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Checklist pour organiser un atelier de décoration de gâteaux

Un atelier de décoration de gâteaux demande plus qu’une table et quelques poches à douille. Il faut gérer les inscriptions, recueillir les allergies, commander les fonds de tarte et préparer un poste de travail par participant ou par binôme. Cette checklist de 46 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations à l’accueil. Elle couvre aussi le refroidissement des gâteaux, le rangement du matériel et la préparation du café ou du thé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Enregistrer la liste des participants

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer les informations aux participants

  • Acheter la décoration du gâteau

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Commander des fonds de tarte

  • Vérifier les fonds de tarte

  • Répartir les tables de travail

    2 personnes

  • Trier le matériel de décoration

    2 personnes

  • Imprimer les feuilles de travail

  • Créer des badges nominatifs

  • Refroidir les fonds de tarte

  • Remplir les glacières

  • Ouvrir le lieu

  • Installer les tables

    2 personnes

  • Installer les chaises

    2 personnes

  • Disposer les nappes

    2 personnes

  • Installer les postes de travail

    3 personnes

  • Portionner les ingrédients

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

  • Aménager la table d'accueil

Événement

  • Accueillir les participants

    2 personnes

  • Présenter le programme de l'atelier

  • Faire laver les mains

  • Découper les fonds de tarte

    2 personnes

  • Poser les garnitures

    2 personnes

  • Glaçage des gâteaux

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

  • Réapprovisionner les boissons

  • Servir les snacks de pause

  • Démontrer les techniques de décoration

  • Décorer les gâteaux

    3 personnes

  • Présenter les gâteaux

  • Emballer les gâteaux

    2 personnes

  • Saluer les participants à leur départ

    2 personnes

Suivi

  • Réfrigérer les courses restantes

  • Dégager les tables de travail

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer la cuisine

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

  • Remettre le lieu propre

    2 personnes

  • Sécher et ranger le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables de travailqté 6
  • Chaisesqté 14
  • Table d’accueil
  • Nappeqté 6

Vaisselle

  • Assiettes à gâteauqté 16
  • Tasses à caféqté 16
  • Verresqté 16
  • Cuillères à caféqté 16
  • Fourchettes à gâteauqté 16

Cuisine

  • Saladiersqté 12
  • Verres doseursqté 6
  • Cuillères doseusesqté 6
  • Spatules à paletteqté 14
  • Rouleaux à pâtisserieqté 12
  • Plateaux tournants pour gâteauxqté 12
  • Sachets à douilleqté 24
  • Buses de pulvérisationqté 36
  • Éponges à récurerqté 4
  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de cuisineqté 6
  • Plaques de cuissonqté 12
  • Glacièresqté 2
  • Pains de glaceqté 8

Équipement

  • Mixeurs à mainqté 6
  • Bouilloire
  • Machine à café
  • Réfrigérateur

Décoration

  • Badges nominatifsqté 14
  • Feuilles de travailqté 14
  • Boîtes à gâteauxqté 14
  • Cartons à gâteauxqté 14

Nettoyage

  • Poubellesqté 3
  • Serviettesqté 12
  • Brosses à vaisselleqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Demandez les allergies et besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez-les à la personne qui prépare les ingrédients au moins 5 jours avant l’atelier.
  • Prévoyez un poste de travail par participant ou par binôme : table, chaise, assiette, spatule, poche à douille et matériel de mesure doivent être disponibles avant l’arrivée du groupe.
  • Commandez les fonds de tarte au moins 7 jours à l’avance et vérifiez leur nombre et leur état dès la livraison. Gardez-les au réfrigérateur jusqu’à la préparation des postes.
  • Refroidissez les fonds de tarte avant le début de la décoration et remplissez les glacières avec des pains de glace le jour même. Cela évite que les préparations sensibles restent trop longtemps à température ambiante.
  • Installez la table d’accueil 30 minutes avant l’ouverture, avec les badges nominatifs et les feuilles de travail. Gardez aussi les boîtes à gâteaux près de la sortie pour faciliter le départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de décoration de gâteaux ?
Commencez idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la commande des fonds de tarte doivent être réglés au moins 7 jours à l’avance.
Combien de matériel faut-il prévoir par participant ?
Prévoyez au minimum une assiette à gâteau, une spatule, une poche à douille, des ustensiles de mesure et un espace de travail par personne. Pour travailler à deux, vous pouvez partager les saladiers, les rouleaux et les plateaux tournants.
Quand préparer les postes de travail ?
Installez les tables, les chaises, les nappes et le matériel 30 à 45 minutes avant l’accueil. Portionnez les ingrédients juste avant l’ouverture afin de limiter l’attente et de conserver les produits au frais.
Que faut-il vérifier avant le début de l’atelier ?
Comptez les participants inscrits, les fonds de tarte, les boîtes à gâteaux et les feuilles de travail. Faites cette vérification au moins 30 minutes avant le début, puis présentez le programme dès que tout le groupe est accueilli.

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