Checklist para organizar un café lingüístico
Un café lingüístico funciona mejor cuando las conversaciones están preparadas antes de que llegue el primer visitante. Reserva el recinto, abre las inscripciones y recoge tanto las preferencias dietéticas como los niveles de idioma. Después, forma los grupos, asigna moderadores y prepara las rondas con tarjetas claras. El día del evento, calcula tiempo para montar mesas, recepción, café, carteles y sonido; la lista de asistencia y las tarjetas de nombre evitan muchos problemas al recibir a la gente.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar la reserva del recinto
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar niveles de idioma
Asignar moderadores de conversación
Preparar las rondas de conversación
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Cargar el equipo
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar las tarjetas de conversación
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Colocar carteles y etiquetas
2 personas
Probar el sonido y la presentación
2 personas
Dar instrucciones a los asistentes
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Explicar el programa
Guiar las rondas de conversación
6 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Recoger los vasos usados
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesa de recepción
Vajilla
- Tazas de café reutilizablescant. 50
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Bandejascant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoz portátil
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Portatarjetas de nombrecant. 55
- Señales de orientacióncant. 6
- Cinta adhesivacant. 3
- Rotuladorescant. 12
- Bolígrafoscant. 60
- Bloc de notascant. 55
- Tarjetas de conversacióncant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la reserva del recinto antes de abrir el formulario de inscripción y confirma qué mesas, sillas, enchufes y equipos estarán disponibles allí.
- Abre las inscripciones con varios días de margen y pregunta por niveles de idioma y restricciones alimentarias; sin esos datos, formar grupos equilibrados lleva más tiempo.
- Prepara las rondas de conversación por adelantado y asigna un moderador a cada grupo. Ten listas las tarjetas de conversación y una explicación breve para quienes participen por primera vez.
- Llega con al menos 90 minutos de antelación para montar las mesas, las sillas, la recepción y el punto de café. Enfría las bebidas y coloca los carteles antes de que empiece la llegada.
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla y el altavoz antes de recibir a los visitantes. Revisa también los cables, las regletas, los bolígrafos y las tarjetas de nombre: son pequeños elementos que suelen faltar cuando ya ha empezado el evento.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un café lingüístico?
- Ábrelas al menos 7 días antes del evento para reunir suficientes participantes y conocer sus niveles de idioma. Cierra o revisa la lista 24 horas antes para poder formar las rondas y preparar la asistencia.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar un café lingüístico?
- Reserva unos 90 minutos para el montaje del espacio y otros 30 minutos para probar el sonido y la presentación. La compra y la preparación de tarjetas conviene terminarlas el día anterior.
- ¿Cómo se organizan los grupos de conversación por nivel?
- Usa las inscripciones para separar los niveles y asigna un moderador a cada ronda. Prepara grupos de aproximadamente 4 a 6 personas, ajustándolos según la asistencia confirmada.
- ¿Cuántas bebidas y aperitivos necesito para un café lingüístico?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 % para imprevistos. Prepara los aperitivos según las inscripciones y separa con claridad las opciones relacionadas con alergias o dietas.
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