Zo organiseer je een talentenavond zonder verrassingen

Begin met de datum en locatie en werk daarna in vaste volgorde: deelnemers inschrijven, programma maken, techniek controleren en pas dan de zaal inrichten. Bij een talentenavond lopen optredens, jurybeoordeling en publieksbegeleiding tegelijk. Verzamel muziekbestanden en technische wensen uiterlijk één week vooraf en wijs één persoon aan voor de artiestenlijst. Op de dag zelf draait alles om een korte soundcheck, duidelijke wissels en een podium dat ruim vóór de ontvangst klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
3
Deelnemers voor optredens inschrijven
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Optredens en muziekbestanden verzamelen
2 personen
8
Artiestenlijst en contactgegevens maken
9
Presentatoren aanwijzen
10
Juryleden aanwijzen
11
Jurybeoordelingsformulieren maken
12
Optredens technisch inventariseren
2 personen
13
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Houdbare catering opslaan
2 personen
17
Koelproducten koelen
2 personen
18
Naamkaartjes voor artiesten maken
2 personen
19
Programmaboekjes printen
2 personen
20
Bewegwijzering printen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Podiumruimte vrijmaken
4 personen
23
Podiumdelen opbouwen
4 personen
24
Stoelen opstellen
4 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Garderobe inrichten
2 personen
27
Entreebalie inrichten
2 personen
28
Decoratie ophangen
3 personen
29
Bewegwijzering ophangen
2 personen
30
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Lichtinstallatie testen
2 personen
33
Muziekbestanden testen
2 personen
34
Artiesten ontvangen
2 personen
35
Artiesten naar kleedruimte begeleiden
2 personen
36
Optredens kort repeteren
3 personen
37
Jurytafel klaarzetten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Buffet en bar inrichten
3 personen
41
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
42
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
43
Dieetopties apart markeren
44
Entree en registratie bemannen
2 personen
45
Bezoekers ontvangen
3 personen
46
Programma uitdelen
2 personen
47
Garderobe bemannen
2 personen
48
Openingswoord verzorgen
2 personen
49
Optredens begeleiden
3 personen
50
Artiestenwissels begeleiden
2 personen
51
Geluid tijdens optredens bedienen
2 personen
52
Licht tijdens optredens bedienen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Buffet netjes houden
2 personen
56
Juryformulieren verzamelen
57
Winnaars en prijzen klaarzetten
2 personen
58
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
59
Slotwoord verzorgen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

62
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Overgebleven catering verpakken
2 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Zaal schoonmaken
4 personen
68
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
69
Meubilair terugplaatsen
4 personen
70
Apparatuur inpakken
3 personen
71
Locatie afsluiten
2 personen
72
Geleende spullen controleren
2 personen
73
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
74
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
75
Gevonden voorwerpen terugbrengen
76
Vergeten catering gekoeld bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrap
Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Jurytafelsaantal 2
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2
Kleedkamerschermenaantal 4
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 2
Laptop
Laptopstandaard
AUX-kabelsaantal 3
XLR-kabelsaantal 8
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 8

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 4
LED-lampenaantal 8

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 12
Achtergronddoekaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Tafelbordjesaantal 12
Pijlbordenaantal 10
Plakbandaantal 6
Dubbelzijdige tapeaantal 4

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Scharenaantal 4
Flesopenersaantal 3
Maatbekersaantal 2
Voedselcontainersaantal 10
Etikettenaantal 100
Pennenaantal 20
Juryformulierenaantal 30
Programmaboekjesaantal 130
Naamkaartjesaantal 40
Stembriefjesaantal 130
Prijzenaantal 6
Kassa
Wisselgeldbakje
Kledinghangersaantal 120

Schoonmaak

Bezemsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de inschrijving uiterlijk 10 dagen voor de avond en maak daarna een definitief programma met optreedvolgorde, duur en contactgegevens. Houd per optreden 5 minuten wisseltijd aan; zonder die buffer loopt het schema snel uit.
Vraag van elke deelnemer uiterlijk één week vooraf het muziekbestand, het gewenste microfoontype en eventuele DI-boxen op. Zet alle bestanden op één laptop en test ze vóór de zaal opengaat.
Plan de soundcheck minimaal 90 minuten voor de ontvangst. Controleer draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, AUX- en XLR-kabels, verlengsnoeren en kabelgoten; een ontbrekende aansluiting merk je anders pas tijdens het optreden.
Maak voor juryleden vooraf formulieren met vaste criteria en leg pennen, jurytafels en programmaboekjes klaar. Reserveer ook 2 à 3 minuten na elk optreden voor het invullen, zodat de jury niet hoeft te schrijven tijdens de volgende act.
Open de locatie minstens 3 uur voor aanvang. Bouw eerst podiumdelen, podiumtrap en verlichting op, zet daarna stoelen en tafels neer en richt pas als laatste de kleedruimte, bewegwijzering en catering in; zo voorkom je dat kabels en decoratie opnieuw moeten worden verplaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een talentenavond te organiseren?: Reken op 3 tot 4 weken voor een avond met meerdere optredens. Plan de laatste 7 dagen voor het verzamelen van muziekbestanden, dieetwensen, contactgegevens en technische informatie.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de opbouw van een talentenavond?: Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw en nog 90 minuten voor de soundcheck. Met podiumdelen, lichtstatieven, kabelgoten, stoelen en tafels heb je minder tijd over dan je vooraf denkt.
Wanneer maak je het programma van een talentenavond?: Maak een voorlopig programma zodra de inschrijving sluit, meestal 10 dagen voor de avond. Zet het definitieve tijdschema uiterlijk 5 dagen vooraf vast, inclusief wisseltijden en contactgegevens van artiesten.
Hoeveel drankjes moet ik inkopen voor een talentenavond?: Reken voor het eerste uur op 2 à 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Controleer daarnaast de aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat je cateringhoeveelheden gericht kunt bepalen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.