger la cuisine et la salle à manger
4 personnes
Préparer le buffet du petit-déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
2 personnes
Ranger le petit-déjeuner
3 personnes
Préparer l’activité en extérieur
4 personnes
Encadrer l’activité en extérieur
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
2 personnes
Gérer la vaisselle du déjeuner
3 personnes
Préparer une activité créative
3 personnes
Encadrer l’activité créative
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les snacks de pause
2 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Préparer le matériel du quiz
2 personnes
Animer le quiz d’équipe
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Servir les en-cas du soir
2 personnes
Nettoyer l’espace repas
4 personnes
Préparer le petit déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
2 personnes
Vider les chambres
4 personnes
Rassembler les bagages
3 personnes
Animer l’activité de clôture
2 personnes
Distribuer le panier-repas
3 personnes
Faire ses adieux
2 personnes

Suivi

Trier les matériaux
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la cuisine en profondeur
3 personnes
Livrer les espaces propres
4 personnes
Remettre les clés
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier la caution et le solde final
Partager les photos avec les participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 24
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 24
Assiettes à petit-déjeunerqté 24
Bol à soupeqté 24
Tassesqté 24
Verres à boireqté 30
Verres à vinqté 24
Fourchettesqté 30
Couteauxqté 30
Cuillèresqté 30
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Poêle en acierqté 2
Casserolesqté 3
Poêlesqté 2
Passoiresqté 2
Saladiersqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Couverts de serviceqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Cordes de tir à la cordeqté 2
Masquesqté 12
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Balles de softballqté 6
Cordes à sauterqté 6
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 24
Marqueursqté 20
Feuilles de paperboardqté 30
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Post-itqté 12
Prixqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 2

Nettoyage

Seauxqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu, le transport et les activités dès que la date et le nombre prévisionnel de participants sont connus. Pour un week-end, vérifie aussi les horaires d’arrivée et de départ avant d’envoyer les invitations.
Demande les informations alimentaires et les contacts d’urgence au moment de l’inscription, puis fixe une date limite au moins 10 jours avant le départ. Cela laisse le temps d’adapter les achats et le plan des chambres.
Prépare le programme avec des horaires précis, mais garde au moins 30 minutes de marge entre le trajet, l’installation et la première activité. Les retards de transport et la remise des clés prennent souvent plus longtemps que prévu.
Envoie les dernières informations 48 à 72 heures avant le départ : adresse, horaires, transport, chambres, programme, météo prévue et personne à contacter. Partage la liste finale des participants avec les responsables concernés.
Regroupe le matériel par moment d’utilisation : accueil, repas, activités et présentation. Teste le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les rallonges avant le début du week-end, et prévois une solution de secours pour les fichiers.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un week-end de team building ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Réserve d’abord le lieu, le transport et les activités, puis finalise les inscriptions, les chambres et les repas dans les semaines suivantes.
Que faut-il envoyer aux participants avant un week-end de team building ?: Envoie les informations finales 48 à 72 heures avant le départ. Indique l’adresse, les horaires, le transport, le programme, la répartition des chambres, les consignes du lieu et un contact joignable pendant le séjour.
Combien de temps avant faut-il confirmer les besoins alimentaires ?: Demande-les dès l’inscription et fixe une échéance au moins 10 jours avant le week-end. Vérifie ensuite la liste finale des participants avant de faire les courses.
Comment organiser l’arrivée des participants sur place ?: Prépare une table d’accueil, les clés et l’accès avant l’heure d’arrivée prévue. Prévois environ 30 minutes pour accueillir le groupe, servir les boissons de bienvenue, installer les bagages et expliquer le programme ainsi que les règles du lieu.

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