Talentenjacht organiseren: complete checklist

Een talentenjacht staat of valt met een strak programma en techniek die vooraf is getest. Leg eerst datum, locatie, jury en presentator vast; daarna verzamel je acts en technische wensen. Werk toe naar een definitieve actvolgorde, duidelijke jurycriteria en een draaiboek voor de crew. Op de dag zelf controleer je podium, geluid, verlichting, muziekback-up, drank en ontvangst voordat de eerste deelnemer opgaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Aanmeldformulier voor acts maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Juryleden benaderen
2 personen
Presentator vastleggen
Muziek en acts verzamelen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Jurycriteria uitwerken
2 personen
Reservering locatie controleren
Geluid testen met presentator
3 personen
Technische wensen acts inventariseren
2 personen
Draaiboek printen
Actvolgorde bevestigen
2 personen
Juryformulieren printen
Prijzen en certificaten regelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Muziekbestanden back-uppen
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Podiumdelen opstellen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht en kabels aansluiten
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Muziek afspelen testen
2 personen
Podiumveiligheid controleren
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Acts ontvangen
2 personen
Acts inchecken
2 personen
Korte soundchecks uitvoeren
3 personen
Publieksontvangst verzorgen
3 personen
Entree en garderobe bemannen
3 personen
Openingsronde begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Acts klaarzetten
2 personen
Muziek en licht bedienen
2 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Juryformulieren uitdelen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Publieksstemming begeleiden
2 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Zaal vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Podium afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Sleutels en locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Foto's en uitslagen delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 120
Krukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120
Afzetpalenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Laptop
Laptopstandaard
Muziekback-up USBaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenboog
Slingersaantal 12
Sterrenachtergrondaantal 2
Rode loper
Podiumpodiumdoekaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Folieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2

Catering

Kassa
Geldkist
Menubordenaantal 4
Naamkaartjesaantal 30
Juryformulierenaantal 30
Stembiljettenaantal 120
Prijzenaantal 3
Certificatenaantal 30
Boodschappen

Tips

Plan een technische repetitie met presentator en minimaal één act. Test microfoons, laptop, mengpaneel, actieve speakers en alle muziekbestanden vóórdat het publiek binnenkomt.
Vraag bij elke inschrijving naar de actduur, benodigde muziek, microfoons en andere techniek. Zet de informatie uiterlijk 7 dagen vooraf in één overzicht naast de actvolgorde.
Maak het programma met korte wisselmomenten tussen acts. Reserveer per act minstens 2 minuten voor op- en afbouw en houd een reserveblok van 10 minuten achter de hand.
Print juryformulieren, het draaiboek en de aanwezigheidslijst op de dag zelf. Leg per document minstens één extra exemplaar klaar bij de jurytafel en backstage.
Regel prijzen en certificaten vóór de laatste week. Controleer ook de boodschappen, koel de dranken op tijd en leg batterijen, verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten bij de techniek klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een talentenjacht met 20 acts?: Reken bij 20 acts van gemiddeld 5 minuten op 100 minuten optredentijd. Met jurering, aankondigingen en wissels duurt het programma meestal 2,5 tot 3 uur.
Wanneer moet ik acts inschrijven voor een talentenjacht?: Sluit de inschrijving bij voorkeur 2 tot 3 weken vóór de talentenjacht. Gebruik de laatste 7 dagen om technische wensen, muziekbestanden, actduur en de definitieve volgorde te bevestigen.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een talentenjacht?: Met 3 juryleden kun je scores verdelen en blijft de beoordeling overzichtelijk. Benader hen uiterlijk 3 weken vooraf en geef minimaal 7 dagen voor het evenement de criteria en formulieren door.
Wanneer test je het geluid voor een talentenjacht?: Doe de volledige geluidstest op de dag zelf minstens 2 uur vóór de start. Test met de presentator, alle microfoons, de laptop, muziekback-up, speakers en de lastigste act.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.