Tapasavond organiseren: checklist en planning
Een tapasavond draait om veel kleine gerechten die tegelijk beschikbaar moeten zijn. Begin daarom met het aantal gasten, dieetwensen en de tafelschikking voordat je boodschappen doet. Plan koude tapas, marinades en desserts vooruit, zodat je op de avond zelf vooral hoeft af te maken en op te warmen. Met deze checklist houd je ook koelruimte, servies, buffet, dranken en verlichting onder controle.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gastenlijst bevestigen
Tafelschikking maken
Menu afstemmen op diëten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Verse ingrediënten controleren
2 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Marinades en sauzen maken
2 personen
Vlees en vis marineren
2 personen
Desserts voorbereiden
2 personen
Koelruimte indelen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafellinnen en servies klaarzetten
3 personen
Buffet- en barplek inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek en verlichting testen
Tapas afmaken en opwarmen
4 personen
Koude tapas schikken
3 personen
Dranken- en koffiestation vullen
2 personen
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Aperitief en hapjes serveren
3 personen
Warme tapas serveren
4 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste ronde dranken aanbieden
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval scheiden en wegbrengen
2 personen
Koelboxen en materialen reinigen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 32
- Buffettafelsaantal 2
- Barkrukkenaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 36
- Dessertbordenaantal 36
- Tapasschaaltjesaantal 36
- Waterglazenaantal 36
- Wijnglazenaantal 36
- Bierglazenaantal 24
- Koffiekopjesaantal 24
- Vorkenaantal 36
- Messenaantal 36
- Lepelsaantal 36
- Tapasprikkersaantal 100
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Serveertangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Ovenschalenaantal 6
- Koekenpannenaantal 3
- Steelpanaantal 2
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 12
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparaat
- Waterkoker
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 3
- Bluetoothspeaker
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Servettenhoudersaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
Verlichting
- Tafellampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasbakkenaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Handveger en blik
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel dieetwensen uiterlijk één week vooraf en verwerk ze direct in het menu. Zo voorkom je dat je op de avond zelf nog aparte tapas of sauzen moet maken.
- Controleer twee dagen vooraf je boodschappenlijst en koelruimte. Verse ingrediënten, marinades en desserts nemen samen meer plek in dan je vooraf inschat.
- Maak groenten, marinades, sauzen en gemarineerd vlees of vis de dag ervoor klaar. Bewaar alles in vershoudbakken en label bakken met gerecht en eventuele dieetvariant.
- Zet tafels, stoelen, tafellinnen, servies en tapasschaaltjes minimaal 2 uur voor aankomst klaar. Reken per gast op een dinerbord, glas en bestek, plus extra schaaltjes voor rondes die tegelijk op tafel staan.
- Richt buffet- en barplek 60 minuten vooraf in en test muziek, verlichting, koffiezetapparaat en waterkoker. Zet dranken koud voordat de eerste gasten binnenkomen en houd warme tapas afgedekt in warmhoudbakken.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel dagen van tevoren moet ik een tapasavond organiseren?
- Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de avond en doe de boodschappen 1 tot 2 dagen van tevoren.
- Hoeveel tijd kost het voorbereiden van een tapasavond?
- Reken voor een groep van 8 tot 12 personen op ongeveer 4 tot 6 uur voorbereiding, verdeeld over de dag ervoor en de dag zelf. Trek op de dag zelf nog 2 uur uit voor tafels, buffet, dranken en het afmaken van de tapas.
- Hoeveel tapas heb ik per persoon nodig?
- Plan ongeveer 8 tot 12 kleine porties per persoon voor een volledige avondmaaltijd, verdeeld over meerdere rondes. Maak daarnaast 2 tot 3 soorten koude tapas vooraf klaar, zodat niet alles tegelijk uit de keuken hoeft te komen.
- Wanneer zet ik drank en tapas klaar voor een tapasavond?
- Zet dranken ongeveer 1 uur vooraf koud en vul het drankenstation vlak voor aankomst. Schik koude tapas 15 tot 30 minuten vooraf; warme tapas maak je in de laatste 30 tot 45 minuten af en serveer je in rondes.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!