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Überraschungskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Überraschungskonzert steht und fällt mit zwei Dingen: Die Gäste dürfen nichts erfahren, und der Auftritt muss technisch reibungslos funktionieren. Plane zuerst Gästeliste, Einladungen und Anmeldungen, danach Künstler, Location, Catering und Tonanlage. In den letzten Tagen prüfst du Ernährungswünsche, Parkinformationen, Helferaufgaben und den geheimen Eingang. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Ablaufplan, getestete Technik und eine genau abgestimmte Überraschungszeit.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Künstler geheim briefen

    2 Personen

  • Repertoire abstimmen

    2 Personen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Musikrechte prüfen

  • Tonanlage reservieren

  • Catering reservieren

  • Möbel reservieren

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Geheime Eingang festlegen

    2 Personen

  • Überraschungszeit abstimmen

    2 Personen

  • Künstlerkontaktliste teilen

  • Anmeldungen erneut prüfen

  • Diätwünsche weitergeben

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Lageplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Aufgabenverteilung für Freiwillige erstellen

    2 Personen

  • Programm an die Mitarbeiter senden

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Reinigungsplan für den Veranstaltungsort erstellen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Equipment abholen

    2 Personen

  • Möbel abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Haltbare Dekoration aufstellen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung installieren

    2 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Musikprogramm testen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Eingang dekorieren

    2 Personen

  • Überraschungsroute absperren

    2 Personen

  • Gästeregistrierung einrichten

    2 Personen

  • Künstler geheim empfangen

    3 Personen

  • Künstler backstage begleiten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gäste zur Konzertzone begleiten

    2 Personen

  • Überraschung ankündigen

  • Konzert begleiten

    2 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Buffet servieren

    4 Personen

  • Geschirr abholen

    2 Personen

  • Die zweite Konzert-Session betreuen

    2 Personen

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Abschiedsgeschenke ausgeben

    2 Personen

  • Gäste zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Instrumente einpacken

    2 Personen

  • Buffet aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Möbel zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering einlagern

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 90
  • BarhockerAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • D I-BoxenAnz. 3
  • NotenständerAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • XLR-KabelAnz. 12
  • JackkabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 3
  • Laptop
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-BühnenbödenAnz. 4
  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • ScheinwerferAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • NotlampenAnz. 4

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierlöffelAnz. 8
  • PfannenAnz. 2

Dekoration

  • BallonsAnz. 120
  • BallonbandAnz. 2
  • PartygirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenhalterAnz. 8
  • Fotowand
  • KonfettikanonenAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 100

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • HandtücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den geheimen Eingang spätestens 7 Tage vorher fest und teile die Information nur mit den Personen, die sie für ihren Einsatz benötigen. So gelangen Künstler und Technik unbemerkt in die Location.
  • Stimme Repertoire, Auftrittsdauer und Überraschungszeit mindestens 14 Tage vor dem Konzert mit den Künstlern ab. Ein kurzer Ablaufplan verhindert, dass der Auftritt durch verspätetes Catering oder fehlende Technik verpasst wird.
  • Prüfe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vorher erneut und übergib die finalen Diätwünsche dem Catering. Plane die Mengen erst nach dieser letzten Prüfung, nicht anhand der ursprünglichen Gästeliste.
  • Teste am Veranstaltungstag alle Mikrofone, Lautsprecher, Kabel, Mischpult und Monitorspeaker mindestens 2 Stunden vor Einlass. Halte Ersatzbatterien und zusätzliche Verlängerungskabel direkt am Technikplatz bereit.
  • Schicke Parkinformationen und den Treffpunkt spätestens 48 Stunden vorher an die Gäste, ohne den Überraschungsort zu verraten. Kontrolliere vor dem Einlass außerdem Notausgänge, Notlampen und die Wege für Catering und Künstler.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Überraschungskonzert planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Location und Künstlern. Die Technik- und Cateringreservierungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wie hält man ein Überraschungskonzert geheim?
Arbeite mit einem geheimen Eingang und einer getrennten Künstlerkontaktliste. Teile Details zum Auftritt höchstens 7 Tage vorher mit den benötigten Helfern und verschicke Parkinformationen spätestens 48 Stunden vor Beginn.
Wann sollte die Technik für ein Überraschungskonzert aufgebaut werden?
Plane den Aufbau mindestens 3 Stunden vor dem Einlass und den vollständigen Soundcheck mindestens 2 Stunden vorher. So bleibt Zeit, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Kabel bei Bedarf auszutauschen.
Wie viele Getränke und Gläser braucht man für ein Überraschungskonzert?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und halte zusätzlich Wasser bereit. Bei Gläsern solltest du mindestens 1,5 Stück pro erwarteter Person einplanen, damit Nachfüllen und Reinigung nicht den Ablauf stören.

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