Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à la synagogue
Une journée portes ouvertes à la synagogue demande plus qu’un programme de visites. Il faut coordonner les guides, les bénévoles, l’accueil, les inscriptions et les temps de rencontre, tout en préparant les salles et la signalétique. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’annonce de la date jusqu’au rangement. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, badges, sorties de secours et tests techniques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Publier la date et les horaires d'ouverture
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Fixer les guides
Répartir le programme et les rondes
2 personnes
Informer les intervenants et les bénévoles
Faire les réservations pour le matériel
Préparer les informations pour les visiteurs
2 personnes
Créer des panneaux de route et de comportement
Imprimer les flyers du programme
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer le contenu des visites guidées
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Animer le briefing des bénévoles
3 personnes
Inspecter le lieu et les salles
2 personnes
Vérifier l’entrée et les sorties de secours
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Installer le matériel de présentation
2 personnes
Installer les tables d’information
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
Événement
Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Expliquer le programme et les règles
Accompagner les visiteurs aux visites guidées
2 personnes
Faire des visites guidées
3 personnes
Animer les conférences
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes
Suivi
Éteindre la technique
2 personnes
Nettoyer entièrement le lieu
5 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer les salles et les toilettes
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 80
- Accueil
- Portants à vêtementsqté 2
- Poteaux de balisageqté 8
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Enceinte portable
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Pichets à caféqté 4
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Plats de service avec couvercleqté 6
Décoration
- Panneaux d'informationqté 8
- Nappesqté 8
- Supports de badges nominatifsqté 30
- Présentoirs à brochuresqté 8
- Stylosqté 30
Éclairage
- Lampes de table LEDqté 6
- Guirlandes lumineuses LEDqté 3
Sécurité
- Lampes de pocheqté 4
- Trousse de premiers secours
- Passe-câblesqté 6
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balayette et pelleqté 2
- Poubellesqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Publiez la date et les horaires au moins 3 semaines à l’avance, puis envoyez un rappel 3 à 5 jours avant l’ouverture. Indiquez clairement les modalités d’inscription et les règles de comportement dans les locaux.
- Prévoyez un responsable pour l’accueil et un guide par groupe de visiteurs. Pour une visite de 60 à 90 minutes, préparez un parcours écrit avec les étapes, les horaires et une solution si un intervenant est absent.
- Traitez les besoins alimentaires dès l’inscription, idéalement au plus tard 7 jours avant l’événement. Séparez les boissons, les en-cas et le service afin que la table café et thé reste accessible sans gêner les visites.
- Faites un briefing des bénévoles 30 à 45 minutes avant l’arrivée du public. Montrez l’entrée, les sorties de secours, les toilettes, le point d’accueil, les panneaux de circulation et la personne à appeler en cas de problème.
- Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones et l’enceinte au moins 60 minutes avant la première présentation. Branchez les rallonges et multiprises à l’avance, et gardez des batteries externes disponibles pour l’accueil et les intervenants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes à la synagogue ?
- Prévoyez au moins 3 semaines pour publier la date, inviter le public et fixer les guides. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires, le matériel et le programme.
- Quand faut-il confirmer les bénévoles et les guides ?
- Confirmez les rôles 10 à 14 jours avant la journée portes ouvertes. Envoyez ensuite le programme définitif et organisez un briefing 30 à 45 minutes avant l’ouverture.
- Combien de temps prévoir pour les visites guidées ?
- Une visite complète dure généralement 60 à 90 minutes, selon le nombre de salles et de présentations. Ajoutez 10 à 15 minutes entre deux groupes pour les questions, la circulation et la remise en place des espaces.
- Quand préparer l’accueil et la signalétique ?
- Installez la table d’accueil, les badges, les panneaux d’information et le balisage au moins 60 minutes avant l’arrivée des visiteurs. Vérifiez aussi les entrées, les sorties de secours et le parcours depuis l’extérieur.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !