Checklist voor een goed georganiseerde suppentocht

Bij een suppentocht draait de planning om meer dan vier soepstops en een mooie route. Je moet vooraf weten waar deelnemers starten en eindigen, hoe lang de route duurt en welke alternatieve route klaarstaat bij slecht weer of beperkte toegankelijkheid. Dieetwensen moeten op tijd bij alle stops terechtkomen. Met deze checklist houd je reserveringen, deelnemersinformatie, soep, materiaal en de opbouw op de dag zelf overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en stops bepalen
2 personen
Vier soepstops reserveren
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Alternatieve route vastleggen
Start- en eindtijden bevestigen
Soepkeuzes per stop bevestigen
Dieetwensen met stops delen
Weersverwachting controleren
Deelnemers praktische info sturen
Boodschappen doen
2 personen
Soepen voorbereiden
3 personen
Allergenenkaarten printen
Routekaarten printen
Materialen klaarzetten
2 personen
Soepen gekoeld bewaren
2 personen

Event

Startlocatie opbouwen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Soepen op temperatuur brengen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Eerste soep serveren
3 personen
Groep naar tweede stop begeleiden
2 personen
Tweede soep serveren
3 personen
Groep naar derde stop begeleiden
2 personen
Derde soep serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Routebordjes controleren
Groep naar vierde stop begeleiden
2 personen
Vierde soep serveren
3 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Quiz en prijsuitreiking begeleiden
2 personen
Borrelhapjes serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Startlocatie schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Routebordjes verwijderen
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Buffettafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Servies

Soepkommenaantal 60
Soepkommen voor proevenaantal 240
Soeplepelsaantal 12
Eetlepelsaantal 60
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Soepketelsaantal 4
Grote kookpannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Thermoboxenaantal 6

Apparatuur

Inductiekookplatenaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2

Route & veiligheid

Routekaartenaantal 50
Routebordjesaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 8
Zaklampenaantal 8

Organisatie

Naamstickersaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Pennenaantal 12
Prijsvraagformulierenaantal 50

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Menukaartenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vast voordat je de vier soepstops reserveert. Controleer de toegankelijkheid en noteer een alternatieve route, zodat je deelnemers niet pas onderweg hoeft om te leiden.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en deel ze daarna met alle vier de soepstops. Bevestig ook per stop welke soepkeuzes worden geserveerd; zo voorkom je dat een allergie pas aan tafel wordt ontdekt.
Stuur praktische informatie uiterlijk enkele dagen voor de tocht. Vermeld start- en eindtijd, route, stops, kledingadvies en wat deelnemers bij slecht weer kunnen verwachten.
Plan de bereiding en koeling van de soep rond het uitserveren. Zet gekoelde soep pas op temperatuur wanneer de ontvangst en de eerste stop daadwerkelijk worden opgebouwd.
Maak op de dag zelf een aparte ronde voor route en ontvangst: plaats routebordjes, richt de ontvangsttafel in en leg routekaarten, naamstickers en allergenenkaarten klaar voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel soepstops heeft een suppentocht?: Plan voor deze suppentocht vier soepstops. Reserveer ze vroeg en bevestig later per stop de soepkeuze en de doorgegeven dieetwensen.
Wanneer moet ik de route van een suppentocht vastleggen?: Leg de route vast voordat je de startlocatie, eindlocatie en vier stops definitief reserveert. Controleer daarna de toegankelijkheid en leg meteen een alternatieve route vast.
Wanneer stuur ik deelnemers de praktische informatie?: Stuur de praktische informatie uiterlijk enkele dagen voor de tocht. Bevestig daarin de start- en eindtijd, route, stops en relevante informatie over het weer.
Hoe bereid ik soep voor tijdens een suppentocht?: Bereid de soepen vooraf en bewaar ze gekoeld tot het moment van opwarmen. Zet de soep op temperatuur tijdens de opbouw, nadat de ontvangsttafel en het benodigde serveermateriaal klaarstaan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.