Cómo organizar un concurso de talentos paso a paso

Un concurso de talentos funciona cuando las decisiones clave quedan cerradas antes de abrir las inscripciones. Primero define la fecha, el lugar, las reglas y los criterios del jurado; después prepara el formulario y la difusión. Cuando sepas cuántas actuaciones habrá, podrás ordenar el programa, confirmar las necesidades técnicas y calcular catering, mobiliario y tiempos. El día del evento, una mesa de inscripción, un plan de trabajo impreso y una prueba de sonido evitan la mayoría de los retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
3
Contactar a los miembros del jurado
2 personas
4
Confirmar al presentador
5
Organizar soporte técnico
2 personas
6
Crear formulario de inscripción
7
Abrir inscripciones
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar la promoción en línea
2 personas
10
Distribuir carteles
3 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Confirmar participantes
2 personas
13
Distribuir las actuaciones
2 personas
14
Publicar el programa
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Preparar los criterios del jurado
2 personas
17
Imprimir formularios de jurado
18
Encargar premios
19
Crear certificados
2 personas
20
Hacer reservas
21
Pedir el catering
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Reunir la música para la actuación
2 personas
24
Solicitar necesidades técnicas
2 personas
25
Imprimir el plan de trabajo
26
Imprimir la lista de contactos
27
Preparar la reunión del equipo
2 personas

Evento

28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Montar el escenario
4 personas
30
Montar el sistema de sonido
3 personas
31
Montar la instalación de iluminación
2 personas
32
Montar mesas
3 personas
33
Preparar las sillas
4 personas
34
Preparar la mesa del jurado
2 personas
35
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
36
Montar backstage
3 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Colgar el programa
39
Preparar los premios
40
Montar el guardarropa
2 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Montar el punto de café
2 personas
43
Preparar aperitivos
3 personas
44
Probar la técnica
3 personas
45
Recepción de participantes
3 personas
46
Registrar a los participantes
2 personas
47
Instruir al jurado
2 personas
48
Dar la bienvenida al público
2 personas
49
Presentar el programa
50
Coordinar las actuaciones
3 personas
51
Realizar cambios de escenario
3 personas
52
Servir las bebidas
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Recoger la vajilla
2 personas
56
Responder preguntas del público
2 personas
57
Procesar el veredicto del jurado
2 personas
58
Anunciar a los ganadores
2 personas
59
Entregar premios
2 personas
60
Hacer una foto de grupo
61
Despedir al público
2 personas

Seguimiento

62
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
63
Desmontar el escenario
4 personas
64
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Guardar la catering sobrante
2 personas
67
Clasificar residuos
3 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar el lugar
4 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Recoger los artículos prestados
2 personas
72
Devolver los materiales
2 personas
73
Registrar objetos perdidos
74
Compartir fotos con los participantes
75
Publicar el resultado en línea

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Mesas del juradocant. 2
Mesa de inscripción
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 120
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Monitores de escenariocant. 2
Cajas DIcant. 4
Portátil
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 10
Cinta para cablescant. 6
Impresora
Cámara de fotos
Baterías externascant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 4

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzas de servircant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 3

Decoración

Telón de fondo del escenario
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 6
Mantelescant. 12
Portanombrescant. 20
Carteles direccionalescant. 8
Photowall

Material deportivo

Alfombrillas para cablescant. 8
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Aspiradora
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el reglamento antes de publicar la convocatoria. Incluye quién puede participar, la duración máxima de cada actuación, el formato de selección y la fecha límite de inscripción.
Contacta al jurado y al presentador con varias semanas de margen. Envíales los criterios de valoración y confirma por escrito el horario de llegada y la duración prevista del concurso.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir puertas. Comprueba micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, monitores, cajas DI, portátil, reproductor de música, iluminación y todos los cables.
No publiques el programa hasta confirmar a cada participante. Ordena las actuaciones teniendo en cuenta los cambios de equipo y recoge con antelación la música y las necesidades técnicas de cada número.
Calcula el servicio a partir del número confirmado de asistentes y participantes. Recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering y prepara premios, certificados y formularios del jurado antes de la semana del evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de talentos?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar, contacta al jurado y al presentador, redacta las reglas y deja al menos 3 semanas para las inscripciones y la promoción.
¿Cuánto debe durar cada actuación en un concurso de talentos?: Fija un límite de 3 a 5 minutos por actuación para mantener un ritmo manejable. Añade entre 2 y 3 minutos para presentar al participante y cambiar el material técnico.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes del concurso. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, distribuir las actuaciones, publicar el programa y pedir la música o el equipo necesario.
¿Cuándo se hace la prueba de sonido?: Hazla el mismo día, al menos 2 horas antes de la llegada del público. Reserva tiempo adicional si hay actuaciones con instrumentos, pistas de audio o cambios frecuentes de micrófonos y conexiones.

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