Organiser un festival de surf sans rien oublier

Un festival de surf se prépare sur plusieurs fronts : compétition, plage, sécurité et accueil du public. Cette checklist de 79 tâches et 69 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du site au contrôle des planches et des leashs. Prévois aussi les inscriptions, les jurés, les coachs et les bénévoles avant de communiquer largement. Les détails logistiques, comme les panneaux, les dossards et les moyens de sonorisation, doivent être prêts avant l’arrivée des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Définir les activités de surf
2 personnes
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Réserver le site et la zone de plage
Vérifier les autorisations
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Suivre les prévisions météo
Contacter les sponsors et les exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Confirmer les coachs de surf
Confirmer les réservations
Inventorier le matériel
2 personnes
Inspecter les planches de surf
2 personnes
Vérifier les leashs et les ailerons
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Composer la playlist musicale
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Acheminer les planches de surf sur le site
3 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les planches de surf
3 personnes
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Délimiter la zone de compétition
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Mettre en place les points boissons
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer la table du jury
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Animer la clinique de surf
4 personnes
Distribuer les planches de surf
3 personnes
Animer la compétition de surf
5 personnes
Traiter les formulaires du jury
2 personnes
Veiller à la sécurité sur l’eau
3 personnes
Prendre des photos et des vidéos
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Fournir la musique
Répondre aux questions du public
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Annoncer la clôture
Récupérer les planches de surf
3 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer les surfboards
3 personnes
Vérifier le matériel de surf
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Stocker le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tables du juryqté 2
Coussins de loungeqté 30
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Matériel de sport

Planches de surfqté 20
Bodyboardsqté 8
Leashes de surfqté 24
Ailerons de surfqté 30
Combinaisons néoprèneqté 24
Maillots de bainqté 12
Gilets de sauvetageqté 12
Bouées de sauvetageqté 4
Sifflets de sauvetageqté 6
Drapeaux de matchqté 6
Balisages de marquageqté 12
Numéros de départqté 40
Rubans de médailleqté 30

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Mégaphonesqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Barbecueqté 2
Ustensiles de barbecueqté 4
Planches à découperqté 4
Toques de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques de cuisson en aluminiumqté 4
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 12
Bannières résistantes au ventqté 6
Nappesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Housses de mange-deboutqté 4

Éclairage

Lampes à pilesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Trousse de premiers secoursqté 2
Stations de lavage des mainsqté 3
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par réserver le site et la zone de plage, puis vérifie les autorisations nécessaires. Fais-le au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue : sans validation du lieu, le programme et les inscriptions restent incertains.
Fixe les règles du concours avant d’ouvrir les inscriptions. Indique les catégories, la durée des manches, les critères du jury et le planning prévisionnel afin d’éviter les questions répétées et les changements de dernière minute.
Contrôle chaque planche, leash et aileron avant le festival, pas seulement le matin de la compétition. Prévois également les gilets, bouées et sifflets de sauvetage, puis intègre le plan de sécurité au briefing des bénévoles.
Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires, préparer les numéros de départ et répartir les participants dans les manches. Confirme ensuite les jurés, les coachs et les réservations restantes.
Teste la sonorisation et l’alimentation électrique sur la plage la veille. Vérifie les enceintes, le microphone, les rallonges, les multiprises et les batteries externes, car le vent et l’humidité rendent les problèmes plus difficiles à corriger le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de surf ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la plage, vérifier les autorisations, contacter les sponsors, ouvrir les inscriptions et construire un plan de sécurité réaliste.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival de surf ?: Ouvre-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, une fois les règles du concours et le programme suffisamment définis. Ferme le formulaire 7 à 10 jours avant pour préparer les manches, les dossards et les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un festival de surf ?: Prépare un plan de sécurité avant de publier le programme, avec les zones balisées, les responsables, les moyens de communication et la procédure d’évacuation. Vérifie au minimum les gilets, bouées, sifflets et la trousse de premiers secours la veille, puis à nouveau le matin même.
Quand vérifier les prévisions météo pour un festival de surf ?: Commence à les suivre 7 jours avant, puis fais un point chaque matin pendant les 3 derniers jours. Décide au plus tard 24 heures avant des adaptations nécessaires au planning, aux zones de plage et aux activités de surf.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.