LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een surpriseconcert organiseren

Een surpriseconcert valt of staat met twee dingen: de artiest blijft geheim en iedereen weet precies wanneer hij of zij moet handelen. Begin daarom met gasten, locatie en artiest, en werk daarna toe naar geluid, catering en de onthulling. Controleer dieetwensen, parkeerinformatie en aanmeldingen ruim vóór de concertdag. Op de dag zelf helpen een duidelijke plattegrond, een geheime entree en een korte contactlijst om de verrassing zonder improvisatie te laten verlopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Gastenlijst samenstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Parkeerinformatie versturen

  • Artiest geheim briefen

    2 personen

  • Repertoire afstemmen

    2 personen

  • Reservering locatie bevestigen

  • Muziekrechten controleren

  • Geluidsapparatuur reserveren

  • Catering reserveren

  • Meubilair reserveren

  • Draaiboek uitwerken

    2 personen

  • Geheime entree bepalen

    2 personen

  • Verrassingstijd afspreken

    2 personen

  • Contactlijst artiest delen

  • Aanmeldingen opnieuw controleren

  • Dieetwensen doorgeven

  • Cateringhoeveelheden bepalen

    2 personen

  • Plattegrond uitwerken

    2 personen

  • Taakverdeling vrijwilligers maken

    2 personen

  • Programma naar medewerkers sturen

  • Nooduitgangen controleren

    2 personen

  • Locatie schoonmaakplan maken

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Apparatuur ophalen

    2 personen

  • Meubilair ophalen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Houdbare decoratie klaarzetten

    2 personen

  • Catering voorbereiden

    4 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Leveringen ontvangen

    2 personen

  • Podiumzone vrijmaken

    4 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    4 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    3 personen

  • Microfoons aansluiten

    2 personen

  • Verlichting installeren

    2 personen

  • Kabels veilig afplakken

    2 personen

  • Instrumenten klaarzetten

    2 personen

  • Soundcheck uitvoeren

    4 personen

  • Muziekprogramma testen

    2 personen

  • Buffet opbouwen

    4 personen

  • Drankpunten inrichten

    3 personen

  • Servies klaarzetten

    2 personen

  • Decoratie ophangen

    3 personen

  • Entree versieren

    2 personen

  • Verrassingsroute afzetten

    2 personen

  • Gastenregistratie inrichten

    2 personen

  • Artiest geheim ontvangen

    3 personen

  • Artiest backstage begeleiden

    2 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    4 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Welkomstdrank serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Gasten naar concertzone begeleiden

    2 personen

  • Surprise aankondigen

  • Concert begeleiden

    2 personen

  • Geluidsniveau controleren

  • Pauzehapjes aanvullen

    2 personen

  • Buffet serveren

    4 personen

  • Servies ophalen

    2 personen

  • Tweede concertset begeleiden

    2 personen

  • Laatste ronde serveren

    2 personen

  • Afscheidsgiften uitdelen

    2 personen

  • Gasten naar uitgang begeleiden

    2 personen

Nazorg

  • Geluidsapparatuur afbouwen

    3 personen

  • Instrumenten inpakken

    2 personen

  • Buffet opruimen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Koelboxen legen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Apparatuur retourneren

    2 personen

  • Meubilair retourneren

    2 personen

  • Overgebleven catering opslaan

    2 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 90
  • Barkrukkenaantal 6
  • Buffettafelsaantal 3
  • Kledingrekkenaantal 2
  • Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

  • Actieve speakersaantal 2
  • Subwoofersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Microfoonsaantal 4
  • Microfoonstandaardsaantal 4
  • D I-boxenaantal 3
  • Muziekstandaardsaantal 4
  • Monitorluidsprekersaantal 2
  • XLR-kabelsaantal 12
  • Jackkabelsaantal 8
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Kabelhaspelsaantal 3
  • Laptop
  • Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

  • LED-podiaalsaantal 4
  • LED-lichtslingersaantal 6
  • Schijnwerpersaantal 4
  • Lichtstatievenaantal 2
  • Noodlampenaantal 4

Servies

  • Waterglazenaantal 100
  • Wijnglazenaantal 80
  • Koffiekopjesaantal 80
  • Bordenaantal 100
  • Dessertbordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • IJsblokbakkenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 3
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Koekenpannenaantal 2

Decoratie

  • Ballonnenaantal 120
  • Ballonlintaantal 2
  • Feestslingersaantal 8
  • Tafelkledenaantal 8
  • Servettenhoudersaantal 8
  • Fotowand
  • Confettikanonnenaantal 4
  • Naambordjesaantal 100

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Bezemaantal 2
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Dweilaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6
  • Handdoekenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de verrassingstijd pas nadat de geheime entree, het repertoire en het draaiboek op elkaar aansluiten. Geef medewerkers één vaste tijd en laat hen minimaal 30 minuten eerder aanwezig zijn.
  • Brief de artiest afzonderlijk over de geheimhouding, entree en contactpersoon. Deel de contactlijst met medewerkers, maar zet de naam van de artiest niet onnodig in algemene programma-informatie.
  • Controleer het geluid minstens 2 uur voor de start: speakers, subwoofers, mengpaneel, microfoons, kabels en stroompunten moeten getest zijn. Leg reservebatterijen en kabelhaspels klaar voordat gasten binnenkomen.
  • Verwerk aanmeldingen en dieetwensen opnieuw 3 tot 5 dagen vooraf. Geef de definitieve aantallen daarna door aan de catering en controleer of er genoeg tafels, stoelen, glazen en borden zijn.
  • Maak de plattegrond met geheime entree, podium, catering, kabelroutes en nooduitgangen uiterlijk 1 week vooraf. Zet afzetpalen of andere afscheiding klaar zodat gasten niet per ongeluk de artiest zien aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een surpriseconcert organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken de locatie, artiest en gastenlijst; plan de definitieve controle van aanmeldingen en dieetwensen 3 tot 5 dagen voor het concert.
Wanneer brief je de artiest voor een surpriseconcert?
Geef de artiest uiterlijk 2 weken vooraf de geheime entree, verrassingstijd, contactpersoon en technische afspraken. Bevestig deze informatie nog één keer 24 uur voor aanvang, zonder de verrassing in algemene communicatie te noemen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een surpriseconcert?
Reserveer minimaal 3 uur voor podium, licht, geluid, meubilair en catering. Plan de soundcheck minstens 2 uur voor de start en houd daarna nog 30 minuten vrij voor een laatste controle van entree en nooduitgangen.
Wanneer controleer je de gastenlijst en catering voor een surpriseconcert?
Controleer de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vooraf opnieuw en geef dan de definitieve aantallen en dieetwensen door. Doe op de dag zelf nog één telling voordat de catering wordt klaargezet.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!