Zo organiseer je een talentenwedstrijd zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en spelregels voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna de jury, presentator en technische ondersteuning vast en open de inschrijvingen met duidelijke informatie over tijdsduur, benodigdheden en selectie. Zodra de optredens bekend zijn, maak je een realistisch programma en verzamel je muziek en technische wensen. Op de dag zelf bepalen een getest geluidssysteem, geprinte juryformulieren en een draaiboek of alles volgens planning verloopt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
3
Juryleden benaderen
2 personen
4
Presentator vastleggen
5
Technische ondersteuning regelen
2 personen
6
Aanmeldformulier maken
7
Inschrijvingen openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie online plaatsen
2 personen
10
Posters verspreiden
3 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Deelnemers bevestigen
2 personen
13
Optredens indelen
2 personen
14
Programma publiceren
15
Dieetwensen verzamelen
16
Jurycriteria voorbereiden
2 personen
17
Juryformulieren printen
18
Prijzen bestellen
19
Certificaten maken
2 personen
20
Reserveringen maken
21
Catering bestellen
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Optreedmuziek verzamelen
2 personen
24
Technische wensen opvragen
2 personen
25
Draaiboek afdrukken
26
Contactlijst afdrukken
27
Crewbriefing voorbereiden
2 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Podium opbouwen
4 personen
30
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
31
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
32
Tafels opstellen
3 personen
33
Stoelen klaarzetten
4 personen
34
Jurytafel inrichten
2 personen
35
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
36
Backstage inrichten
3 personen
37
Versiering ophangen
3 personen
38
Programma ophangen
39
Prijzen klaarzetten
40
Garderobe inrichten
2 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Koffiepunt inrichten
2 personen
43
Hapjes voorbereiden
3 personen
44
Techniek testen
3 personen
45
Deelnemers ontvangen
3 personen
46
Deelnemers inchecken
2 personen
47
Jury instrueren
2 personen
48
Publiek verwelkomen
2 personen
49
Programma presenteren
50
Optredens begeleiden
3 personen
51
Podiumwissels uitvoeren
3 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Servies verzamelen
2 personen
56
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
57
Juryuitslag verwerken
2 personen
58
Winnaars aankondigen
2 personen
59
Prijzen uitreiken
2 personen
60
Groepsfoto maken
61
Publiek uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
63
Podium afbreken
4 personen
64
Meubilair terugzetten
4 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Overgebleven catering opslaan
2 personen
67
Afval sorteren
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Geleende spullen verzamelen
2 personen
72
Materialen retourneren
2 personen
73
Verloren voorwerpen registreren
74
Foto's met deelnemers delen
75
Uitslag online publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Jurytafelsaantal 2
Inschrijftafel
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Podiummonitorenaantal 2
DI-boxenaantal 4
Laptop
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 10
Tape voor kabelsaantal 6
Printer
Fotocamera
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Koelcontainersaantal 3

Decoratie

Podiumachterdoek
Ballonnenbogenaantal 2
Vlaggenlijnenaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjeshoudersaantal 20
Pijlbordenaantal 8
Fotowand

Sportmateriaal

Kabelmattenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stel het wedstrijdreglement op vóór de inschrijvingen openen. Zet er onder meer de maximale optreedduur, beoordelingscriteria, deadline en manier van bekendmaken van de uitslag in.
Vraag technische wensen direct bij de aanmelding op en verzamel alle optreedmuziek uiterlijk één week vooraf. Test daarna laptop, muziekspeler, mengpaneel, microfoons en DI-boxen met de technicus.
Plan de optredens pas nadat de inschrijvingen zijn gecontroleerd. Houd per deelnemer tijd vrij voor opbouw, soundcheck en wissel; zo loopt het programma niet meteen uit bij de eerste act.
Print de juryformulieren en het draaiboek minstens één dag vooraf. Leg reserve-exemplaren, pennen en een overzicht met deelnemers en starttijden bij de jurytafel klaar.
Regel stroom en kabels tijdens de opbouw, niet vlak voor aanvang. Gebruik verlengkabels, stekkerdozen, kabelgoten en tape, en controleer of publieksroutes vrij blijven van kabels en podiumdelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een talentenjacht te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding. In die periode regel je de locatie, jury en presentator, open je de inschrijvingen en werk je het programma en de techniek uit.
Hoeveel tijd geef je deelnemers voor een optreden?: Plan meestal 5 tot 10 minuten per deelnemer, inclusief optreden en wissel. Reserveer bij acts met instrumenten extra tijd voor opbouw en een korte soundcheck.
Wanneer moet je de inschrijvingen voor een talentenwedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijvingen bij voorkeur 2 tot 3 weken vóór de wedstrijd. Dan houd je tijd over om deelnemers te bevestigen, optredens in te delen, muziek te verzamelen en het programma te publiceren.
Wanneer test je de techniek voor een talentenjacht?: Doe de volledige soundcheck minimaal 2 uur vóór de start en test microfoons, muziek, monitoren en verlichting afzonderlijk. Vraag technische wensen uiterlijk 1 week vooraf op, zodat ontbrekende apparatuur nog geregeld kan worden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.