Taartenverkoop organiseren: complete checklist

Een taartenverkoop loopt soepel als je eerst de verkoop en vrijwilligers vastlegt en pas daarna gaat bakken. Reserveer de locatie, bepaal assortiment en prijzen en verwerk voorbestellingen voordat je boodschappen doet. In de laatste dagen draait alles om allergenenlabels, koeling, verpakking en vervoer. Op de verkoopdag richt je het betaalpunt, de koffie- en theetafel en de uitstaltafels in voordat de eerste bezoekers komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Verkooplocatie reserveren
Assortiment en prijzen bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Voorbestellingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersindeling bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Cakevormen en keukenmateriaal controleren
2 personen
Taarten bakken
4 personen
Taarten afwerken
3 personen
Taarten koelen en bewaren
2 personen
Allergenenlabels voorbereiden
2 personen
Prijskaarten printen
Voorbestellingen verpakken
2 personen
Kleingeld en betaalmiddelen klaarleggen
Voorraad en materialen inpakken
3 personen
Taarten naar locatie vervoeren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Partytent opzetten
4 personen
Tafels aankleden
3 personen
Taarten uitstallen
4 personen
Allergenenlabels plaatsen
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Betaalpunt inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
Verkoopteam instrueren

Event

Verkoopbalie openen
3 personen
Taarten en koffie serveren
4 personen
Dranken bijvullen
Voorbestellingen uitgeven
2 personen
Verkoop en betalingen registreren
Taartvoorraad aanvullen
2 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Verkoopbalie sluiten
3 personen

Nazorg

Kasgeld tellen en veilig opbergen
2 personen
Overgebleven taarten verpakken
3 personen
Tafels en materialen afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytent
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Taartplateausaantal 10
Transporttrolley

Servies

Gebaksbordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 40
Koffielepelsaantal 80
Serveerbestekaantal 12
Schalenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Vlaggenlijnaantal 4
Bloemstukkenaantal 4
Prijshoudersaantal 12
Menubordenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Kassalade
Betaalterminal

Keuken

Taartmessenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Bakplatenaantal 8
Taartvormenaantal 10
Koelroostersaantal 8
Geldtelbakje

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handwasbak
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg assortiment, prijzen en uiterste besteldatum uiterlijk 2 weken vooraf vast. Verzamel dieetwensen bij elke voorbestelling, zodat je labels en verpakkingen niet op het laatste moment hoeft te maken.
Bevestig de vrijwilligersindeling minimaal 7 dagen vooraf. Plan aparte mensen voor het betaalpunt, koffie en thee, aanvullen en het snijden of verpakken van taart.
Controleer cakevormen, bakplaten, mengkommen, koelroosters en taartmessen 3 tot 5 dagen voor de bakdag. Tel ook gebaksborden, gebaksvorkjes, koffiekopjes en theeglazen voordat je boodschappen doet.
Bak en werk de taarten zo veel mogelijk 1 dag voor de verkoop af. Laat ze volledig afkoelen, bewaar ze gekoeld en verpak voorbestellingen per klant voordat je naar de locatie vertrekt.
Maak op de verkoopdag eerst het betaalpunt met kassalade, kleingeld en betaalmiddelen klaar. Zet daarna prijshouders en allergenenlabels bij elke taart en houd koelboxen beschikbaar voor taarten die niet direct worden uitgestald.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren moet ik een taartenverkoop organiseren?: Begin minimaal 3 weken vooraf met de locatie, het assortiment en de prijzen. Verstuur uitnodigingen en verzamel voorbestellingen vanaf 2 weken vooraf; bevestig vrijwilligers uiterlijk 7 dagen voor de verkoop.
Wanneer moet ik taarten bakken voor een taartenverkoop?: Bak de meeste taarten 1 dag voor de verkoop, zodat je tijd houdt voor afwerken, koelen en verpakken. Plan het afwerken en labelen uiterlijk de avond ervoor af.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een taartenverkoop?: Reken bij een kleine verkoop op minimaal 4 vrijwilligers: 1 voor betalen, 1 voor koffie en thee, 1 voor uitgifte en 1 voor aanvullen en opruimen. Bij een drukke verkoop zijn 5 tot 6 mensen praktischer.
Hoe vervoer ik taarten naar de verkooplocatie?: Vervoer taarten vlak voor de opbouw in stevige dozen of op taartplateaus en gebruik koelboxen voor kwetsbare of gekoelde taarten. Plan het transport zo dat je minstens 30 minuten voor opening op locatie bent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.