Checklist para organizar un festival de surf sin olvidar nada

Un festival de surf combina competición, actividades en el agua, público y bastante logística en la playa. Esta checklist reúne 79 tareas y 69 materiales para avanzar en el orden adecuado: primero fecha, permisos y programa; después inscripciones, equipo y personal; al final, montaje y comprobaciones de seguridad. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como los dorsales, los formularios del jurado, las preferencias dietéticas y la revisión de tablas, leashes y quillas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Definir las actividades de surf
2 personas
Redactar las reglas de la competición
2 personas
Hacer el horario del concurso
2 personas
Reservar la ubicación y la zona de playa
Comprobar permisos
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Seguir la previsión del tiempo
Contactar a patrocinadores y expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar al jurado
Confirmar a los monitores de surf
Confirmar las reservas
Inventariar el material
2 personas
Inspeccionar tablas de surf
2 personas
Comprobar leash y quillas
2 personas
Comprobar el botiquín
Crear señalización de ruta y seguridad
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Preparar los formularios del jurado
2 personas
Crear lista de reproducción musical
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprar productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Llevar las tablas de surf al lugar
3 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar las tablas de surf
3 personas
Preparar el material de seguridad
2 personas
Marcar la zona de competición
3 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Montar los puntos de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Dar el discurso de apertura
Dar la charla de seguridad
3 personas
Dirigir la clínica de surf
4 personas
Entregar las tablas de surf
3 personas
Coordinar la competición de surf
5 personas
Procesar los formularios del jurado
2 personas
Supervisar la seguridad en el agua
3 personas
Tomar fotos y vídeos
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Preparar la barbacoa
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Proporcionar la música
Responder preguntas del público
2 personas
Gestionar la entrega de premios
2 personas
Anunciar el cierre
Recoger las tablas de surf
3 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

Desmontar el catering
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar las tablas de surf
3 personas
Comprobar el material de surf
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Guardar materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Mesas del juradocant. 2
Cojines de loungecant. 30
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12

Material deportivo

Tablas de surfcant. 20
Bodyboardscant. 8
Leashes para tabla de surfcant. 24
Aletas de surfcant. 30
Trajes de neoprenocant. 24
Bañadorescant. 12
Chalecos salvavidascant. 12
Boyas de rescatecant. 4
Silbatos de socorristacant. 6
Banderas de la competicióncant. 6
Bojen de marcacióncant. 12
Dorsalescant. 40
Cintas de medallacant. 30

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Baterías externascant. 6
Megáfonoscant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Cables de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 120
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Barbacoacant. 2
Utensilios de barbacoacant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Gorros de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Contenedores frigoríficoscant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Bandejas de horno de aluminiocant. 4
Bandejas de servir con tapacant. 8

Decoración

Banderas del festivalcant. 12
Banners resistentes al vientocant. 6
Mantelescant. 12
Pizarrascant. 6
Conoscant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Fundas para mesas altascant. 4

Iluminación

Linternas a pilascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonacant. 3
Cuboscant. 4
Papeleracant. 12
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Puestos de lavado de manoscant. 3
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la zona de playa antes de abrir las inscripciones. Comprueba los permisos con varias semanas de margen y deja por escrito qué áreas están reservadas.
Define las pruebas y publica un horario con horas de registro, calentamiento, mangas y entrega de medallas. Así los monitores, el jurado y los voluntarios saben exactamente dónde deben estar.
Haz una revisión física del material al menos un día antes: tablas, bodyboards, leashes, quillas, chalecos y boyas. No des por válido un equipo solo porque figure en el inventario.
Prepara con antelación los dorsales, las banderas de competición, las boyas de marcación y la señalización de seguridad. En la playa, el viento y la arena pueden hacer perder o dañar piezas pequeñas.
Asigna voluntarios a funciones concretas y confirma por separado al jurado, los monitores y el equipo de seguridad. Reserva también tiempo para probar el micrófono, los altavoces, los cables y las baterías antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de surf?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar la playa, comprobar permisos y contactar con patrocinadores. Abre las inscripciones cuando el programa y las reglas de competición estén cerrados.
¿Qué hay que revisar antes de una competición de surf?: Revisa cada tabla y bodyboard, además de los leashes, las quillas, los chalecos salvavidas y las boyas. Haz una comprobación final el día anterior y vuelve a revisar el equipo de seguridad antes de iniciar las pruebas.
¿Cuándo se preparan los dorsales y los formularios del jurado?: Prepara los dorsales y los formularios entre 3 y 7 días antes, cuando la lista de participantes esté casi cerrada. Lleva algunas unidades de reserva para cambios de última hora o errores de impresión.
¿Cómo se organiza el horario de un festival de surf?: Reserva bloques separados para registro, instrucciones de seguridad, calentamiento, mangas y entrega de medallas. Publica el horario como mínimo 7 días antes y deja entre 15 y 30 minutos de margen entre actividades para retrasos y cambios de material.

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