Teambuilding-Wochenende organisieren: die Checkliste

Ein Teambuilding-Wochenende braucht mehr Vorbereitung als ein einzelner Teamtag: Unterkunft, Anreise, Zimmer, Verpflegung und Programm müssen zusammenpassen. Diese Checkliste führt dich von der Terminabstimmung bis zum Empfang vor Ort durch die Planung. Besonders leicht gehen Ernährungswünsche, Notfallkontakte, technische Ausstattung und die letzte Wetterprüfung unter. Plane die entscheidenden Reservierungen mehrere Wochen im Voraus und verschicke die letzten Informationen spätestens wenige Tage vor der Abfahrt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Teilnehmende festlegen
Veranstaltungsort für das Wochenende reservieren
Transport zum Veranstaltungsort reservieren
Wochenendprogramm erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Zimmeraufteilung erstellen
Notfallkontakte sammeln
Aktivitäten reservieren
Wettervorhersage prüfen
Endgültige Teilnehmerliste teilen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte gekühlt transportieren
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Teilnehmenden die letzten Informationen senden
Schlüssel und Zugang organisieren

Event

Ort überprüfen
2 Personen
Gepäck in die Zimmer bringen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Willkommenstisch vorbereiten
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
Programm und Hausregeln erläutern
Teams einteilen
2 Personen
Kennenlernspiel anleiten
2 Personen
Teamaufgabe vorbereiten
3 Personen
Teamaufgabe begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendessen vorbereiten
4 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Abendspiel vorbereiten
2 Personen
Abendspiel begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Abendsnacks bereitlegen
2 Personen
Küche und Essbereich aufräumen
4 Personen
Frühstücksbuffet vorbereiten
3 Personen
Frühstück servieren
2 Personen
Frühstück aufräumen
3 Personen
Outdoor-Aktivität vorbereiten
4 Personen
Outdoor-Aktivität begleiten
3 Personen
Wasser und Obst ausgeben
2 Personen
Mittagsbuffet vorbereiten
4 Personen
Mittagessen servieren
2 Personen
Mittagsgeschirr spülen
3 Personen
Kreative Aufgabe vorbereiten
3 Personen
Kreative Aufgabe anleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Abendessen kochen
4 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Quizmaterial vorbereiten
2 Personen
Teamquiz leiten
2 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Abendhäppchen servieren
2 Personen
Essbereich reinigen
4 Personen
Frühstück vorbereiten
3 Personen
Frühstück servieren
2 Personen
Zimmer leer räumen
4 Personen
Gepäck sammeln
3 Personen
Abschlussaktivität begleiten
2 Personen
Lunchpakete verteilen
3 Personen
Abschied nehmen
2 Personen

Nachbereitung

Materialien sortieren
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Küche gründlich reinigen
3 Personen
Räume sauber übergeben
4 Personen
Schlüssel abgeben
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Kaution und Schlussabrechnung prüfen
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 24
BuffetischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 24
FrühstückstellerAnz. 24
SuppenschalenAnz. 24
TassenAnz. 24
TrinkgläserAnz. 30
WeingläserAnz. 24
GabelnAnz. 30
MesserAnz. 30
LöffelAnz. 30
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
StielkasserolleAnz. 2
KochtöpfeAnz. 3
PfannenAnz. 2
SiebAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierbesteckAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 2
TauziehseileAnz. 2
AugenbindenAnz. 12
KegelAnz. 20
ReifenAnz. 8
SoftbälleAnz. 6
SpringseileAnz. 6
StoppuhrenAnz. 4
AnzeigetafelnAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 24
StifteAnz. 20
FlipchartblätterAnz. 30
KlebebandrollenAnz. 6
Post-itsAnz. 12
PreiseAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 4
LichtergirlandeAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3
SchwämmeAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Teilnehmendenzahl zuerst fest. Reserviere Veranstaltungsort, Transport und Aktivitäten erst danach, damit Zimmer, Sitzplätze und Fahrkapazität für alle ausreichen.
Sammle Ernährungswünsche und Notfallkontakte mit der Anmeldung. Prüfe die Angaben spätestens eine Woche vor dem Wochenende und teile die endgültige Teilnehmerliste mit allen zuständigen Personen.
Erstelle einen Ablauf mit Uhrzeiten für Anreise, Mahlzeiten, Aktivitäten und Ruhephasen. Reservierte Programmpunkte sollten mindestens 30 Minuten Puffer für Wege und Verzögerungen haben.
Prüfe die Ausstattung des Veranstaltungsorts vor dem Packen: Für Präsentationen brauchst du unter anderem Beamer, Projektionsleinwand und Verlängerungskabel; für Mahlzeiten müssen Geschirr, Koch- und Servierutensilien vorhanden sein.
Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und sende dann die letzten Informationen. Nenne Abfahrtszeit, Treffpunkt, Gepäckhinweise, Hausregeln und eine Telefonnummer für dringende Rückfragen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Teambuilding-Wochenende planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Unterkunft, Transport und beliebte Aktivitäten sind die Punkte, die zuerst ausgebucht sein können.
Wann sollte ich die Einladungen für das Teambuilding-Wochenende verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist von mindestens 3 Wochen, damit du Zimmer, Verpflegung und Aktivitäten verbindlich planen kannst.
Wann muss die endgültige Teilnehmerliste feststehen?: Schließe die Liste spätestens 7 Tage vor der Abfahrt ab. Bis dahin sollten auch Ernährungswünsche, Zimmeraufteilung und Notfallkontakte erfasst sein.
Was muss man 48 Stunden vor einem Teambuilding-Wochenende prüfen?: Prüfe Wetter, Transport, Reservierungen, Einkaufsliste und die Verfügbarkeit der technischen Ausstattung. Schicke anschließend die letzten Informationen an alle Teilnehmenden und kläre Schlüssel sowie Zugang zum Veranstaltungsort.

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