Surfkamp organiseren: checklist en planning
Een surfkamp vraagt meer voorbereiding dan alleen een surfles en een plek om te slapen. Je regelt deelnemers, vervoer, verblijf, maaltijden en surfmateriaal in een vaste volgorde. Verzamel dieetwensen vroeg, controleer de weersverwachting opnieuw vlak voor vertrek en stuur het programma vooraf door. Op locatie lopen ontvangst, tenten opbouwen, veiligheidsuitleg en de surfles soepel als materiaal en taken per onderdeel klaarliggen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Surfles reserveren
Verblijf reserveren
Vervoer reserveren
Weersverwachting controleren
Programma aan deelnemers sturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Surfmaterialen ophalen
2 personen
Surfmaterialen controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Maaltijden voorbereiden
3 personen
Kampeerterrein inrichten
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Event
Deelnemers inchecken
3 personen
Kampregels toelichten
2 personen
Surfveiligheid uitleggen
2 personen
Wetsuits uitdelen
3 personen
Surfles begeleiden
4 personen
Surfmaterialen afspoelen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Nachtcontrole uitvoeren
2 personen
Ontbijt klaarmaken
3 personen
Ontbijt serveren
3 personen
Surfmaterialen uitdelen
3 personen
Ochtendsurf begeleiden
4 personen
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
Lunch serveren
3 personen
Middagactiviteit begeleiden
3 personen
Middagtraining begeleiden
4 personen
Diner serveren
3 personen
Avondactiviteit begeleiden
2 personen
Laatste surfles begeleiden
4 personen
Deelnemers uitchecken
3 personen
Nazorg
Surfplanken afspoelen
3 personen
Wetsuits laten drogen
2 personen
Tenten afbreken
4 personen
Meubilair opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Kampeerterrein schoonmaken
4 personen
Surfmaterialen inventariseren
2 personen
Surfmaterialen retourneren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Sportmateriaal
- Surfplankenaantal 24
- Surfboardleashesaantal 24
- Wetsuitsaantal 24
- Surfboardvinnenaantal 24
- Surfboardwaxaantal 12
- Beachvolleyballenaantal 2
- Frisbeesaantal 3
- Waterdichte telefoonhoezenaantal 4
- Fluitjesaantal 4
Kamperen
- Kampeertentenaantal 8
- Slaapmattenaantal 24
- Slaapzakkenaantal 24
- Hoofdlampenaantal 24
- Waterdichte opbergzakkenaantal 24
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 30
- Partytentenaantal 2
- Picknickkledenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 30
- Herbruikbare kommenaantal 30
- Herbruikbare bekersaantal 40
- Herbruikbaar bestekaantal 40
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Gasbrandersaantal 3
- Gasflessenaantal 4
- Grote kookpannenaantal 3
- Koekenpannenaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Tangenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Powerbanksaantal 6
- Verlengkabelsaantal 3
Verlichting
- Lichtslingersaantal 4
- Oplaadbare lantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Afwasbakkenaantal 3
- Sponzenaantal 12
- Theedoekenaantal 12
- Handdoekenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Reddingsboeienaantal 2
- Zaklampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de surfles, het verblijf en het vervoer zodra de eerste deelnemers zich hebben aangemeld. Controleer daarna of het aantal gereserveerde plekken overeenkomt met de deelnemerslijst.
- Vraag dieetwensen uiterlijk één week voor vertrek op. Gebruik die informatie bij de boodschappen én bij het voorbereiden van de maaltijden, zodat je niet pas op het kamp wijzigingen hoeft te maken.
- Controleer surfplanken, surfboardleashes, vinnen en wetsuits voordat je ze meeneemt. Tel het materiaal bij ophalen en opnieuw na het afspoelen, zodat losse vinnen of leashes niet achterblijven.
- Plan op de aankomstdag tijd voor tenten, slaapplaatsen en een ontvangsttafel voordat de surfveiligheid wordt uitgelegd. Leg fluitjes, waterdichte telefoonhoezen en veiligheidsmateriaal op één vaste plek klaar.
- Vul de koelboxen pas nadat de maaltijden zijn voorbereid en controleer de weersverwachting de avond ervoor nogmaals. Neem bij een natte voorspelling extra bescherming mee voor kleding, telefoons en andere spullen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een surfkamp organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken van tevoren met uitnodigingen, aanmeldingen en reserveringen. Regel vervoer en verblijf vroeg, omdat die meestal het eerst volgeboekt zijn.
- Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de eerste dag van een surfkamp?
- Reken voor ontvangst, tenten opbouwen, materiaalcontrole en veiligheidsuitleg op 2 tot 3 uur. Plan de surfles pas daarna, zodat deelnemers niet tegelijk hoeven in te checken en om te kleden.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een surfkamp verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding op en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Controleer de lijst nog één keer voordat je boodschappen doet en maaltijden voorbereidt.
- Hoe controleer ik surfmateriaal voor een surfkamp?
- Tel het materiaal bij het ophalen en controleer per surfplank de leash, vinnen en wax. Doe na afloop binnen 30 minuten een tweede telling, terwijl de materialen worden afgespoeld en opgeborgen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!