Surfwedstrijd organiseren: checklist en planning
Een surfwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een wedstrijddag en goede golven. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, veiligheid, jury, inschrijvingen en het wedstrijdformat. Op de dag zelf moeten deelnemers, heats, reddingssurfers, EHBO en communicatie op elkaar aansluiten. Gebruik deze checklist om het werk over meerdere weken te verdelen en controleer getijden en weersverwachting opnieuw voordat je het schema definitief maakt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Wedstrijdlocatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Wedstrijdreglement schrijven
2 personen
Juryleden vastleggen
Reddingssurfers vastleggen
EHBO-bezetting vastleggen
Spreekstalmeester vastleggen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgeld registreren
2 personen
Weersverwachting controleren
Getijden controleren
Deelnemerslijst sluiten
Wedstrijdschema maken
2 personen
Heatborden invullen
2 personen
Startnummers toewijzen
Deelnemers informeren
Prijzen ophalen
Boodschappen doen
3 personen
Surfboards controleren
2 personen
Reddingsmateriaal controleren
2 personen
Portofoons opladen
Wedstrijdmappen samenstellen
2 personen
Etenswaren koelen
2 personen
Weer en zee opnieuw controleren
Terrein afzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel opstellen
2 personen
Jurytafel opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Wedstrijdzone markeren
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Reddingspost inrichten
2 personen
Event
Startnummers uitdelen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Jurybriefing geven
2 personen
Openingsceremonie verzorgen
3 personen
Eerste heats begeleiden
6 personen
Scores verwerken
3 personen
Heatwissels aankondigen
2 personen
Reddingssurveillance uitvoeren
3 personen
EHBO-bewaking uitvoeren
2 personen
Dranken koud houden
2 personen
Snacks serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Finale begeleiden
6 personen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal afbreken
4 personen
Tenten en tafels afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Foto's aan deelnemers sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 20
- Jurytafel
- Inschrijftafel
- Koelboxenaantal 6
Sportmateriaal
- Surfboardsaantal 8
- Leashesaantal 12
- Wedstrijdhesjesaantal 24
- Startnummersaantal 24
- Boeienaantal 12
- Boeilijnenaantal 4
- Reddingsboardsaantal 2
- Reddingsboeienaantal 2
- Fluitjesaantal 6
- Scorebordenaantal 2
- Stopwatchesaantal 6
- Meetlint
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Laptopsaantal 3
- Tabletsaantal 4
- Printeropslag
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsvestenaantal 6
- Reddingsdekensaantal 12
- Zaklampenaantal 6
- Antislipmattenaantal 6
Decoratie
- Bannersaantal 8
- Beachflagsaantal 6
- Wedstrijdvlaggenaantal 12
- Podiumlintaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Schenkkannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Koelelementenaantal 30
Schoonmaak
- Handwasbakkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat en reglement minstens 6 weken vooraf vast. Bepaal dan ook het aantal deelnemers, de heatduur, doorgang naar volgende rondes en de manier waarop de jury scores noteert.
- Regel locatie, vergunningen en veiligheidsbezetting vroeg. Plan minimaal 2 reddingssurfers, een EHBO-post en duidelijke communicatie via portofoons voordat je inschrijvingen opent.
- Sluit de deelnemerslijst 5 tot 7 dagen voor de wedstrijd. Wijs daarna startnummers toe, vul de heatborden in en verstuur het schema zodat deelnemers niet op locatie hoeven te raden wanneer ze starten.
- Controleer getij en weersverwachting 48 uur en opnieuw 3 uur voor de start. Leg vooraf vast wie beslist over uitstel, verplaatsing of annulering en hoe je deelnemers daarover bereikt.
- Test de volledige organisatie 1 dag vooraf: geluidsinstallatie, microfoon, scoreborden, stopwatches, laptops, tablets, stroomvoorziening en verlichting. Neem reservebatterijen of powerbanks mee, want een lege accu kan de registratie en juryscores stilleggen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een surfwedstrijd organiseren?
- Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met locatie, vergunningen, veiligheidsplan en wedstrijdformat. Reserveer juryleden, reddingssurfers en EHBO uiterlijk 4 weken voor de wedstrijddag.
- Wanneer moet de deelnemerslijst van een surfwedstrijd sluiten?
- Sluit de inschrijving meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Gebruik de resterende dagen voor startnummers, heatborden, wedstrijdschema en een deelnemersbericht met tijden en regels.
- Hoeveel reddingssurfers heb je nodig bij een surfwedstrijd?
- Plan minimaal 2 reddingssurfers voor een kleinschalige wedstrijd en stem het definitieve aantal af op locatie, deelnemersveld en veiligheidsplan. Zorg daarnaast voor een bezette EHBO-post gedurende de hele wedstrijd.
- Wanneer controleer je weer en getij voor een surfwedstrijd?
- Controleer de verwachting en getijdeninformatie 48 uur vooraf en nogmaals 3 uur voor de start. Maak vooraf een besluitmoment voor doorgaan, uitstel of annulering en informeer iedereen direct via hetzelfde communicatiekanaal.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!