Organiser un concours de talents sans perdre le fil

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par fixer la date, le lieu et le règlement avant de communiquer. Précisez notamment la durée maximale d’une prestation, les critères de notation et la date limite d’inscription ; sans ces règles, les questions s’accumulent dès la première semaine.
• Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui demande la durée, le type de prestation, la musique utilisée, les besoins alimentaires et les besoins techniques. Fermez les inscriptions au moins 10 jours avant le concours pour garder le temps de répartir les passages.
• Demandez les fichiers audio et les informations techniques au plus tard 7 jours avant l’événement. Regroupez la musique sur un ordinateur ou un lecteur audio unique, puis testez les microphones, les boîtiers DI, les retours de scène et les rallonges avant l’arrivée du public.
• Construisez le programme après confirmation des participants, et non à partir des premières inscriptions. Gardez 5 à 10 minutes de marge toutes les heures pour les changements de matériel, les retards et les réglages imprévus.
• Préparez séparément l’accueil, le jury et les coulisses. Imprimez le déroulé et les formulaires de notation, installez une table d’inscription, identifiez les câbles avec du ruban et gardez les certificats et les prix dans une enveloppe prête à remettre.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de talents ?

Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, le jury et l’animateur, d’ouvrir les inscriptions, puis de confirmer les prestations et leurs besoins techniques au moins 7 jours avant.

Quand faut-il fermer les inscriptions à un concours de talents ?

Fermez-les environ 10 jours avant l’événement. Il vous restera ainsi assez de temps pour traiter les candidatures, demander les informations manquantes, répartir les passages et publier le programme.

Combien de temps prévoir par candidat ?

Comptez la durée de la prestation, puis ajoutez 5 à 10 minutes pour l’installation, le changement de matériel et les remarques du jury. Pour une prestation de 5 minutes, bloquez donc généralement 10 à 15 minutes dans le déroulé.

Quand tester le son et les lumières ?

Faites un premier test complet la veille ou au moins 3 heures avant l’ouverture des portes. Vérifiez chaque microphone, les haut-parleurs, les retours de scène, la table de mixage, les projecteurs LED et les fichiers audio utilisés par les candidats.

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