Checklist pour organiser une vente de gâteaux

Une vente de gâteaux se prépare bien avant la première fournée. Il faut réserver l’emplacement, fixer l’assortiment et les prix, puis coordonner les bénévoles, les précommandes et les besoins alimentaires. Les derniers jours sont consacrés à la cuisson, à la conservation, aux étiquettes et à l’emballage. Le jour même, prévoyez un ordre clair pour transporter les gâteaux, monter les tables, installer le paiement et servir le café ou le thé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver l’emplacement de vente
Définir l’assortiment et les prix
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les précommandes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer l’affectation des bénévoles
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les moules à cake et le matériel de cuisine
2 personnes
Cuire des gâteaux
4 personnes
Finaliser les gâteaux
3 personnes
Réfrigérer et conserver les gâteaux
2 personnes
Préparer les étiquettes d’allergènes
2 personnes
Imprimer les cartes de prix
Emballer les précommandes
2 personnes
Préparer la petite monnaie et les moyens de paiement
Faire les bagages avec les stocks et le matériel
3 personnes
Transporter les gâteaux sur le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter la tente de réception
4 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Présenter les gâteaux
4 personnes
Poser les étiquettes d’allergènes
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer le point de paiement
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
Briefer l’équipe de vente

Événement

Ouvrir le comptoir de vente
3 personnes
Servir les gâteaux et le café
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
Distribuer les précommandes
2 personnes
Enregistrer les ventes et les paiements
Réapprovisionner les gâteaux
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Fermer le comptoir de vente
3 personnes

Suivi

Compter la caisse et la ranger en sécurité
2 personnes
Emballer les gâteaux restants
3 personnes
Démonter les tables et le matériel
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réception
Tablesqté 6
Chaisesqté 12
Présentoirs à gâteauxqté 10
Chariot de transport

Vaisselle

Assiettes à gâteauqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Cuillères à caféqté 80
Couverts de serviceqté 12
Saladiersqté 8

Décoration

Nappesqté 6
Guirlande de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 4
Porte-prixqté 12
Panneaux de menuqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Tiroir-caisse
Terminal de paiement

Cuisine

Couteaux à gâteauqté 6
Planches à découperqté 4
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Plaques de cuissonqté 8
Moules à gâteauqté 10
Grilles de refroidissementqté 8
Bac à monnaie

Nettoyage

Poubellesqté 4
Lave-mains
Seaux de nettoyageqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez l’emplacement et la tente suffisamment tôt : vérifiez au moins 2 semaines avant la vente la taille disponible, l’accès pour le transport et les prises électriques nécessaires.
Fixez l’assortiment et les prix avant d’envoyer les invitations. Prévoyez au moins une étiquette par gâteau avec les allergènes, et confirmez les besoins alimentaires dès réception des réponses.
Répartissez les bénévoles sur trois moments : préparation, installation et vente. Confirmez les affectations 3 à 5 jours avant, notamment pour le paiement, le café, l’emballage et le rangement.
Planifiez la cuisson selon la conservation des gâteaux : préparez les recettes qui supportent 1 à 2 jours d’avance, puis réfrigérez les produits concernés dans des glacières propres et identifiées.
Préparez la caisse la veille avec la petite monnaie et les moyens de paiement prévus. Sur place, installez le point de paiement avant de présenter les gâteaux et placez les points de collecte des déchets dès le début.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une vente de gâteaux ?: Commencez 2 à 3 semaines avant la date prévue. Réservez l’emplacement, définissez les prix et envoyez les invitations à ce moment-là ; gardez les 2 derniers jours pour la cuisson, l’étiquetage et l’emballage.
Quand cuire les gâteaux pour une vente ?: La plupart des gâteaux peuvent être cuits 1 à 2 jours avant, selon la recette. Les préparations qui doivent rester froides doivent être réfrigérées dès leur refroidissement et transportées dans des glacières le jour de la vente.
Combien de bénévoles faut-il pour une vente de gâteaux ?: Prévoyez au minimum 1 personne pour le paiement, 1 pour le service et 2 pour l’installation et le rangement. Pour une vente avec café et thé, ajoutez 1 bénévole dédié aux boissons pendant les heures d’affluence.
Que faut-il préparer la veille d’une vente de gâteaux ?: Emballez les précommandes, imprimez les cartes de prix, préparez les étiquettes d’allergènes et rassemblez le matériel par catégorie. Faites aussi la caisse, chargez les glacières et vérifiez les rallonges, multiprises, tables et présentoirs.

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