Taalcafé organiseren: een praktische checklist

Een taalcafé valt of staat met een goede indeling van deelnemers en gespreksbegeleiders. Regel eerst de locatie, uitnodigingen en aanmeldingen; verzamel daarna taalniveaus en dieetwensen. In de laatste dagen bereid je de gespreksrondes, naamkaartjes en materialen voor. Op de dag zelf richt je ontvangst, koffiepunt en tafels in en test je apparatuur voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatiereservering bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Taalniveaus inventariseren
Gespreksbegeleiders indelen
Gespreksrondes voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Apparatuur opladen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Gesprekskaarten klaarleggen
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Bordjes en labels plaatsen
2 personen
Geluid en presentatie testen
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma uitleggen
Gespreksrondes begeleiden
6 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Ontvangsttafel

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 50
Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Dienbladenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 55
Wegwijzerbordenaantal 6
Plakbandaantal 3
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 55
Gesprekskaartenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier uiterlijk twee tot drie weken vooraf. Vraag meteen naar taalniveau en dieetwensen, zodat je deelnemers niet op het laatste moment hoeft te herindelen.
Maak per gespreksronde kleine groepen en koppel vooraf begeleiders aan tafels. Leg voor elke ronde gesprekskaarten klaar en noteer de indeling op een overzicht voor de ontvangstbalie.
Controleer de boodschappenlijst minstens drie dagen vooraf. Reken koffie, thee en water niet alleen voor de deelnemers, maar ook voor begeleiders en mensen die later aansluiten.
Richt de ruimte minimaal één uur voor aanvang in. Zet tafels en stoelen klaar, plaats naamkaartjes en wegwijzers en maak aparte plekken voor ontvangst, koffie en hapjes.
Laad laptop, speaker en andere apparatuur de avond ervoor op en test geluid en presentatie vóór de ontvangst. Neem verlengkabels en stekkerdozen mee; die worden bij een tijdelijke locatie vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een taalcafé organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur drie tot vier weken vooraf. Verstuur uitnodigingen twee tot drie weken voor de bijeenkomst, zodat je genoeg aanmeldingen en informatie over taalniveaus verzamelt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een taalcafé klaar te zetten?: Plan minimaal één uur voor de opbouw. Tafels, stoelen, ontvangstbalie, koffiepunt, naamkaartjes en gesprekskaarten kosten samen meer tijd dan alleen het neerzetten van de stoelen.
Wanneer maak ik de indeling van de gespreksrondes?: Maak de eerste indeling één tot twee dagen vooraf, nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn. Houd op de dag zelf ruimte voor afmeldingen en late bezoekers.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste controleren?: Controleer eerst de aanwezigheidslijst en de ontvangstbalie, daarna de tafelindeling en het koffiepunt. Test uiterlijk 30 minuten voor aanvang de laptop, beamer en speaker en instrueer daarna de begeleiders.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.