Checklist para organizar un fin de semana de team building

Un fin de semana de team building necesita más que reservar un alojamiento y elegir algunas actividades. Hay que coordinar participantes, transporte, habitaciones, comidas, horarios y materiales con suficiente margen. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto, desde fijar la fecha hasta recibir al grupo y explicar las normas del lugar. También incluye los detalles que suelen quedarse para el último momento, como las preferencias dietéticas, los contactos de emergencia y el transporte de los productos refrigerados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y los participantes
Reservar el lugar para el fin de semana
Reservar transporte al recinto
Hacer el programa del fin de semana
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear la distribución de las habitaciones
Recopilar contactos de emergencia
Reservar actividades
Comprobar el pronóstico del tiempo
Compartir la lista definitiva de participantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Transportar los productos refrigerados en frío
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Enviar la última información a los participantes
Gestionar llaves y acceso

Evento

Comprobar el lugar
2 personas
Llevar el equipaje a las habitaciones
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar la mesa de bienvenida
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Explicar el programa y las normas de la casa
Asignar equipos
2 personas
Guiar el juego de presentación
2 personas
Preparar la actividad de equipo
3 personas
Coordinar la actividad del equipo
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar la cena
4 personas
Servir la cena
3 personas
Preparar el juego nocturno
2 personas
Coordinar el juego nocturno
2 personas
Servir café y té
2 personas
Preparar los snacks de la noche
2 personas
Ordenar la cocina y el comedor
4 personas
Preparar el desayuno buffet
3 personas
Servir el desayuno
2 personas
Recoger el desayuno
3 personas
Preparar la actividad al aire libre
4 personas
Guiar actividad al aire libre
3 personas
Repartir agua y fruta
2 personas
Preparar el bufé de almuerzo
4 personas
Servir el almuerzo
2 personas
Gestionar la vajilla del almuerzo
3 personas
Preparar la actividad creativa
3 personas
Guiar la actividad creativa
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir snacks del descanso
2 personas
Cocinar la cena
4 personas
Servir la cena
3 personas
Preparar el material del quiz
2 personas
Coordinar el concurso por equipos
2 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Servir los aperitivos de la noche
2 personas
Limpiar el área de comedor
4 personas
Preparar el desayuno
3 personas
Servir el desayuno
2 personas
Desocupar las habitaciones
4 personas
Recoger el equipaje
3 personas
Acompañar la actividad final
2 personas
Repartir el almuerzo para llevar
3 personas
Despedirse
2 personas

Seguimiento

Clasificar los materiales
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar a fondo la cocina
3 personas
Dejar los espacios limpios
4 personas
Devolver las llaves
Devolver el material prestado
2 personas
Comprobar la fianza y la liquidación final
Compartir fotos con los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 24
Mesas de buffetcant. 2
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 24
Platos de desayunocant. 24
Tazones para sopacant. 24
Tazascant. 24
Vasoscant. 30
Copas de vinocant. 24
Tenedorescant. 30
Cuchilloscant. 30
Cucharascant. 30
Cucharonescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cazocant. 2
Ollas de cocinacant. 3
Sartenescant. 2
Coladorescant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Bandejas de servircant. 8
Cubiertos de serviciocant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 2
Cuerdas para tira y aflojacant. 2
Antifacescant. 12
Conoscant. 20
Aroscant. 8
Bolas de softballcant. 6
Cuerdas para saltarcant. 6
Cronómetroscant. 4
Marcadorescant. 4

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 24
Rotuladorescant. 20
Hojas de rotafoliocant. 30
Rollos de cinta adhesivacant. 6
Post-itscant. 12
Premioscant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 4
Guirnaldas de lucescant. 2

Limpieza

Cuboscant. 2
Cepillos para vajillacant. 3
Esponjascant. 6
Paños de microfibracant. 12
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de participantes antes de preparar las habitaciones, las compras y el transporte. Recoge también las preferencias dietéticas y los contactos de emergencia para no tener que resolverlos durante la llegada.
Envía el programa y la última información varios días antes del viaje. Indica horarios, punto de salida, equipaje necesario, normas de la casa y un contacto disponible durante el fin de semana.
Comprueba el transporte y el acceso al recinto con antelación. Deja asignada a una persona para gestionar las llaves y evita que todo el grupo llegue mientras todavía se están preparando las habitaciones.
Calcula el material según el número definitivo de participantes: vajilla para las comidas, mesas y sillas, termos, cafeteras y utensilios de cocina. Comprueba también si el proyector, la pantalla, los altavoces y los cables tienen tomas compatibles.
Revisa la previsión meteorológica antes de cerrar el programa de actividades. Si habrá comida o dinámicas al aire libre, prepara una alternativa y comunica cualquier cambio en cuanto esté decidido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un fin de semana de team building?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar, contratar el transporte y elegir las actividades. Deja la lista definitiva de participantes, las habitaciones y las compras cerradas como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo hay que enviar el programa del fin de semana al equipo?: Envía una primera versión cuando abras las inscripciones y la versión definitiva entre 3 y 5 días antes de la salida. Incluye horarios, transporte, actividades, comidas, normas del alojamiento y un contacto de emergencia.
¿Cómo calcular la comida para un fin de semana de team building?: Calcula las raciones con la lista definitiva de participantes y añade aproximadamente un 10 % de margen para desayunos, comidas y cenas. Compra los productos refrigerados lo más cerca posible de la salida y transpórtalos en frío.
¿Qué hay que preparar para recibir al grupo?: Ten listas las llaves, la distribución de las habitaciones, la mesa de bienvenida, las bebidas y una explicación de 10 a 15 minutos sobre el programa y las normas de la casa. Comprueba el recinto antes de la llegada y lleva el equipaje a las habitaciones si el acceso lo permite.

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