Checklist para organizar un concurso de talentos

Un concurso de talentos necesita más coordinación que una simple reunión: hay artistas, jurado, presentador, música y cambios de escenario. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y abrir las inscripciones hasta probar el sonido y entregar los premios. Reserva tiempo para recopilar las necesidades técnicas de cada actuación y prepara una copia de seguridad de la música. El día del evento, una persona debe controlar el programa mientras otra resuelve los cambios en el escenario.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Crear el formulario de inscripción para los artistas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Contactar a los miembros del jurado
2 personas
Confirmar al presentador
Reunir música y actuaciones
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Elaborar los criterios del jurado
2 personas
Comprobar la reserva del recinto
Probar el sonido con el presentador
3 personas
Recopilar requisitos técnicos de los artistas
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Confirmar el orden de las actuaciones
2 personas
Imprimir formularios de jurado
Gestionar premios y certificados
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Hacer copia de seguridad de los archivos de música
Preparar la lista de asistencia

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar las luces y los cables
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar la reproducción de música
2 personas
Comprobar la seguridad del escenario
2 personas
Preparar el buffet de catering
3 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Recibir actuaciones
2 personas
Registro de actos
2 personas
Realizar pruebas de sonido breves
3 personas
Atender la recepción del público
3 personas
Atender la entrada y el guardarropa
3 personas
Coordinar la ronda de apertura
2 personas
Anunciar las actuaciones
Preparar las actuaciones
2 personas
Controlar la música y la iluminación
2 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
Repartir formularios del jurado
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Guiar la votación del público
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
3 personas
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Barr er y fregar el suelo del salón
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Entregar las llaves y el local
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Compartir fotos y resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Mesascant. 10
Sillascant. 120
Taburetescant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 120
Postes separadorescant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Portátil
Soporte para portátil
USB de respaldo de músicacant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2

Decoración

Globoscant. 150
Arco de globos
Guirnaldascant. 12
Fondo estrelladocant. 2
Alfombra roja
Telón del escenariocant. 2
Mantelescant. 10
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 8
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzascant. 4
Jarras medidorascant. 2
Papel de aluminiocant. 3
Recipientes herméticoscant. 12
Abrebotellascant. 3
Sacacorchoscant. 2

Catering

Caja registradora
Caja registradora
Carteles del menúcant. 4
Tarjetas de nombrecant. 30
Hojas de evaluación del juradocant. 30
Boletascant. 120
Premioscant. 3
Certificadoscant. 30
Compras

Consejos

Cierra las inscripciones con varios días de margen para poder ordenar las actuaciones, contactar a quienes falten y preparar el programa sin trabajar a última hora.
Pide a cada artista sus requisitos técnicos por escrito: número de micrófonos, conexión de audio, espacio y tiempo de montaje. Así puedes probar el sonido con el presentador antes de abrir la sala.
Guarda la música en el portátil y en un USB de respaldo. Comprueba ambos archivos antes del evento y lleva baterías de repuesto para los micrófonos inalámbricos.
Imprime el programa, el plan de trabajo y los formularios del jurado antes del día del concurso. Lleva varias copias adicionales por si cambia el orden de las actuaciones.
Monta primero las piezas del escenario, los soportes y el cableado; después coloca focos y decoración. Deja los cables sujetos con canaletas o cinta y comprueba que no bloqueen la escalera ni las zonas de paso.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo cerrar las inscripciones para un concurso de talentos?: Ciérralas al menos 7 días antes del evento. Ese margen permite revisar las actuaciones, confirmar requisitos técnicos, preparar los criterios del jurado y elaborar el programa.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido?: Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de que llegue el público. Prueba los micrófonos, la mesa de mezclas, los altavoces, la música de cada actuación y la intervención del presentador.
¿Cuántos miembros debe tener el jurado?: Trabaja con al menos 3 personas para repartir la valoración y evitar que una sola opinión decida el resultado. Entrega los criterios y los formularios antes de comenzar la primera actuación.
¿Qué hay que preparar el día del concurso de talentos?: Llega entre 2 y 3 horas antes para abrir el recinto, revisar la sala, montar el escenario, colocar las sillas y comprobar el equipo. Reserva los últimos 30 minutos para recibir a los artistas y confirmar el orden de salida.

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