Checklist voor een taartdecoratieworkshop organiseren

Een taartdecoratieworkshop loopt vooral soepel als je vooraf werkstations, materialen en gekoelde taartbodems goed op elkaar afstemt. Leg eerst de deelnemerslijst en dieetwensen vast en bestel daarna de taartbodems en decoratie op tijd. Op de dag zelf draait veel om portioneren, sorteren en klaarzetten: iedere deelnemer heeft een eigen werkplek nodig met gereedschap, werkblad en materialen. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken en niets voor de ontvangst te laten liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Taartdecoratie inkopen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Taartbodems bestellen
Taartbodems controleren
Werktafels indelen
2 personen
Decoratiematerialen sorteren
2 personen
Werkbladen printen
Naamkaartjes maken
Taartbodems koelen
Koelboxen vullen
Locatie openen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Tafelkleden neerleggen
2 personen
Werkstations klaarzetten
3 personen
Ingrediënten portioneren
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
Ontvangsttafel inrichten

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Workshopprogramma toelichten
Handen laten wassen
Taartbodems aansnijden
2 personen
Vullingen aanbrengen
2 personen
Taarten afsmeren
2 personen
Koffie en thee serveren
Dranken bijvullen
Pauzesnacks serveren
Decoratietechnieken demonstreren
Taarten decoreren
3 personen
Taarten presenteren
Taarten verpakken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Resterende boodschappen koelen
Werktafels leegmaken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
Locatie schoon opleveren
2 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 6
Stoelenaantal 14
Ontvangsttafel
Tafelkleedaantal 6

Servies

Gebaksbordenaantal 16
Koffiekopjesaantal 16
Glazenaantal 16
Theelepelsaantal 16
Gebaksvorkjesaantal 16

Keuken

Mengkommenaantal 12
Maatbekersaantal 6
Maatlepelsaantal 6
Paletmessenaantal 14
Deegrollersaantal 12
Taartdraaischijvenaantal 12
Spuitzakkenaantal 24
Spuitmondjesaantal 36
Schuursponsjesaantal 4
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Bakschalenaantal 12
Koelboxenaantal 2
Koelelementenaantal 8

Apparatuur

Handmixersaantal 6
Waterkoker
Koffiezetapparaat
Koelkast

Decoratie

Naamkaartjesaantal 14
Werkbladenaantal 14
Taartdozenaantal 14
Taartkartonsaantal 14

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handdoekenaantal 12
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het inkopen nadat de deelnemerslijst is vastgelegd. Zo weet je hoeveel taartbodems, werkbladen, decoratiematerialen en servies je nodig hebt; houd daarnaast rekening met verzamelde dieetwensen.
Controleer bestelde taartbodems zodra ze binnenkomen en koel ze daarna direct. Zet koelboxen en koelelementen pas op de workshopdag klaar, zodat gekoelde producten niet onnodig lang buiten de koelkast staan.
Richt voor iedere deelnemer een vaste werkplek in. Leg gereedschap zoals een paletmes, spuitzak, spuitmondje en maatlepels vooraf per station klaar in plaats van materialen centraal op één tafel te verzamelen.
Maak de ontvangsttafel vóór het opstellen van de werkstations compleet met naamkaartjes en deelnemersinformatie. Zo kun je binnenkomende deelnemers snel verwijzen naar hun plek en blijven de werktafels vrij voor de workshop.
Plan minstens 30 minuten vóór de ontvangst voor locatie, tafels, stoelen, koffie en thee. Test handmixers en controleer of waterkoker, koffiezetapparaat, koelkast en koelboxen beschikbaar en bruikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd kost het om een taartdecoratieworkshop voor te bereiden?: Reken op 2 tot 3 uur voorbereiding op locatie, naast de eerdere inkoop en communicatie. Reserveer minstens 30 minuten vóór de ontvangst voor het opstellen van tafels, werkstations, materialen en koffie of thee.
Wanneer moet ik de taartbodems bestellen voor een workshop?: Bestel de taartbodems zodra het aantal deelnemers definitief is, bij voorkeur minimaal 3 tot 5 dagen vóór de workshop. Controleer ze bij levering en bewaar ze gekoeld tot je ze op de werkstations verdeelt.
Hoeveel ruimte heb ik nodig per deelnemer bij taartdecoreren?: Plan per deelnemer een eigen werkplek met voldoende ruimte voor een taartdraaischijf, mengkom, gereedschap en decoratiematerialen. Zet werktafels niet pas tijdens de ontvangst klaar: deelnemers hebben direct een vrije, herkenbare plek nodig.
Wat moet ik op de dag zelf klaarzetten voor een taartdecoratieworkshop?: Zet vóór de ontvangst de tafels, stoelen, tafelkleden, werkbladen, naamkaartjes, ingrediënten en gereedschappen klaar. Koel de taartbodems, vul de koelboxen en bereid koffie en thee uiterlijk 15 minuten vóór de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.