Checklist voor een tachtigste verjaardag organiseren

Een tachtigste verjaardag vraagt vooral om een rustige planning en een duidelijke taakverdeling. Begin met de gastenlijst en uitnodigingen, verzamel dieetwensen en leg daarna het definitieve aantal gasten vast. Daarmee kun je catering, boodschappen, servies en zitplaatsen gericht regelen. Op de dag zelf werk je van inrichting naar ontvangst: tafels en stoelen plaatsen, buffet en fototafel klaarzetten, dranken koelen en de taart ophalen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering en taart bestellen
Locatie en tijden bevestigen
Muziek en foto’s verzamelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Taart ophalen
Dranken koelen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet en bar inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Koffiehoek inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Broodjes en beleg klaarmaken
3 personen
Taart gekoeld klaarzetten
Versiering ophangen
2 personen
Fototafel inrichten
2 personen
Muziek aansluiten
Toilet en entree controleren

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Jassen aannemen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Buffet gereedzetten
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Verjaardagstaart aansnijden
2 personen
Taart serveren
2 personen
Cadeaus verzamelen
Groepsfoto maken
Afval tussentijds verwijderen

Nazorg

Servies afruimen
3 personen
Voedsel gekoeld opbergen
2 personen
Dranken opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen controleren
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 55
Buffettafelaantal 2
Kledingrek
Kledinghangersaantal 55

Servies

Dinerbordenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 50
Koffielepelsaantal 60
Besteksetsaantal 60

Keuken

Serveerlepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Taartmes
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelkasten
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 7
Ballonnenaantal 80
Ballonnenboog
Slingersaantal 6
Cijferballonnen 80
Bloemstukkenaantal 5
Fotolijstenaantal 8
Cadeautafelkleed

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 3
Ledkaarsenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakkenaantal 50
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf en vraag gasten om vóór een vaste datum te reageren. Zo kun je dieetwensen en het definitieve aantal gasten nog verwerken.
Plan het definitieve gastenaantal ongeveer 10 dagen voor het feest. Controleer daarna opnieuw de cateringhoeveelheden, boodschappenlijst, dinerborden, glazen en besteksets.
Koel dranken enkele uren vooraf in koelboxen en zet waterkannen en wijnglazen apart klaar. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet tegelijk te zoeken, bij te vullen en gasten te begroeten.
Richt het buffet in voordat de eerste gasten komen en gebruik serveerschalen en serveertangen per gerecht. Zet hapjes, salades en dranken zo neer dat er geen opstopping ontstaat bij één tafel.
Maak de fototafel en cadeautafel vóór de ontvangst af en controleer ook het toilet, de garderobe en de muziek. Deze punten worden snel vergeten omdat ze niet bij de catering horen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een tachtigste verjaardag organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, locatie en uitnodigingen. Leg het definitieve aantal gasten ongeveer 10 dagen voor het feest vast, zodat je catering en boodschappen kunt afronden.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een tachtigste verjaardag?: Verstuur ze 4 tot 6 weken vooraf en geef een uiterste antwoorddatum die ongeveer 2 weken vóór het feest ligt. Dan heb je nog tijd om dieetwensen en ontbrekende reacties na te vragen.
Hoeveel drank moet ik inslaan voor een tachtigste verjaardag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 tot 2 per uur, naast water. Koel de eerste voorraad enkele uren vooraf en houd extra water klaar in waterkannen.
Wanneer haal ik de taart op voor een tachtigste verjaardag?: Haal de taart op de dag zelf op, bij voorkeur 1 tot 3 uur vóór het aansnijden. Bewaar hem koel en zet gebaksborden, gebaksvorkjes en een mes vooraf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.