Surf-Festival organisieren: die praktische Checkliste

Ein Surf-Festival braucht mehr als Bretter und einen reservierten Strandabschnitt. Lege zuerst Termin, Programm und Surfaktivitäten fest, bevor du Anmeldungen öffnest oder Einladungen verschickst. Parallel klärst du Genehmigungen, Sicherheitsplan, Coaches, Jury und Helfer. In den letzten Tagen zählen Materialkontrolle, Wetterbeobachtung und eine klare Beschilderung: Leashes, Finnen, Erste-Hilfe-Set, Startnummern und Juryformulare dürfen nicht erst am Veranstaltungstag gesucht werden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Surfaktivitäten festlegen
2 Personen
Spielregeln festlegen
2 Personen
Spielplan erstellen
2 Personen
Location und Strandbereich reservieren
Genehmigungen prüfen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Wettervorhersage verfolgen
Sponsoren und Aussteller kontaktieren
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
In sozialen Medien veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Jurymitglieder bestätigen
Surf-Coaches bestätigen
Reservierungen bestätigen
Material inventarisieren
2 Personen
Surfboards inspizieren
2 Personen
Leash und Flossen prüfen
2 Personen
Erste-Hilfe-Set prüfen
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
Startnummern vorbereiten
2 Personen
Juryformulare vorbereiten
2 Personen
Musik-Playlist zusammenstellen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Catering vorbereiten
4 Personen
Surfboards zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Gelände kontrollieren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Surfboards bereitlegen
3 Personen
Sicherheitsmaterial bereitlegen
2 Personen
Wettkampfzone markieren
3 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
Getränkepunkte einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Jurytisch vorbereiten
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
3 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Sicherheitsbriefing geben
3 Personen
Surfclinic begleiten
4 Personen
Surfbretter ausgeben
3 Personen
Surf-Wettbewerb begleiten
5 Personen
Juryformulare bearbeiten
2 Personen
Sicherheit auf dem Wasser überwachen
3 Personen
Fotos und Videos machen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Grill vorbereiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Musik organisieren
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Abschluss ankündigen
Surfboards einnehmen
3 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen

Nachbereitung

Catering abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Surfbretter reinigen
3 Personen
Surfmaterialien kontrollieren
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Materialien einlagern
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
JurytischeAnz. 2
LoungekissenAnz. 30
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Sportmaterial

SurfbretterAnz. 20
BodyboardsAnz. 8
Surfboard-LeashesAnz. 24
Surf-FinnenAnz. 30
NeoprenanzügeAnz. 24
BadehosenAnz. 12
SchwimmwestenAnz. 12
RettungsringeAnz. 4
RettungspfeifenAnz. 6
Spiel旗genAnz. 6
MarkierungsbojenAnz. 12
StartnummernAnz. 40
MedaillenbänderAnz. 30

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6
MegafoneAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4
LichtschläucheAnz. 6
LED-LampenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
WassergläserAnz. 100
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

GrillfestAnz. 2
GrillzubehörAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmützenAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KühlcontainerAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
Aluminium-BackblecheAnz. 4
Servierplatten mit DeckelAnz. 8

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 12
Windfeste BannerAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 6
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
StehtischhussenAnz. 4

Beleuchtung

BatterielaternenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Reinigung

BesenAnz. 3
Kehrblech und HandfegerAnz. 3
WischmoppAnz. 3
EimerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 12
Erste-Hilfe-SetAnz. 2
HandwaschstationenAnz. 3
DesinfektionsspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Strandbereich und Location frühzeitig und prüfe Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Festival. Kläre dabei auch, wo Partyzelte, Jurytische und Aufbewahrungsboxen stehen dürfen.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher und teile Freiwillige, Surf-Coaches und Jurymitglieder danach verbindlich ein.
Plane für die Sicherheit eine feste Zuständigkeit pro Bereich ein. Prüfe Schwimmwesten, Rettungsringe, Rettungspfeifen und das Erste-Hilfe-Set am Vortag und kontrolliere Surfboards, Leashes und Finnen einzeln.
Verfolge die Wettervorhersage ab 7 Tagen vor dem Termin und entscheide, wann du bei schlechtem Wetter umplanst. Bereite außerdem Megafone, Mikrofon, Lautsprecher, Powerbanks und Verlängerungskabel vor, damit Ansagen auch am Strand funktionieren.
Lege den Spielplan mit Zeitpuffern fest und nummeriere Boards, Startnummern und Juryunterlagen vor dem Aufbau. Rechne für Registrierung und Materialausgabe mindestens 30 Minuten vor dem ersten Programmpunkt ein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Surf-Festival organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Strandbereich, Genehmigungen, Coaches, Jury, Sponsoren und Aussteller klären, ohne dass die Anmeldung und Sicherheitsplanung unter Zeitdruck geraten.
Was muss man für ein Surf-Festival an Material prüfen?: Kontrolliere jedes Surfboard, Bodyboard, jede Leash und jede Finne spätestens am Vortag. Ergänze die Prüfung um Neoprenanzüge, Schwimmwesten, Rettungsringe, Rettungspfeifen, Markierungsbojen und Startnummern.
Wann sollte die Anmeldung für ein Surf-Festival starten?: Öffne das Anmeldeformular etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vorher, damit Ernährungswünsche, Spielplan, Helfereinteilung und Materialbedarf feststehen.
Wie plant man den Ablauf eines Surf-Festivals?: Lege zuerst Surfaktivitäten, Spielregeln und Bewertung fest und erstelle danach den Spielplan. Plane zwischen den Programmpunkten mindestens 15 Minuten für Wechsel, Ansagen und Sicherheitskontrollen ein.

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