Surffestival organiseren: checklist en planning

Een surffestival vraagt meer voorbereiding dan alleen boards en een programma. Je regelt tegelijk de strandzone, vergunningen, wedstrijdindeling, veiligheid en vrijwilligers. Begin met datum, surfactiviteiten en wedstrijdregels, en werk daarna toe naar inschrijvingen en materiaalcontrole. In de laatste week draait alles om bevestigingen, weersverwachting, startnummers en een duidelijke taakverdeling. Deze checklist bevat 79 taken en 69 spullen om niets op het strand te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Surfactiviteiten bepalen
2 personen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Locatie en strandzone reserveren
Vergunningen controleren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Weersverwachting volgen
Sponsoren en standhouders benaderen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Juryleden bevestigen
Surfcoaches bevestigen
Reserveringen bevestigen
Materiaal inventariseren
2 personen
Surfboards inspecteren
2 personen
Leash en vinnen controleren
2 personen
EHBO-set controleren
Route- en veiligheidsborden maken
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Surfboards naar locatie brengen
3 personen
Terrein controleren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Surfboards klaarleggen
3 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Wedstrijdzone markeren
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Jurytafel klaarmaken
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Surfclinic begeleiden
4 personen
Surfboards uitgeven
3 personen
Surfwedstrijd begeleiden
5 personen
Juryformulieren verwerken
2 personen
Veiligheid op het water bewaken
3 personen
Foto's en video's maken
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Barbecue bereiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muziek verzorgen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Surfboards innemen
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Surfboards schoonmaken
3 personen
Surfmaterialen controleren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Materialen opslaan
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Jurytafelsaantal 2
Loungekussensaantal 30
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12

Sportmateriaal

Surfboardsaantal 20
Bodyboardsaantal 8
Surfboardleashesaantal 24
Surfvinnenaantal 30
Wetsuitsaantal 24
Zwembroekjesaantal 12
Zwemvestenaantal 12
Reddingsboeienaantal 4
Reddingsfluitjesaantal 6
Wedstrijdvlaggenaantal 6
Markeerboeienaantal 12
Startnummersaantal 40
Medaillelintenaantal 30

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Lichtslangenaantal 6
Ledlampenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuegereedschapaantal 4
Snijplankenaantal 4
Kokschedsaantal 4
Broodmessenaantal 3
Koelcontainersaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Aluminium bakplatenaantal 4
Serveerschalen met dekselaantal 8

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 12
Windbestendige bannersaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Statafelrokkenaantal 4

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Dweilaantal 3
Emmersaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
EHBO-setaantal 2
Handwasstationsaantal 3
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en strandzone vroeg en controleer direct welke vergunningen nodig zijn. Plan uiterlijk enkele weken vooraf een moment om het veiligheidsplan met organisatie, coaches, jury en vrijwilligers door te nemen.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd ruimte voor uitloop tussen heats, zodat een wijziging door deelnemersaantallen of omstandigheden niet meteen het hele programma laat vastlopen.
Controleer boards, leashes en vinnen afzonderlijk; een board dat er goed uitziet kan nog steeds een losse leash of beschadigde vin hebben. Leg ook zwemvesten, reddingsboeien en reddingsfluitjes op één aangewezen plek klaar.
Wijs vrijwilligers per tijdsblok toe aan ontvangst, materiaal, strandbegeleiding en opruimen. Bevestig juryleden en surfcoaches opnieuw in de laatste week en deel een telefoonnummer voor wijzigingen op de wedstrijddag.
Test speakers, microfoon, muziekspeler, verlengkabels en stekkerdozen vóór vertrek naar het strand. Neem powerbanks en megafonen mee als back-up, want aankondigingen moeten ook bij wind of een lege accu doorgaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een surffestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en programma. Open daarna de inschrijving en benader sponsoren, standhouders, juryleden en surfcoaches.
Wat moet ik een week voor een surffestival controleren?: Bevestig dan alle reserveringen, vrijwilligers, juryleden en coaches en verwerk de actuele deelnemerslijst. Controleer ook de weersverwachting, wedstrijdformulieren, startnummers, bewegwijzering en het volledige surfmateriaal.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een surffestival?: Reken minimaal op 1 coördinator per hoofdonderdeel: ontvangst, wedstrijdorganisatie, veiligheid, materiaal en catering of hospitality. Bij vijf onderdelen heb je dus minstens 5 verantwoordelijke vrijwilligers nodig, aangevuld met mensen voor op- en afbouw.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een surffestival?: Leg vooraf vast wie de weersverwachting volgt en wanneer je een programmaonderdeel uitstelt of aanpast. Neem uiterlijk 24 uur vooraf een besluit over het wedstrijdschema en communiceer dat direct met deelnemers, coaches, jury en vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.