Zo organiseer je een SUP-kampioenschap

Een SUP-kampioenschap organiseren begint niet met boards of een startlijn, maar met toestemming, veiligheid en een haalbare planning op het water. Leg eerst de wedstrijdlocatie vast, informeer de waterbeheerder en vraag de wedstrijdvergunning aan. Daarna bouw je het plan uit met parcours, reglement, inschrijvingen, jury en reddingsbemanning. Pas wanneer deelnemers en vrijwilligers weten waar en wanneer ze nodig zijn, regel je de praktische inrichting van terrein, materiaal, catering en communicatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie vastleggen
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Waterbeheerder informeren
4
Wedstrijdparcours uitzetten
2 personen
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
Weerscenario bepalen
2 personen
7
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
8
Inschrijfformulier aanmaken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijvingen openen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Prijzen bestellen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Juryleden vastleggen
17
Reddingsbemanning vastleggen
18
Catering reserveren
19
Toiletten reserveren
20
Stroomvoorziening controleren
2 personen
21
Parkeerindeling maken
22
Programma publiceren
23
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
24
Startnummers voorbereiden
2 personen
25
Wedstrijdschema maken
2 personen
26
Routeborden ontwerpen
27
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
28
EHBO-protocol printen
29
Weersvoorspelling controleren
30
Deelnemerslijst sluiten
31
Boodschappen doen
3 personen
32
Materiaal controleren
3 personen
33
Startpakketten samenstellen
3 personen
34
Borden en banners klaarleggen
2 personen

Event

35
Locatie inspecteren
3 personen
36
Veiligheidsbriefing houden
4 personen
37
Terrein afzetten
3 personen
38
Partytenten opbouwen
4 personen
39
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
40
Inschrijftafel inrichten
2 personen
41
Cateringpunt inrichten
3 personen
42
Finishzone markeren
3 personen
43
Boeien in het water leggen
4 personen
44
Startlijn plaatsen
3 personen
45
Reddingsmiddelen controleren
2 personen
46
Wedstrijdmateriaal klaarzetten
3 personen
47
Jurytafel inrichten
2 personen
48
Deelnemers ontvangen
4 personen
49
Startnummers uitdelen
3 personen
50
Inschrijvingen controleren
2 personen
51
Deelnemersbriefing geven
3 personen
52
Warming-up begeleiden
2 personen
53
Start wedstrijd begeleiden
5 personen
54
Reddingsboten positioneren
4 personen
55
Doorkomsten registreren
3 personen
56
Tussentijden noteren
2 personen
57
Deelnemers begeleiden
4 personen
58
Water en fruit uitdelen
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Hapjes serveren
3 personen
61
Uitslagen controleren
2 personen
62
Prijzenceremonie voorbereiden
3 personen
63
Winnaars bekendmaken
3 personen
64
Prijzen uitreiken
3 personen
65
Deelnemersmaaltijd serveren
4 personen
66
Publiek informeren
2 personen
67
Verloren voorwerpen registreren
68
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

69
Boeien uit het water halen
4 personen
70
Wedstrijdmateriaal verzamelen
4 personen
71
Tenten afbreken
4 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
73
Afval verzamelen
3 personen
74
Servies afwassen
3 personen
75
Cateringpunt schoonmaken
2 personen
76
Terrein schoonmaken
4 personen
77
Materialen droog opslaan
3 personen
78
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
79
Uitslagen publiceren
80
Deelnemers bedanken
81
Verloren voorwerpen terugsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 50
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Race-SUP-boardsaantal 30
Reserve-SUP-boardsaantal 4
SUP-peddelsaantal 35
Reservepeddelsaantal 6
Leashbandenaantal 35
Zwemvestenaantal 35
Reddingsboeienaantal 6
Werplijnenaantal 4
Wedstrijdboeienaantal 18
Startlijn
Finishboog
Peddelrekkenaantal 3
Opblaaspompenaantal 6
Reparatiesetsaantal 3
Drogingsrekkenaantal 4
Reddingskajaksaantal 2
Peddels voor kajaksaantal 2
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 6
Fluitjesaantal 10
Reflectievestenaantal 15
Waterdichte notitieblokkenaantal 6
Reddingsdekensaantal 10

Apparatuur

Megafoonaantal 2
Handmicrofoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Stopwatchesaantal 6
Tablet voor registratieaantal 2
Printer
Portofoonsaantal 8
Waterdichte hoezenaantal 10
Handlampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerbladenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Keukentangenaantal 6
Handschoenen voor voedselaantal 4

Decoratie

Startnummersaantal 40
Polsbandjesaantal 100
Routebordenaantal 12
Sponsorbannersaantal 8
Podiumachterwand
Afzetlintaantal 8
Pionnenaantal 20
Krijtbordenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Desinfectiesprayaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de vergunning en het contact met de waterbeheerder vroeg in. Neem minimaal 8 tot 12 weken voor de wedstrijddatum contact op, omdat een parcours op openbaar water extra afstemming kan vragen.
Werk het veiligheidsplan uit voordat je het wedstrijdschema publiceert. Leg daarin het weerscenario, de reddingskajaks, reddingsboeien, werplijnen en zwemvesten vast en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan.
Maak het parcours meetbaar en controleerbaar. Zet wedstrijdboeien en de startlijn minstens één keer proef uit; controleer daarna of deelnemers, juryleden en de reddingsbemanning het volledige parcours kunnen overzien.
Sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Verwerk aanmeldingen vooraf, verzamel dieetwensen en stuur deelnemersinformatie met starttijd, materiaalregels, parkeren en het wedstrijdreglement uiterlijk 7 dagen van tevoren.
Maak een aparte draaiboekcontrole voor stroom en communicatie. Test megafoon, microfoon, luidsprekers, verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks de dag ervoor en leg reservepeddels, reserveboards en reparatiesets klaar bij de materiaalpost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een SUP-kampioenschap organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken voor de wedstrijddatum. Gebruik de eerste 2 weken voor locatie, waterbeheerder, vergunning en veiligheidskaders; daarna kun je inschrijvingen, sponsoren, vrijwilligers en leveranciers vastleggen.
Heb ik een vergunning nodig voor een SUP-wedstrijd?: Op openbaar water moet je meestal rekening houden met een wedstrijdvergunning en toestemming van de waterbeheerder. Vraag dit uiterlijk 8 weken vooraf na, omdat aanvullende voorwaarden voor parcours, veiligheid of vaarverkeer tijd kosten.
Wanneer moet ik het wedstrijdparcours uitzetten?: Zet het parcours uiterlijk 1 dag voor de wedstrijd proef uit en controleer het op zichtbaarheid, afstand en veilige doorgang. Controleer op de ochtend zelf opnieuw de boeien en startlijn, omdat wind en waterstand de ligging kunnen veranderen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een SUP-kampioenschap?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 juryleden, 2 mensen voor registratie en materiaal en een aparte reddingsbemanning. Bij meerdere starts of een lang parcours heb je per extra waterpost minstens 1 extra vrijwilliger nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.