Checklist voor een tafeltennistoernooi organiseren

Een tafeltennistoernooi loopt pas soepel als sport en organisatie tegelijk kloppen. Leg eerst de toernooivorm, locatie en inschrijving vast; daarna maak je het wedstrijdschema en verdeel je de hulp op de dag zelf. Denk niet alleen aan tafels, netten en batjes, maar ook aan scoreborden, wedstrijdkaarten, registratie en catering. Met deze checklist zie je wat je vooraf regelt, wat je print en wat op de wedstrijddag klaar moet staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Toernooivorm bepalen
2 personen
Wedstrijdschema opstellen
Deelnemers bevestigen
Vrijwilligers indelen
Prijzen bestellen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Prijzen ophalen
Wedstrijdkaarten printen
Deelnemerslijst printen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Tafeltennistafels plaatsen
4 personen
Netten monteren
2 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Wedstrijdadministratie inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Welkomstuitleg geven
Wedstrijden begeleiden
3 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Finale begeleiden
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen

Nazorg

Tafeltennistafels afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
Uitslagen publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tafeltennistafelsaantal 4
Tafeltennisnettenaantal 4
Tafeltennisbatjesaantal 16
Tafeltennisballenaantal 60
Balschalenaantal 8
Scorebordenaantal 8
Tafelscheidingenaantal 12

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Kleedtafel

Apparatuur

Wedstrijdklokaantal 2
Koelboxenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Koffiekopjesaantal 30

Keuken

Koffiepottenaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Wedstrijdpostersaantal 6
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 10

Kantoor

Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 20
Printpapier
Naamstickersaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal de toernooivorm voordat je deelnemers bevestigt. Daarmee weet je hoeveel wedstrijden, tafels en tijdsblokken je in het schema moet verwerken.
Plan de registratie minstens 30 minuten vóór de eerste wedstrijd. Zet de deelnemerslijst, naamstickers, balpennen en wedstrijdkaarten op één kleedtafel bij de ingang.
Controleer het sportmateriaal uiterlijk een week vooraf. Tel tafeltennistafels, netten, batjes, ballen, scoreborden en tafelscheidingen en regel ontbrekende spullen meteen.
Maak het wedstrijdschema niet pas op de wedstrijddag. Print per wedstrijd de kaarten en reserveer extra tijd voor uitloop, zodat vrijwilligers uitslagen kunnen bijwerken zonder wedstrijden te vertragen.
Koel de dranken enkele uren voor de start en stem de catering af op de verzamelde dieetwensen. Zet herbruikbare bekers, borden en bestek klaar voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor een tafeltennistoernooi?: Reken per wedstrijdblok op de speeltijd plus ongeveer 5 minuten voor wisselen en wedstrijdadministratie. Plan daarnaast minimaal 30 minuten voor registratie en 15 tot 30 minuten uitloop voor een programma met meerdere rondes.
Wanneer moet ik het wedstrijdschema voor een tafeltennistoernooi maken?: Maak het schema zodra de aanmeldingen sluiten, bij voorkeur 3 tot 5 dagen vóór het toernooi. Bevestig deelnemers daarna met hun eerste speeltijd en print de wedstrijdkaarten en deelnemerslijst uiterlijk de dag ervoor.
Hoeveel tafeltennistafels heb ik nodig voor een toernooi?: Dat hangt af van de toernooivorm en het aantal deelnemers. Gebruik het wedstrijdschema om te bepalen hoeveel wedstrijden gelijktijdig plaatsvinden en tel minimaal 1 tafel per gelijktijdig wedstrijdblok; reserveer waar mogelijk 1 extra tafel.
Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste klaarzetten?: Zet 60 tot 90 minuten vóór de start de tafeltennistafels, netten, scoreborden en stoelen neer. Richt daarna de wedstrijdadministratie en registratietafel in, controleer de materialen en geef vrijwilligers hun taak voordat de deelnemers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.