Einen Talentwettbewerb organisieren: der richtige Ablauf
Ein Talentwettbewerb steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Datum, Ort und Regeln fest, dann öffnest du die Anmeldung und planst die Auftritte. Technik, Jury und Moderation müssen mehrere Wochen vor dem Termin verbindlich zugesagt sein. Kurz vor der Veranstaltung entscheidest du Reihenfolge, Musik, Bewertung und Catering. Plane außerdem Zeit für Aufbau, Soundcheck und die Ausgabe von Zertifikaten und Preisen ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
- 3
Jurymitglieder ansprechen
2 Personen
- 4
Moderator festlegen
- 5
Technische Unterstützung organisieren
2 Personen
- 6
Anmeldeformular erstellen
- 7
Anmeldungen öffnen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Werbung online stellen
2 Personen
- 10
Poster verteilen
3 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 13
Auftritte einteilen
2 Personen
- 14
Programm veröffentlichen
- 15
Ernährungswünsche erfassen
- 16
Jurykriterien vorbereiten
2 Personen
- 17
Jurymitglieder-Formulare drucken
- 18
Preise bestellen
- 19
Zertifikate erstellen
2 Personen
- 20
Reservierungen vornehmen
- 21
Catering bestellen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Auftrittsmusik sammeln
2 Personen
- 24
Technische Anforderungen erfragen
2 Personen
- 25
Drehbuch ausdrucken
- 26
Kontaktliste ausdrucken
- 27
Crew-Briefing vorbereiten
2 Personen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Bühne aufbauen
4 Personen
- 30
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 31
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
- 32
Tische aufstellen
3 Personen
- 33
Stühle aufstellen
4 Personen
- 34
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 35
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
- 36
Backstage einrichten
3 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 38
Programm aufhängen
- 39
Preise bereitstellen
- 40
Garderobe einrichten
2 Personen
- 41
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 42
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 43
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 44
Technik testen
3 Personen
- 45
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 46
Teilnehmer einchecken
2 Personen
- 47
Jury einweisen
2 Personen
- 48
Publikum begrüßen
2 Personen
- 49
Programm präsentieren
- 50
Auftritte betreuen
3 Personen
- 51
Bühnenwechsel durchführen
3 Personen
- 52
Getränke servieren
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Snacks servieren
3 Personen
- 55
Geschirr sammeln
2 Personen
- 56
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 57
Juryergebnis verarbeiten
2 Personen
- 58
Gewinner ankündigen
2 Personen
- 59
Preise überreichen
2 Personen
- 60
Gruppenfoto machen
- 61
Publikum verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
- 63
Bühne abbauen
4 Personen
- 64
Möbel zurückstellen
4 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 67
Abfall trennen
3 Personen
- 68
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 69
Location reinigen
4 Personen
- 70
Toiletten reinigen
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen sammeln
2 Personen
- 72
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 73
Verlorene Gegenstände erfassen
- 74
Fotos mit Teilnehmenden teilen
- 75
Ergebnis online veröffentlichen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 6
- JurytischeAnz. 2
- Anmeldetisch
- BiertischeAnz. 8
- StühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- BühnemonitoreAnz. 2
- DI-BoxenAnz. 4
- Laptop
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 10
- Klebeband für KabelAnz. 6
- Drucker
- Fotokamera
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
- KühlcontainerAnz. 3
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- BallonbögenAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 6
- TischdeckenAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 20
- WegweiserAnz. 8
- Fotowand
Sportmaterial
- KabelmattenAnz. 8
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- Staubsauger
- ReinigungswagenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Regelwerk, Altersgruppen, Auftrittsdauer und Bewertungskriterien fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. So vermeidest du Nachfragen und kannst Bewerbungen einheitlich prüfen.
- Sprich Jury, Moderation und technische Unterstützung mindestens 4 bis 6 Wochen vorher an. Frage bei jeder Anmeldung auch technische Anforderungen, Auftrittsmusik und Ernährungswünsche ab.
- Teile die Auftritte erst ein, wenn die Anmeldefrist beendet ist. Veröffentliche das Programm spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb und bestätige jedem Teilnehmer die genaue Startzeit.
- Plane für Bühne und Technik einen eigenen Ablauf: Bühnenmonitore, Funkmikrofone, Mischpult, DI-Boxen und Kabel müssen vor Einlass getestet werden. Ein Soundcheck von 60 bis 90 Minuten verhindert hektische Umbauten.
- Bestelle Preise, Zertifikate und Catering nicht erst in der Veranstaltungswoche. Rechne Getränke und Geschirr anhand der bestätigten Gästezahl und halte für Jury, Helfer und Teilnehmer zusätzliche Portionen bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Talentwettbewerb planen?
- Beginne mindestens 8 Wochen vor dem Termin mit Ort, Regelwerk, Jury und technischer Unterstützung. Die Anmeldung sollte 3 bis 4 Wochen geöffnet sein, damit du das Programm rechtzeitig zusammenstellen kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Talentwettbewerb?
- Plane mindestens 3 Stunden für Bühne, Jurytische, Lautsprecher, Licht, Kabel und Anmeldung ein. Zusätzlich solltest du 60 bis 90 Minuten für Soundcheck und kurze Proben der Teilnehmer reservieren.
- Wann sollte man das Programm eines Talentwettbewerbs veröffentlichen?
- Veröffentliche die Reihenfolge und Startzeiten spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Bitte Teilnehmer, Änderungen an Musik oder technischen Anforderungen bis dahin verbindlich zu melden.
- Was muss die Jury bei einem Talentwettbewerb bekommen?
- Bereite pro Jurymitglied ein Bewertungsformular mit den festgelegten Kriterien vor und drucke Ersatzexemplare aus. Übergib die Unterlagen spätestens 30 Minuten vor Beginn, damit die Jury die Bewertung kurz abstimmen kann.
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