Cómo organizar una noche de talentos sin improvisar

Una noche de talentos funciona mejor cuando las actuaciones, el sonido y los cambios de escenario están previstos con antelación. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después organiza las inscripciones, el programa y las necesidades técnicas de cada actuación. Reserva tiempo para probar micrófonos, música e iluminación antes de recibir al público. También conviene separar claramente las zonas de escenario, vestuario, jurado y catering para evitar interrupciones durante el espectáculo.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Elaborar el programa y el horario
2 personas
3
Inscribir a los participantes para las actuaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Recopilar actuaciones y archivos de música
2 personas
8
Crear la lista de artistas y datos de contacto
9
Asignar presentadores
10
Designar a los miembros del jurado
11
Crear formularios de evaluación del jurado
12
Inventariar técnicamente las actuaciones
2 personas
13
Determinar las cantidades del catering
2 personas
14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
15
Hacer la compra
2 personas
16
Guardar catering no perecedero
2 personas
17
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
18
Hacer acreditaciones para artistas
2 personas
19
Imprimir los folletos del programa
2 personas
20
Imprimir señalización

Evento

21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Despejar el espacio del escenario
4 personas
23
Montar las partes del escenario
4 personas
24
Colocar las sillas
4 personas
25
Montar mesas
3 personas
26
Montar el guardarropa
2 personas
27
Montar el mostrador de entrada
2 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Colgar señalización
2 personas
30
Conectar el equipo de sonido
3 personas
31
Probar los micrófonos
2 personas
32
Probar la instalación de iluminación
2 personas
33
Probar los archivos de música
2 personas
34
Recibir a los artistas
2 personas
35
Guiar a los artistas al camerino
2 personas
36
Ensayar brevemente las actuaciones
3 personas
37
Preparar la mesa del jurado
2 personas
38
Preparar aperitivos
4 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Montar el bufé y la barra
3 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
43
Marcar por separado las opciones dietéticas
44
Atender la entrada y el registro
2 personas
45
Recibir a los visitantes
3 personas
46
Repartir el programa
2 personas
47
Atender el guardarropa
2 personas
48
Dar el discurso de apertura
2 personas
49
Coordinar las actuaciones
3 personas
50
Coordinar los cambios de artistas
2 personas
51
Controlar el sonido durante las actuaciones
2 personas
52
Controlar la iluminación durante las actuaciones
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Mantener el buffet ordenado
2 personas
56
Recoger los formularios del jurado
57
Preparar ganadores y premios
2 personas
58
Coordinar la entrega de premios
3 personas
59
Preparar el discurso de clausura
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
61
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

62
Apagar el sistema de sonido
2 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar la sala
4 personas
68
Revisar y limpiar los baños
2 personas
69
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
70
Empacar el equipo
3 personas
71
Cerrar el recinto
2 personas
72
Comprobar los objetos prestados
2 personas
73
Devolver el equipo prestado
2 personas
74
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
75
Devolver los objetos perdidos
76
Mantener refrigerado el catering olvidado

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Sillascant. 120
Mesas plegablescant. 12
Mesas del juradocant. 2
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Biombos para vestuarioscant. 4
Papeleracant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 2
Portátil
Soporte para portátil
Cables AUXcant. 3
Cables XLRcant. 8
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 8

Iluminación

Focos de escenariocant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 4
Lámparas LEDcant. 8

Decoración

Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Lona de fondocant. 2
Mantelescant. 12
Carteles de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 10
Cinta adhesivacant. 6
Cinta adhesiva de doble caracant. 4

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Tijerascant. 4
Abridores de botellascant. 3
Jarras medidorascant. 2
Contenedores de alimentoscant. 10
Etiquetascant. 100
Bolígrafoscant. 20
Hojas de evaluación del juradocant. 30
Programascant. 130
Tarjetas de nombrecant. 40
Papeletascant. 130
Premioscant. 6
Caja registradora
Cajón para cambio
Perchascant. 120

Limpieza

Escobascant. 3
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de preparar el programa. Pide a cada participante el nombre artístico, la duración, el tipo de actuación y el archivo de música; así podrás ordenar las actuaciones y detectar incompatibilidades técnicas con varios días de margen.
Haz un inventario técnico actuación por actuación. Anota si se necesitan micrófonos inalámbricos, soportes, cajas DI, cables AUX o una conexión para portátil, y agrupa las pruebas de sonido antes de abrir las puertas.
Deja al menos 60 minutos entre la apertura del lugar y la llegada del público. En ese tiempo se pueden montar las piezas del escenario, colocar sillas y mesas, revisar los focos y cubrir los cables con canaletas.
Prepara el trabajo del jurado antes del espectáculo. Imprime un formulario por miembro y por actuación, coloca la mesa del jurado con buena visibilidad y define quién recoge las hojas y cuándo se anuncian los resultados.
Calcula el catering según la duración y la asistencia, y no lo dejes para el último día. Guarda los productos no perecederos por separado, enfría los refrigerados con antelación y coloca papeleras, percheros y biombos para vestuarios antes de que lleguen los artistas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de talentos?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha y ubicación, abrir las inscripciones y enviar invitaciones. Cierra la lista de actuaciones al menos 7 días antes, para disponer de tiempo para el programa y las pruebas técnicas.
¿Cuánto debe durar una actuación en una noche de talentos?: Un límite práctico es de 3 a 5 minutos por actuación, más 1 o 2 minutos para los cambios. Con 12 actuaciones de 5 minutos y 11 cambios de 2 minutos, el programa necesita aproximadamente 82 minutos, sin contar pausas.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Hazla entre 60 y 90 minutos antes de abrir las puertas. Prueba cada micrófono, el portátil, la mesa de mezclas, las cajas DI y los archivos de música, y deja 15 minutos libres para resolver fallos.
¿Cuántas sillas y mesas hacen falta para el público?: Calcula una silla por asistente sentado y reserva entre un 5 y un 10 % adicional si el espacio lo permite. Además de las mesas del jurado, suele hacer falta al menos una mesa para el catering y otra para acreditaciones o folletos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.