Checklist voor een synagoge open dag organiseren
Een synagoge open dag vraagt om een duidelijke bezoekersstroom, goed voorbereide rondleidingen en vrijwilligers die weten wat er van hen wordt verwacht. Begin met datum, openingstijden en aanmeldingen; werk daarna het programma, de rondes en de publieksinformatie uit. Controleer vóór de opening niet alleen de zalen, maar ook de ingang, nooduitgangen en techniek. Deze checklist helpt je om ontvangst, koffie en thee, presentaties en rondleidingen in een logische volgorde te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Open dag online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Rondleiders vastleggen
Programma en rondes indelen
2 personen
Sprekers en vrijwilligers informeren
Reserveringen voor materiaal maken
Bezoekersinformatie voorbereiden
2 personen
Route- en gedragsborden maken
Programmaflyers printen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Presentaties controleren
2 personen
Rondleidingen inhoudelijk voorbereiden
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Vrijwilligersbriefing houden
3 personen
Locatie en zalen inspecteren
2 personen
Ingang en nooduitgangen controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
Informatietafels inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toiletten controleren en aanvullen
Hapjes en dranken klaarzetten
3 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma en regels toelichten
Bezoekers naar rondleidingen begeleiden
2 personen
Rondleidingen geven
3 personen
Lezingen begeleiden
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Locatie volledig opruimen
5 personen
Tafels en stoelen terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Zalen en toiletten schoonmaken
3 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Ontvangstbalie
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 8
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Projector
- Projectiescherm
- Draagbare luidspreker
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
Keuken
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Keukenmessenaantal 2
- Serveerschalen met dekselaantal 6
Decoratie
- Informatiebordenaantal 8
- Tafelkleedjesaantal 8
- Naambadgehoudersaantal 30
- Folderhoudersaantal 8
- Pennenaantal 30
Verlichting
- LED-tafellampenaantal 6
- LED-lichtsnoerenaantal 3
Veiligheid
- Zaklampenaantal 4
- EHBO-koffer
- Kabelmattenaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Stoffer en blikaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan rondleidingen in vaste rondes en houd per ronde een maximum aan dat past bij de ruimte. Leg de starttijd, verzamelplek en naam van elke rondleider uiterlijk een week vooraf vast.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en tel daarna het aantal porties per soort. Zet hapjes, water, koffie en thee klaar op een plek die de ontvangsttafel en de looproute niet blokkeert.
- Houd vóór opening een briefing van 15 tot 20 minuten met alle vrijwilligers. Bespreek wie bezoekers ontvangt, wie groepen begeleidt, wie vragen opvangt en wie verantwoordelijk is voor techniek of catering.
- Test presentaties, projector, scherm, microfoons en luidspreker minstens 60 minuten voor de eerste bezoekers komen. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo neer dat niemand over kabels kan struikelen.
- Maak de ingang herkenbaar met informatie- en gedragsborden en controleer de nooduitgangen tijdens de laatste zaalinspectie. Zet naambadges en programmaflyers bij de ontvangstbalie, zodat bezoekers niet eerst hoeven te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een synagoge open dag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, openingstijden, rondleiders en vrijwilligers. Verstuur uitnodigingen en publiceer de online aankondiging ongeveer 6 weken voor de open dag.
- Hoeveel rondleiders heb ik nodig voor een synagoge open dag?
- Plan minimaal één rondleider per gelijktijdige rondgang en houd daarnaast één reservevrijwilliger beschikbaar. Bij drie rondes die tegelijk starten, heb je dus minstens 3 rondleiders plus 1 achtervang nodig.
- Wanneer moet ik de bezoekersaantallen en dieetwensen verzamelen?
- Vraag dit direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de open dag. Dan kun je hapjes en drank gericht inkopen en de groepsindeling nog aanpassen.
- Hoe laat moet ik klaarstaan op de dag van de open dag?
- Zorg dat de vrijwilligersbriefing 60 tot 90 minuten vóór opening begint. Gebruik het laatste uur voor zaalcontrole, ontvangsttafel, koffie- en theepunt, techniek en het vullen van koelboxen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!