Zo organiseer je een suppentocht

Een suppentocht staat of valt met een route die prettig loopt en vier soepstops die op tijd klaarstaan. Begin daarom met start- en eindlocatie, bepaal daarna de tussenstops en controleer de route op toegankelijkheid. Verzamel vroeg de aanmeldingen en dieetwensen, zodat elke stop weet hoeveel soep en welke varianten nodig zijn. In de laatste dagen draait alles om bevestigen, koelen, opwarmen en duidelijke route-informatie voor deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en stops bepalen
2 personen
2
Vier soepstops reserveren
3
Startlocatie reserveren
4
Eindlocatie reserveren
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
10
Alternatieve route vastleggen
11
Start- en eindtijden bevestigen
12
Soepkeuzes per stop bevestigen
13
Dieetwensen met stops delen
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemers praktische info sturen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Soepen voorbereiden
3 personen
18
Allergenenkaarten printen
19
Routekaarten printen
20
Materialen klaarzetten
2 personen
21
Soepen gekoeld bewaren
2 personen

Event

22
Startlocatie opbouwen
3 personen
23
Routebordjes plaatsen
2 personen
24
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
25
Soepen op temperatuur brengen
3 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren
2 personen
28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Polsbandjes uitdelen
2 personen
30
Programma toelichten
31
Eerste soep serveren
3 personen
32
Groep naar tweede stop begeleiden
2 personen
33
Tweede soep serveren
3 personen
34
Groep naar derde stop begeleiden
2 personen
35
Derde soep serveren
3 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Routebordjes controleren
38
Groep naar vierde stop begeleiden
2 personen
39
Vierde soep serveren
3 personen
40
Dessert en koffie serveren
3 personen
41
Quiz en prijsuitreiking begeleiden
2 personen
42
Borrelhapjes serveren
2 personen
43
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Startlocatie schoonmaken
3 personen
47
Materialen inpakken
2 personen
48
Routebordjes verwijderen
2 personen
49
Overgebleven eten koelen
2 personen
50
Locatiesleutels terugbrengen
51
Geleende materialen retourneren
2 personen
52
Afval naar inzamelpunt brengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Buffettafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Soepkommenaantal 60
Soepkommen voor proevenaantal 240
Soeplepelsaantal 12
Eetlepelsaantal 60
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Soepketelsaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermoboxenaantal 6

Apparatuur

Inductiekookplatenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2

Route & veiligheid

Routekaartenaantal 50
Routebordjesaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 8

Organisatie

Naamstickersaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Pennenaantal 12
Prijsvraagformulierenaantal 50

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Menukaartenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst vast, inclusief vier soepstops, start- en eindlocatie. Controleer alle stukken op toegankelijkheid en noteer één alternatieve route voordat je deelnemers uitnodigt.
Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en deel ze per stop. Bevestig soepkeuzes en aantallen uiterlijk enkele dagen vooraf; allergenenkaarten voorkomen vragen aan de buffettafel.
Stuur praktische informatie niet pas op de ochtend zelf. Vermeld start- en eindtijd, route, kledingadvies, bereikbaarheid en wat deelnemers bij slecht weer kunnen verwachten.
Plan de voorbereiding achteruit vanaf de starttijd. Bewaar bereide soepen gekoeld, breng ze op tijd op temperatuur en gebruik thermoboxen als een stop niet direct naast de keuken ligt.
Zet bij de start een ontvangsttafel klaar met deelnemerslijst, naamstickers of polsbandjes en routekaarten. Plaats routebordjes vooraf en neem bij een late of donkere tocht veiligheidshesjes en zaklampen mee.

Veelgestelde vragen

Hoeveel soepstops heeft een suppentocht nodig?: Plan voor deze suppentocht vier soepstops. Reserveer ze vroeg en bevestig per stop de soepkeuze, het verwachte aantal deelnemers en eventuele dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de tocht.
Wanneer moet ik de route van een suppentocht vastleggen?: Leg de route vast voordat je uitnodigingen verstuurt, bij voorkeur enkele weken vooraf. Controleer daarna de toegankelijkheid en leg meteen een alternatieve route vast voor een afgesloten of onbruikbaar traject.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een suppentocht?: Vraag dieetwensen op bij de aanmelding en sluit de inventarisatie enkele dagen voor de tocht. Deel de definitieve lijst vervolgens met alle vier de soepstops, zodat zij passende porties kunnen voorbereiden.
Hoe lang van tevoren moet je deelnemers informeren?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de suppentocht. Bevestig start- en eindtijd, route, stops, bereikbaarheid en eventuele wijzigingen nog één keer zodra de weersverwachting bekend is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.